Page 1 Created with Sketch. Page 1 Created with Sketch. Page 1 Created with Sketch. Group 23 Created with Sketch.

Часті питання

  • Що таке “Вчасно”?

    “Вчасно” – це сервіс миттєвого обміну документами, що дозволяє підписувати, надсилати, отримувати та зберігати документи онлайн.

    Більше інформації про спосіб роботи у “Вчасно” ви можете знайти у розділі “Про Вчасно”.

  • Чому варто використовувати “Вчасно”?

    1. Економія часу і грошей, адже більше не потрібно:

    - Друкувати
    - Підписувати та ставити печатки вручну
    - Надсилати кур’єром або поштою
    - Звіряти підписи вручну
    - Зберігати документи в паперовому вигляді в архівах

    2. Прискорення вашої роботи

    - Миттєвий обмін документами
    - Контроль статусів підписання
    - Онлайн пошук документів
    - Можливість переглянути документи у будь-який час
    - Можливість поспілкуватись з контрагентом всередині сервісу

    3. Надійність

    - Повна відповідність українському законодавству
    - Можливість використання електронних документів у якості первинних документів підтверджена ДФС України, а також судовою практикою
    - Можливість підтвердити юридичну значимість у будь-який час
    - Електронний архів у хмарному сервісі
    - Вигрузка та зберігання на локальних носіях
    - Можливість друку документів з підписами

  • Якими законодавчими актами регулюється порядок використання електронних документів та електронний документообмін?

    Порядок використання електронних документів регулюється законом України «Про електронні довірчі послуги»

  • Що таке КЕП/ЕЦП (електронно цифровий підпис)?

    Електро́нний цифровий підпис (КЕП/ЕЦП) — вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа.

    КЕП/ЕЦП дозволяє однозначно визначити особу, що підписала документ та забезпечує контроль цілісності та незмінності документа при його передачі контрагенту або перевіряючим органам. При будь-якій випадковій або навмисній зміні документа підпис стане недійсним.

    Зазвичай, це файли з розширенням: dat, zs2, sk, jks, pk8, pfx

  • Чи можу я використовувати КЕП/ЕЦП, яким я підписую податкову звітність?

    Так, ви можете використовувати ключі будь-якого АЦСК України. Перелік усіх акредитованих центрів сертифікації та їх статус знаходиться за лінком czo.gov.ua/ca-registry

  • Як зрозуміти, чи можу я користуватись існуючим КЕП/ЕЦП?

    Строк дії ключа та його валідність (дійсність) ви можете перевірити на сайті АЦСК, що його видав. Перелік усіх акредитованих центрів сертифікації та їх статус знаходиться за лінком czo.gov.ua/ca-registry

  • В мене немає КЕП/ЕЦП. Що робити?

    Це малоймовірно, якщо ви подаєте звітність до ДФС через Інтернет. Ключі, що ви застосовуєте для подання звітності, є надійним засобом і можуть повноцінно використовуватися для документообігу.

    Якщо ви впевнені, що не маєте ключів КЕП/ЕЦП, для їх отримання ми радимо звернутися до:
    - органу ДФС
    - Приватбанку
    - АЦСК Україна
    або будь-якого іншого авторизованого центру сертифікації ключів
    приблизний перелік документів можна прочитати тут:
    vin.sfs.gov.ua/media-ark/news-ark/111097.html

  • Яке програмне забезпечення потрібно для роботи з сервісом Вчасно?

    Вчасно – це онлайн сервіс, тому ніякого спеціального програмного забезпечення не потрібно, лише браузер та доступ до мережі Інтернет.

  • Чи безпечно зберігати документи у сервісі Вчасно?

    База документів зберігається в хмарах в трьох незалежних дата-центрах. Ситуація, коли всі три одночасно втратять працездатність майже неможлива. Також ви маєте можливість в будь-який момент зберегти усі документи на власний носій інформації, локальний комп’ютер тощо…

  • Чи можна використовувати у бухгалтерському обліку документи створені в електронному вигляді?

    Пунктом 2.3 глави 2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку , затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, визначено, що первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг та законодавства у сфері КЕП/ЕЦП.

    З сервісом Вчасно ці вимоги повністю виконуються, тому електронні документи можна використовувати так само як паперові.

  • Чи достатньо електронної копії документу для надання ДФС України або іншим перевіряючим органам у разі перевірки?

    Так, за умови наявності на документі діючого на момент підписання КЕП/ЕЦП.

    Але що ж робити в разі податкової перевірки?
    Як надавати податковій службі відомості з електронної програми?

    При виїмці державними органами можуть вилучатися оригінали. В цьому випадку документи надаються в наступному порядку: Електронні документи записуються на компакт-диск з можливістю одноразового запису (носій типу CD-R або DVD-R). Відповідно до статті 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом. Електронні носії передаються представникам державних органів. Після цього вони можуть перевірити підписи в електронних документах за допомогою надійного засобу КЕП/ЕЦП. Засіб КЕП/ЕЦП вони можуть отримати у розробника. Якщо при виїмці державні органи повинні отримати лише копії, то електронні документи роздруковуються на папері.

    Паперові копії завіряються підписом керівника підприємства і печаткою в порядку, встановленому для паперових документів. Відповідно до статті 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» копією електронного документа на папері є візуальне подання його на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством. Завірені копії документів передаються представникам державних органів

  • Як Державна Фіскальна Служба України ставиться до оформлення та ведення первинних документів у електронному вигляді з застосуванням КЕП/ЕЦП?

