Електронний документ: де використовується і як з ним працювати?

Використання електронних документів було врегульоване ще в 2003 році. В Законах України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги» визначені поняття «електронний документ», його ознаки, правовий статус і вимоги до оформлення.

Сьогодні впровадження електронного документообігу стало звичною практикою в багатьох компаніях. Сервіси ЕДО супроводжують весь життєвий цикл електронного документа — від створення до архівування. Однак у багатьох працівників, що працюють з електронними документами, все ще залишається багато питань щодо їхнього юридичного статусу і можливостей використання. Відповідаємо на найбільш поширені з них.

Що таке електронний документ

За визначенням, електронним є документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити електронного документа.

Структура є-документа визначена в Законі України «Про бухгалтерський облік». В електронному документі обов’язково мають бути такі реквізити:

• назва документу;
• дата складання;
• назва підприємства;
• зміст та обсяг господарської операції;
• посади відповідальних осіб;
• особистий електронний підпис.

Який правовий статус мають електронні документи

Відповідно до законодавства, електронні документи мають такий же правовий статус, що й паперові. Їх можна використовувати з такою метою:

Юридичну силу е-документу дає електронний підпис. Він може бути двох видів: кваліфікований (КЕП) і удосконалений (УЕП). КЕП — це підпис на захищеному носії (токені) або в хмарному сервісі. УЕП — це такий же підпис, але записаний на звичайний носій (флеш-накопичувач, CD-диск тощо). Він має нижчий рівень довіри, але також надає документам юридичну силу.

Як здійснюється перевірка цілісності електронного документа

Електронні документи захищені від неправомірного підписання. КЕП або УЕП додається до документа в момент його накладання. Сума даних у документі фіксується й зашифровується для забезпечення конфіденційності електронного документа й захисту його від підробки. Будь-які зміни в документі призведуть до зміни суми даних, а, отже, й невідповідності вже накладеного цифрового підпису. Отже, у вже підписаний електронний документ, на відміну від паперового, неможливо внести будь-які зміни.

Інформація про накладений електронний підпис відображається в сервісі електронної доставки, підписання документів, наприклад, «Вчасно». Також валідність підпису можна перевірити на сайті Центрального засвідчувального органу. Тут можна отримати повну інформацію про дату підписання документа, прізвища й посади підписантів.

Де зберігаються електронні документи?

Системи керування електронними документами (наприклад, «Вчасно»), використовують хмарні сховища для зберігання електронних документів. Фактично, документи зберігаються у величезних захищених data-центрах, забезпечуючи цілодобовий доступ з будь-якої точки світу.

Електронний архів не займає місця в офісі. В ньому можна легко знайти потрібний документ за допомогою рядка пошуку та фільтрів.

Очевидною перевагою хмарних сервісів є конфіденційність електронних документів. Зокрема, система обміну електронними документами «Вчасно» зберігає документи на серверах, розташовані на території Європейського Союзу. Ніхто, крім користувачів, не має доступу до змісту документів.