Податки та звітність для ФОПів із найманими працівниками: що, коли і як подати без штрафів

По мірі зростання бізнесу перед ФОПами часто постає питання найму працівників. Такий крок виводить ФОПа на новий рівень: тепер він не лише підприємець, а й роботодавець і податковий агент.

Часто підприємці відкладають найм саме через страх перед новою звітністю. Насправді всі процеси оподаткування і звітування ФОПів із найманими працівниками чітко алгоритмізовані. У цій статті ми детально розберемо всі податки, звіти і графік їх подання в 2026 році.

Хто вважається ФОПом-роботодавцем

Як тільки ви підписуєте трудовий договір із першим працівником, ваша роль у відносинах із державою ускладнюється:

1. Як ФОП — ви продовжуєте сплачувати податки (єдиний податок, ЄСВ «за себе») відповідно до вашої групи.
2. Як роботодавець — ви стаєте посередником між працівником і податковою службою. Ви нараховуєте зарплату, утримуєте з неї податки та сплачуєте додаткові внески в пенсійний фонд.

Кількість працівників, які може наймати ФОП, залежить від системи і групи оподаткування:

• ФОП на загальній системі — кількість працівників не обмежена;
• ФОП 1 групи — не можна наймати працівників;
• ФОП 2 групи — до 10 (осіб з інвалідністю — до 8);
• ФОП 3 групи — без обмежень;
• ФОП 4 групи — без обмежень.

Які податки сплачує ФОП за працівників

В 2026 році ФОП сплачує за найманих працівників такі податки:

• ПДФО (Податок на доходи фізичних осіб) — 18%. Утримується із зарплати працівника.
• Військовий збір — 5% (за актуальними ставками на 2026 рік). Також утримується із зарплати.
• ЄСВ (Єдиний соціальний внесок) — 22%. Ви сплачуєте його з власних коштів, він не вираховується із зарплати працівника.

Наприклад, якщо ФОП нараховує працівнику зарплату 20 000 грн, то з неї утримуються податки в такому розмірі:

ПДФО: 20 000 × 18% = 3600 грн
Військовий збір: 20 000 × 5% = 1000 грн
ЄСВ: 20 000 × 22% = 4400 грн
Всього податків — 9000 грн
Чиста зарплата працівнику в цьому випадку становитиме 15 400 грн. Із власних коштів ФОП сплачує ЄСВ у розмірі 4400 грн.

Які звіти потрібно подавати, якщо є наймані працівники

Головна форма звітності роботодавця — це Об’єднаний звіт (податковий розрахунок). Він містить деталі про нарахування зарплати, стаж та податки кожного працівника окремо.

Повний перелік звітності ФОПа з найманими працівниками — в таблиці:

Календар ФОПа-роботодавця: строки подання та сплати

У 2026 році оподаткування ФОПів з найманими працівниками відбувається за незмінним принципом: податки платимо під час виплати зарплати, звітуємо — після завершення кварталу.

Як подати звітність у сервісі «Вчасно.Звіт»: покрокова інструкція

Подання звіту за працівників онлайн — це надійний спосіб уникнути черг та помилок. У цьому ФОПам допомагають цифрові інструменти, такі як «Вчасно.Звіт». Сервіс автоматично заповнює податкову звітність і нагадує про кінцеві терміни сплати податків.

Щоб подати звіт за найманих працівників у сервісі «Вчасно.Звіт», дотримуйтесь такого алгоритму:

1. Увійдіть у веб-кабінет «Вчасно.Звіт» за допомогою вашого КЕП (кваліфікованого електронного підпису).
2. Оберіть форму «Податковий розрахунок сум доходу» (об’єднана звітність).
3. Заповніть дані. Програма автоматично підтягне ваші реквізити та підкаже, які додатки (Д1, 4ДФ, Д5) є обов’язковими.
4. Перевірте суми. Звірте ЄСВ та ПДФО з фактично сплаченими сумами.
5. Підпишіть звіт електронним підписом. Натисніть кнопку «Підписати та відправити».
6. Отримайте квитанції. Сервіс формує Квитанцію №1 (електронна система податкової служби прийняла звіт) та Квитанцію №2 (звіт успішно зараховано в базу).
7. Збережіть квитанції. Квитанція №2 — ваш юридичний захист від штрафів. Вона залишається доступною в кабінеті «Вчасно.Звіт». За потреби її можна зберегти на комп’ютері.

Типові помилки та як уникнути штрафів

Під час оформлення звітності щодо найманих працівників ФОПи інколи припускаються помилок. Вони можуть призвести до штрафів від ДПС і Держпраці. Найбільш поширені серед них:

ФОП не подає вчасно повідомлення про прийняття найманого працівника. Штраф може бути значним, навіть за один день прострочення.
✅ Рішення: подайте повідомлення онлайн за день до фактичного виходу працівника на роботу.

Неправильний ІПН працівника. Такий звіт не пройде перевірку в ПФУ.
✅ Рішення: завжди перевіряйте скан-копії документів працівника.

ФОП не подає Додаток Д5. Якщо за звітний період хтось із працівників був прийнятий на роботу або звільнився, а ви не подали додаток Д5 — це може спричинити податкову перевірку.
✅ Рішення: Сервіс «Вчасно.Звіт» автоматично формує Додаток Д5 та інші додатки до форм звітності.

Відсутність квитанції №2. Якщо ви завантажили звіт, а система не сформувала квитанцію №2 — звіт вважається неподаним.
✅ Рішення: Якщо строк подання ще не минув, подайте звіт зі статусом «Звітний новий». Він замінить попередній без штрафів. Якщо строк минув, подайте «Уточнюючий» звіт.

Найм працівників — не проблема, якщо ви розумієте структуру процесу. Головне, що потрібно запам’ятати:

• ви сплачуєте три податки за кожного працівника (ЄСВ, ПДФО, Військовий збір);
• звітувати потрібно щокварталу (протягом 40 днів після його завершення);
• електронний підпис (КЕП) та надійний сервіс звітності — ваші найкращі помічники.

А щоб подавати звітність за працівників своєчасно і без плутанини — користуйтесь сервісом «Вчасно.Звіт». У веб-кабінеті ви можете підготувати звіти, підписати їх електронним підписом і відправити онлайн. Усі квитанції зберігатимуться в одному місці.