Page 1 Created with Sketch. Page 1 Created with Sketch. Page 1 Created with Sketch. Group 23 Created with Sketch.

Правила користування сервісом електронного документообігу «Вчасно»

  • Загальні положення
    • Ці правила визначають порядок користування Сервісом електронного документообігу «Вчасно» (надалі - Правила) і є обов'язковим для всіх учасників електронного документообігу.

  • Визначення основних термінів і понять
    • Відвідувач – будь-яка особа має право користуватись відкритими інформаційними розділами Сервісу, які доступні без реєстрації.

    • Ініціатор підписання – учасник документообігу, який створює документ, завантажує його до Сервісу та направляє на підпис контрагенту.

    • Кваліфікований електронний підпис (КЕП) - удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа.

    • Користувач – учасник електронного документообігу, який є відправником та/або отримувачем (адресатом) відправлення документу, який пройшов реєстрацію на веб-сайті Оператора за посиланням vchasno.ua/auth/registration та має дійсний до використання посилений ключ електронно-цифрового підпису, виданий акредитованим центром сертифікації ключів, відповідно до Закону України “Про електронний цифровий підпис”.

    • Контрагент – контрагент Користувача, який в процесі документообігу виступає адресатом (отримувачем) документу.

    • Оператор – Товариство з обмеженою відповідальністю «ВЧАСНО СЕРВІС», власник та адміністратор Сервісу.

    • Особистий ключ - параметр алгоритму асиметричного криптографічного перетворення, який використовується як унікальні електронні дані для створення електронного підпису чи печатки, доступний тільки підписувачу чи створювачу електронної печатки, а також у цілях, визначених стандартами для кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів.

    • Пара ключів - особистий та відповідний йому відкритий ключі, що є взаємопов’язаними параметрами алгоритму асиметричного криптографічного перетворення.

    • Пакет послуг – загальна вартість передплачених Користувачем послуг за визначеними Тарифами та граничним обсягом опрацювання документів. Детальний опис Пакетів послуг знаходиться за посиланням vchasno.ua/rates.

    • Первинні документи - документи, який містять відомості про господарські операції, підтверджують їх здійснення та є підставою для бухгалтерського обліку таких господарських операцій.

    • Сервіс (Сервіс електронного документообігу) - програмно-апаратний комплекс, призначений для автоматизації процесів документообігу між Користувачем та іншими зареєстрованими учасниками документообігу та передбачає підписання, надсилання, отримання та зберігання документів онлайн.

    • Тарифи Оператора (Тарифи) – вартість відправлення Користувачем одного документу, за ціною, яка відповідає умовах обраного Пакету послуг. Опис діючих тарифів знаходиться за посиланням vchasno.ua/rates.

    • Статуси документів, що застосовуються та фіксуються в Сервісі з мітками часу:

      • “Завантажений” - Користувач виконав дії відповідно до пп. 4.2.1 п. 4.2. цих Правил. Документ завантажений в Сервіс, готовий до внутрішнього погодження та підписання;

      • “Відправлений” - Користувач виконав дії, передбачені п.п. 4.2.4-4.2.7 цих Правил. З моменту накладення кваліфікованого електронного підпису і натискання кнопки “Підписати і надіслати” такий документ став доступний для всіх дій в Сервісі всім сторонам зазначеним в документі, як отримувачі;

      • “Отриманий контрагентом” - Контрагент Користувача здійснив вхід в свій Особистий кабінет в Сервісі і мав можливість переглянути та здійснити будь-які дії із отриманим документом в Сервісі.

    • Крім статусів, документів зазначених в п. 2.13 цих Правил у Сервісі застосовуються такі статуси, що не фіксуються з мітками часу:

      • Cтатуси погодження документів, серед яких: “На погодженні”, “Погоджені всіма”, “Відхилені”, “Ініційовані мною”, “Погоджені мною”, “Очікують мого погодження”;

      • Cтатуси підписання документів, серед яких: “Завантажені”, “Потребують вказання контрагента”, “Очікують підпису вашої компанії”, “Готові для підпису та надсилання”, “Очікують підпису контрагента”, “Підписані всіма”, “Відхилені”.

