Page 1 Created with Sketch. Page 1 Created with Sketch. Group 23 Created with Sketch. Page 1 Created with Sketch.

Правила користування сервісом електронного документообігу «Вчасно»

  • Загальні положення
    • Ці правила визначають порядок користування Сервісом електронного документообігу «Вчасно» (надалі - Правила) і є обов'язковим для всіх учасників електронного документообігу.

  • Визначення основних термінів і понять
    • Відвідувач – будь-яка особа має право користуватись відкритими інформаційними розділами Сервісу, які доступні без реєстрації.

    • Ініціатор підписання – учасник документообігу, який створює документ, завантажує його до Сервісу та направляє на підпис контрагенту.

    • Кваліфікований електронний підпис (КЕП) - удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа.

    • Користувач – учасник електронного документообігу, який пройшов реєстрацію на веб-сайті Оператора за посиланням vchasno.ua/auth/registration.

    • Контрагент – контрагент Користувача, який в процесі документообігу виступає адресатом (отримувачем) документу.

    • Оператор – Товариство з обмеженою відповідальністю «ВЧАСНО СЕРВІС», власник та адміністратор Сервісу.

    • Пара ключів - особистий (закритий) та відповідний йому відкритий ключі, що є взаємопов’язаними параметрами алгоритму асиметричного криптографічного перетворення.

    • Тариф - ціна доступу до Сервісу сплачена Користувачем що відрізняється відповідними можливостями Детальний опис діючих Тарифів знаходиться за посиланням vchasno.ua/rates.

    • Первинні документи – документи, які містять відомості про господарські операції, підтверджують їх здійснення та є підставою для бухгалтерського обліку таких господарських операцій.

    • Сервіс (онлайн-сервіс електронного документообігу Вчасно) - програмна продукція у вигляді онлайн-сервісу, призначена для автоматизації процесів електронного документообігу між Користувачами та Контрагентами, що передбачає підписання, надсилання, отримання та зберігання електронних документів онлайн за посиланням – vchasno.ua.

    • Інші терміни та визначення, що вживаються у цих Правилах, застосовуються у значеннях, наведених у Законі України «Про електронні довірчі послуги».

    • Статуси документів, що застосовуються та фіксуються в Сервісі з мітками часу:

      • «Завантажений» - Користувач виконав дії відповідно до пп. 4.2.1 п. 4.2. цих Правил. Документ завантажений в Сервіс, готовий до внутрішнього погодження та підписання;

      • «Відправлений контрагенту» - Користувач виконав дії, передбачені пп. 4.2.4 - 4.2.7 цих Правил, з моменту накладення КЕП і натискання кнопки «Підписати і надіслати» такий документ став доступний для всіх дій у Сервісі всім сторонам зазначеним в документі, як отримувачі та/або за умови визначення у порядку підписання перший підпис зі сторони контрагента, зазначення відповідної інформації щодо контрагента та натискання кнопки «Надіслати», такий документ є відправлений та доступний вказаним отримувачам.

      • «Отриманий контрагентом» - Контрагент Користувача здійснив вхід в свій Особистий кабінет в Сервісі і переглянув отриманий документ у Сервісі, відкривши його.

    • Крім статусів, документів зазначених в п. 2.13 цих Правил у Сервісі застосовуються такі статуси, що не фіксуються з мітками часу:

      • Cтатуси погодження документів, серед яких:
        Всі – загальний перелік завантажених документів у Систему.
        На погодженні – документ очікує погодження відповідних зазначених осіб.
        Погоджені всіма – документ погоджено усіма відповідними зазначеними особами.
        Відхилені – документ відхилено особою, яка зазначена як відповідна особа від якої очікувалось погодження.
        Ініційовані мною - перелік документів, в яких користувач назначив особу, яка повинна погодити документ.
        Погоджені мною – документ погоджено вами, як особою, від якої очікувалось погодження документа.
        Очікують мого погодження – перелік документів, в яких ви, зазначений як особа, від якої очікується погодження.

      • Cтатуси підписання документів, серед яких: «Завантажений», «Очікують підпису вашої компанії», «Готовий для підпису та надсилання», «Надісланий на перший підпис контрагенту», «Надісланий контрагенту односторонній документ», «Очікує підпису контрагента», «Підписаний всіма», «Відхилений вами», «Відхилений контрагентом».