    У офіційній відповіді ДФС України підтверджує можливість оформлення, ведення та використання під час перевірок первинної документації в електронному вигляді із застосуванням КЕП/ЕЦП.

    Лист ДФС від 04.05.2016 № 9985/6/99-95-42-01-16-01-15
    http://sfs.gov.ua/baneryi/podatkovi-konsultatsii/konsultatsii-dlya-yuridichnih-osib/67999.html

    Лист ДПС України від 26.12.11 № 10406/7/18-4017 "Про визнання органами ДПС електронних первинних документів"
    http://sfs.gov.ua/elektronna-zvitnist/platnikam-podatkiv-pro/normativne-zabezpechennya/61655.html

  • Чи можливо за допомогою сервісу підписати документ, використовуючи КЕП/ЕЦП підпису та КЕП/ЕЦП печатки?

    Так, сервіс надає таку можливість. Для підписання документу за допомогою КЕП/ЕЦП підпису та КЕП/ЕЦП печатки, вам необхідно отримати у центрі сертифікаціі КЕП/ЕЦП підпису і КЕП/ЕЦП печатки.

  • Де будуть зберігатися всі вхідні та вихідні документи?

    Всі вхідні та вихідні документи будуть зберігатися у хмарах трьох незалежних дата центрів протягом 3х років та будуть доступні для перегляду в сервісі Вчасно. Також ви зможете завантажити та зберегти документи на комп’ютер, сервер або будь-який інший носій.

  • Як перевірити електронні підписи документу?

    1. Оберіть документ, в якому хочете перевірити достовірність накладених КЕП/ЕЦП.
    2. В верхньому правому кутку над документом натисніть на значок збереження (документ збережеться в папку, яка вказана в налаштуваннях вашого браузера).
    3. На комп’ютер зберігся файл архіву с розширенням “.zip”. За допомогою програми-архіватора розархівуйте файли. Отримані файли з розширенням “Печатка <ЄДРПОУ>.p7s” – накладені електронні печатки, “Підпис <ЄДРПОУ>.p7s” – накладені підписи. PDF-файл – сам документ з накладеними на нього КЕП/ЕЦП.
    4. Перейдіть на державний онлайн сервіс перевірки КЕП/ЕЦП ‒ czo.gov.ua/verify
    5. На сторінці сайту натисніть кнопку “Оберіть”, в новому вікні оберіть файл електронного підпису/печатки (попередньо збережені на комп’ютері) і відкрийте його.
    6. Після опрацювання файлу сайтом, буде запропоновано вибрати та завантажити сам документ, на котрий накладався підпис (для співставлення). Потрібно вибрати документ *.pdf, який також був збережений в архіві.
    7. Після перевірки накладеного підпису і самого документу, на екран виведеться інформація з результатом перевірки.

  • Чому не виходить зчитати ключ?

    1. У вашого ключа міг закінчитись строк придатності

    2. Ви могли помилково завантажити ключ шифрування або відкритий сертифікат.

    2.1 Якщо файл ключа виданий АЦСК "Україна" (ключі, котрі ви використовуєте для податкової звітності) і в його назві присутня літера "C" (напр. C, BC, DC) – це ключ шифрування. Оберіть ключ з літерою "S" (напр. S, BS, DS)
    2.2 Якщо файл з розширенням *.cer або *.crt – ви завантажили файл відкритого сертифікату.

    3. Ваш ключ має застарівший формат

    Якщо файл ключа виданий АЦСК "Україна" (ключі, котрі ви використовуєте для податкової звітності) був виданий у 2016 році, його формат може бути старого зразка і більше не підтримується. Щоб це виправити, завантажте конвертатор електронних ключів АЦСК "Україна".
    Для цого:
    - Завантажте архів та розпакуйте його
    - Запустіть додаток
    - У полі "Особистий ключ підпису" вкажіть файл особистого цифрового підпису з розширенням ZS2
    - У полі "Пароль ключа підпису" вкажіть пароль захисту ключа
    - У полі "Ключовий файл" буде автоматично виведена назва ключа

    Щоб перевірити дійсність ключа на сайті Центрального Засвідчувального Органу:

    - Перейдіть за лінком czo.gov.ua/sign
    - Натисніть кнопку "Обрати" файл для підписання (це може бути будь-який файл, наприклад якесь зображення, текстовий файл і тд.)
    - Вкажіть АЦСК, в котрому ви отримали електронний ключ. Якщо ви використовуєте ключі для податкової звітності, вкажіть "АЦСК ТОВ "Центр сертифікації ключів "Україна"
    - Завантажте ключ
    - Зчитайте ключ

    Якщо сервіс видає помилку:

    - "Помилка зчитування ключа. Сертифікат пошкоджений або не може бути використаний(50)" – ключ невалідний.
    - "Помилка підпису файлу. Виникла помилка при розборі чи формуванні даних (пошкоджені дані чи невірний формат)(33)" – вірогідно, ви завантажили ключ шифрування або ваш ключ має застарівший формат. (це може бути будь-який файл, наприклад якесь зображення, текстовий файл і тд.)
    - "Помилка зчитування ключа. Сертифікат не знайдено(51)" – вірогідно, при зчитуванні ви не вказали АЦСК. Спробуйте пройти процедуру знову.
    - "Помилка зчитування ключа. Виникла помилка при відкритті особистого ключа (невірний пароль чи ключ пошкоджений)(24)" – вірогідно, ви завантажили сертифікат або інший невірний файл.