  • Підключення Користувача
    • До початку використання Сервісу Користувач повинен:

      • Ознайомитись з цими Правилами, прийняти їх та дотримуватись під час використання Сервісу;

      • Ознайомитися з Політикою конфіденційності, прийняти її та дотримуватись під час використання Сервісу;

      • Мати дійсний до використання кваліфікований сертифікат електронного ключа, який виданий кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг (далі - кваліфікований надавач) відповідно до законодавства України;

      • Пройти реєстрацію за посиланням vchasno.ua/auth/registration .

  • Порядок використання Сервісу
    • Відвідувач Сервісу набуває статусу Користувача з моменту проходження реєстрації згідно п.3.1.4. Правил.

    • Для підписання і подальшої відправки документу на підпис контрагенту Користувач здійснює наступні дії:

      • Завантажує до Сервісу документ зі свого комп’ютера в форматі, що підтримується Сервісом. Перелік завантажених документів відображається в аккаунті Користувача;

      • Відмічає серед завантажених документів ті, які мають бути відправлені на підпис контрагенту і натискає кнопку «Підписати та надіслати»; або відкриває кожен документ окремо, вказує у правому верхньому куті на екрані у відповідному полі електронну адресу контрагента та код ЄДРПОУ (або ІПН);

      • Завантажує кваліфікований електронний підпис;

      • Вибирає центр сертифікації (яким було видано кваліфікований сертифікат відкритого ключа) з відповідного списку на екрані у випадку, якщо назва такого надавача не підвантажилась автоматично разом з ключем КЕП;

      • Вводить пароль КЕП та натиснкає «Зчитати»;

      • Додає кваліфіковану електронну печатку у аналогічний спосіб (за потреби);

      • Натискає «Підписати та надіслати документи». Після виконання цієї дії статус підписання документа в Сервісі буде змінено з «Готовий для підпису та надсилання» на «Очікує підпису контрагента». На вказану електронну пошту Контрагента прийде лист-повідомлення про надіслані на підпис документи;

      • Після того як Контрагент підпише документ, статус підписання документа в Сервісі буде змінений на «Підписаний всіма».

    • За потреби Користувач може зберегти підписаний з обох сторін документ на своєму комп’ютері або роздрукувати його.

    • За потреби Користувач може додати коментар до документу (заповнивши відповідне поле у правій частині екрану) на будь-якому етапі підписання. Такий коментар відобразиться у контрагента на сторінці документа та автоматично надійде на електронну пошту контрагента.

    • У випадку, якщо контрагент Користувача не зареєстрований на сайті vchasno.ua, Користувач може запросити такого контрагента до Сервісу шляхом відправки йому документу на підпис (відповідне запрошення буде відправлено на електронну адресу автоматично) або надіслати запрошення, натиснути відповідну кнопку «надіслати запрошення» у верхній частині екрану.

  • Плата за використання Сервісу
    • Плата за використання Сервісу при відправленні документів на підпис справляється з відправника (ініціатора підписання) згідно з Тарифами, які розміщені за посилання vchasno.ua. Плата за використання Сервісу при отриманні документів може справлятися з Користувача виключно у випадку використання Користувачем права передбаченого п.4.5. Договору-оферти, укладеного між Користувачем та Оператором.

    • Плата за використання Сервісу для зворотньої відправки підписаних документів з Користувача не справляється. Отримання документу від відправника (ініціатора підписання), підписання та зворотня відправка для Користувача є безкоштовною.

  • Прикінцеві положення
    • Оператор може внести зміни у ці Правила шляхом публікації нової редакції Правил за посиланням vchasno.ua/terms-of-use з зазначення дати такої редакції.

    • Правила в новій редакції, як це зазначено в п. 6.1. набирають чинності з моменту розміщення на відповідній сторінці Сервісу.

    • Оператор має право надсилати від імені Користувачів (ініціаторів підписання) іншим учасникам електронного документообігу електронні листи інформаційного характеру, використовуючи при цьому електронні адреси таких учасників, попередньо наданих (повідомлених) на законних підставах Користувачами виключно для цілей електронного документообігу. Зазначені електронні листи мають інформувати учасників електронного документообігу (в тому числі потенційних) щодо:

      • Можливості підписання документів, адресованих учасникам електронного документообігу та перелік дій, які для цього таким учасникам необхідно здійснити, в тому числі щодо порядку проходження реєстрації відповідно до п. 3.1.4 Правил;

      • Нагадування, в тому числі повторне, про наявність відправлених документів від інших учасників електронного документообігу, які очікують підписання.