      • Статуси автоматичної перевірки документів антивірусом: «Документ перевіряється антивірусом», «Документ пройшов перевірку антивірусом», «Документ небезпечний», «Документ не перевірений». Більше ініормації за посиланням https://help.vchasno.com.ua/antivirus

  • Підключення Користувача
    • До початку використання Сервісу Користувач повинен:

      • Ознайомитись з цими Правилами, прийняти їх та дотримуватись під час використання Сервісу;

      • Ознайомитися з Політикою конфіденційності, прийняти її та дотримуватись під час використання Сервісу;

      • Мати дійсний до використання кваліфікований сертифікат електронного ключа, який виданий кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг (далі - кваліфікований надавач) відповідно до законодавства України;

      • Пройти реєстрацію за посиланням vchasno.ua/auth/registration .

  • Порядок використання Сервісу
    • Відвідувач Сервісу набуває статусу Користувача з моменту проходження реєстрації згідно п.3.1.4. Правил.

    • Для підписання і подальшої відправки документу на підпис контрагенту Користувач здійснює наступні дії:

      • Формує та завантажує до Сервісу документ зі свого комп’ютера в форматі, що підтримується Сервісом. Перелік завантажених документів відображається в акаунті Користувача;

      • У кожному документі окремо, вказує електронну адресу контрагента та код ЄДРПОУ (або РНОКПП);

      • Підписує документ своїм електронним підписом, натискаючи «Підписати та надіслати документи» та/або за умови визначення у порядку підписання перший підпис зі сторони контрагента, зазначення відповідної інформації щодо контрагента та натискання кнопки «Надіслати». Після виконання цієї дії, статус підписання документа в Сервісі буде змінено з «Готовий для підпису та надсилання» на «Очікує підпису контрагента» та/або з «Готовий для підпису та надсилання» на «Надісланий на перший підпис контрагенту». На вказану електронну пошту Контрагента прийде лист-повідомлення про надіслані на підпис документи;

      • Після того як Контрагент підпише документ, статус підписання документа в Сервісі буде змінений на «Підписаний всіма».

    • За потреби Користувач може зберегти підписаний з обох сторін документ на своєму комп’ютері або роздрукувати його.

    • За потреби Користувач може додати коментар до документу (заповнивши відповідне поле у правій частині екрану) на будь-якому етапі підписання. Такий коментар відобразиться у контрагента на сторінці документа та автоматично надійде на електронну пошту контрагента.

    • У випадку, якщо контрагент Користувача не зареєстрований на сайті vchasno.ua, Користувач може запросити такого контрагента до Сервісу шляхом відправки йому документу на підпис (відповідне запрошення буде відправлено на електронну адресу автоматично) або надіслати запрошення, натиснути відповідну кнопку «надіслати запрошення» у верхній частині екрану.

    • Для спрощення роботи у Сервісі «Вчасно» користувачам надається можливість автоматизувати відправку документів шляхом автоматичного представлення даних про контрагентів та документ; вивантажувати оригінали і/або візуалізації документів; видаляти документи; додавати по API додаткові параметри; вказувати підписантів, погоджувачів; отримувати статуси документів; додавати, видаляти і змінювати ярлики на документах; створювати нових співробітників в компанії; управляти налаштуваннями співробітників, завантажувати історію дій з документами за умови підключення тарифу «Інтеграція». Більше інформації щодо процедури завантаження та параметри оформлення документів розміщено за посиланням https://docs.google.com/document/d/1yjDAensRbsY9-nujkKBPERyDG_LIAnrVzwE4Gfq0fzY/edit#heading=h.tv21ch7dp7hj.

    • Максимальний розмір файла, що завантажується у Систему становить не більше ніж 5.0МБ. У разі перевищення, рекомендуємо, зменшити розмір файлу, зжавши його.

  • Розширення додатковими функціональними можливостями Сервісу
    • Додаткові параметри
      За допомогою додаткових параметрів є можливість вказувати інформацію, котрої не вистачає в стандартній конфігурації документу. Наприклад, дату оплати, строк дії договору тощо. Додати ці параметри можна при завантаженні та редагуванні документів у Системі.
      Дії щодо створення та видалення додаткових параметрів здійснюються тільки адміністратором в налаштуваннях компанії, а заповнювати відповідні поля - будь-хто із співробітників компанії або ті, кому надано таке право в кабінеті.
      Поля додаткових параметрів відображаються лише співробітникам компанії.
      При створенні поля додаткового параметру необхідно зазначити:
      - назва поля;
      - тип нового поля:
        ○ текст
        ○ число (в тому числі дріб)
        ○ дата
        ○ один з переліку
      Назву та тип додаткового параметру неможливо редагувати після створення, лише видалити і створити новий. Однак, при видаленні додаткового параметру введені в нього дані зникнуть у всіх документах.
      Введені дані в полях додаткового параметру можна редагувати в будь-який момент і в будь-якому статусі документів.
      Заповнювати поля додаткового параметру можна при завантаженні документів у Систему (масово чи окремо) та/або при редагуванні і в будь-якому статусі документів.

    • Ярлики
      Ярлики - позначки для документа, за допомогою котрих ви можете групувати документи за будь-якою ознакою (наприклад, назва відділу, тип документу і ін.) та надавати доступ співробітників лише до документів з певними ярликами.
      - Щоб створити ярлик, оберіть документи і натисніть на іконку ярлика в шапці таблиці, та/або в налаштуваннях співробітника, додавши ярлики у відповідному блоці налаштувань, та/або додати до компанії в розділі «Контакти компанії», та/або при налаштуванні сценарію з сторінки перегляду документа в блоці «Ярлики» в правій боковій панелі сайту. Більше інформації щодо створення ярликів розміщено за посиланням https://help.vchasno.com.ua/tegs
      - Щоб обрати декілька ярликів, обирайте їх, утримуючи клавішу Ctrl, відкривши фільтр в лівій боковій панелі сайту.

    • Сценарії документів
      Задля економії часу користувачам Сервісу за допомогою розширення додатковими функціональними можливостями Сервісу надається можливість присвоювати документам заздалегідь створені сценарії. Це означає, що документи, до яких було застосовано сценарій, надійдуть на погодження, підписання та перегляд усім потрібним співробітникам у визначеному порядку.
      Більше інформації щодо процедури створення сценаріїв документів за посиланням https://help.vchasno.com.ua/coordination-and-sign-script.

    • Обовʼязкові поля для вхідних документів
      Користувачі за допомогою розширення додатковими функціональними можливостями Сервісу, можуть зазначати поля в документах, які є обов'язковими для заповнення контрагентами перед відправленням документів. Без заповнення відповідних полей, відправка документів неможлива.
      Процедура налаштування обов'язкових полей для вхідних документів розміщена за посиланням https://help.vchasno.com.ua/obovyazkovi-polya.
      Додаткові функціональні можливості Сервісу доступні лише за наявності у відповідному Тарифі. Більше інформації за посиланням https://vchasno.ua/rates.

  • Плата за використання Сервісу
    • Плата за використання Сервісу при відправленні документів на підпис справляється з відправника (ініціатора підписання) згідно з Тарифами. Плата за використання Сервісу при отриманні документів може справлятися з Користувача виключно у випадку використання Користувачем права передбаченого п.4.5. Договору-оферти, укладеного між Користувачем та Оператором.

    • Плата за використання Сервісу для зворотної відправки підписаних документів з Користувача не справляється. Отримання документу від відправника (ініціатора підписання), підписання та зворотня відправка для Користувача є безкоштовною.

  • Прикінцеві положення
    • Оператор може внести зміни у ці Правила шляхом публікації нової редакції Правил за посиланням vchasno.ua/terms-of-use з зазначення дати такої редакції.

    • Правила в новій редакції, як це зазначено в п. 6.1. набирають чинності з моменту розміщення на відповідній сторінці Сервісу.

    • Оператор має право надсилати від імені Користувачів (ініціаторів підписання) іншим учасникам електронного документообігу електронні листи інформаційного характеру, використовуючи при цьому електронні адреси таких учасників, попередньо наданих (повідомлених) на законних підставах Користувачами виключно для цілей електронного документообігу. Зазначені електронні листи мають інформувати учасників електронного документообігу (в тому числі потенційних) щодо:

      • Можливості підписання документів, адресованих учасникам електронного документообігу та перелік дій, які для цього таким учасникам необхідно здійснити, в тому числі щодо порядку проходження реєстрації відповідно до п. 3.1.4 Правил;

      • Нагадування, в тому числі повторне, про наявність відправлених документів від інших учасників електронного документообігу, які очікують підписання.