Ведення ФОП для початківців: чи потрібен бухгалтер для ФОП?

Організація бухгалтерського обліку — одне з ключових завдань, яке постає перед ФОПами на початку підприємницької діяльності. Чи потрібен ФОПу бухгалтер, чи може він вести облік самостійно? Розповімо про це у статті.

Що включає в себе ведення ФОП?

Щоб оптимізувати свою діяльність і дотримуватись норм законодавства, ФОП на спрощеній системі оподаткування повинен контролювати такі процеси:

1. Слідкувати за тим, щоб рівень доходів не перевищував ліміти, встановлені для групи ФОПа.
2. Надавати звітність щодо нарахування Єдиного податку (ФОП 2 групи — раз на рік, ФОП 3 групи — раз на квартал).
3. Сплачувати Єдиний податок (ФОП 2 групи — щомісяця, ФОП 3 групи — раз на квартал).
4. Сплачувати Єдиний соціальний внесок раз на квартал. На період воєнного стану ФОПи-єдинники звільнені від сплати ЄСВ, однак можуть робити це добровільно.
5. Через 2-3 дні після сплати податків перевірити в електронному кабінеті, чи зараховані податки до бюджету. Помилки (сплата на неправильний рахунок, технічні збої) можуть призвести до блокування рахунків ФОПа.
6. Якщо у ФОПа постачальник або надавач послуг — інший ФОП, кожного кварталу подавати в податкову службу звіт за формою 4ДФ.
7. Вести кадровий облік, якщо у ФОПа є наймані працівники. В період воєнного стану також потрібно вести військовий облік.
8. Нараховувати і виплачувати заробітну плату найманим працівникам двічі на місяць, сплачувати податки на заробітну плату.
9. Якщо найманий працівник захворів — нараховувати лікарняні. Якщо термін лікарняного перевищує 5 днів — подавати довідки до Пенсійного фонду.
10. Якщо ФОП продає товари — видавати чеки на всі оплати з використанням РРО або ПРРО і контролювати правильність заповнення реквізитів. Якщо ФОП продає товари ризикових груп, він повинен вести облік товарних запасів.
11. Якщо у ФОПа є бізнес-партнери — інші ФОПи або юридичні особи — вести з ними документообіг: укладати договори, виписувати накладні, складати акти виконаних робіт.
12. Своєчасно вносити зміни в реєстраційні дані ФОП: додавати КВЕДи, змінювати адресу місця діяльності тощо.

ФОП на загальній системі повинен:

1. Щорічно подавати в ДПС податкову декларацію про майновий стан і доходи. Вона включає в себе:
   • додаток ЄСВ 1 (звіт про нарахований і сплачений єдиний соціальний внесок);
   • додаток Ф2 (розрахунок податку на доходи фізичних осіб і військового збору);
   • додаток МПЗ (розрахунок мінімального податкового зобов’язання для ФОПів, які мають у власності чи користуванні земельні ділянки сільськогосподарського призначення).
2. Подавати в ДПС податкову звітність за найманих працівників, якщо вони є.
3. Вести облік і сплачувати податки відповідно до видів діяльності, якою займається ФОП.

Частину цих процесів можна спростити за допомогою цифрових сервісів. Зокрема, з їх допомогою підприємець може вести документообіг із партнерами і кадровий облік, фіскалізувати оплати, видавати електронні чеки тощо.

Для вирішення завдань, пов’язаних із бухгалтерським обліком і формуванням податкової звітності, ФОПу потрібен бухгалтер.

Підприємець може найняти бухгалтера в штат (якщо система оподаткування і група ФОП дозволяють це робити) або розглянути такі альтернативи:

• скористатися послугами бухгалтера на аутсорсі;
• самостійно вести бухгалтерський облік;
• автоматизувати операції з обліку за допомогою цифрових сервісів.

ФОП обирає оптимальну форму співпраці, зважаючи на особливості своєї діяльності. Якщо він масштабує бізнес або відкриває нові напрями, то може міняти форму бухгалтерського обліку. Наприклад, переходити від самостійного ведення ФОП до найму бухгалтера або автоматизації процесів.

Бухгалтерський облік для ФОП: що говорить законодавство?

Українське законодавство не зобов’язує ні ФОПів, ні юридичних осіб наймати у штат бухгалтера. Користуватися послугами бухгалтера на аутсорсі також не обов’язково.

Водночас податкове законодавство встановлює ліміти за доходами для ФОПів спрощеної системи оподаткування. Щоб їх дотримуватися, підприємці повинні вести облік доходів. Форма обліку може бути довільною. Зокрема, ФОПи 1 і 2 груп єдиного податку можуть вести книгу обліку доходів, 3 групи — книгу обліку доходів і витрат. Для цього не потрібні спеціальні знання або вміння.

Як вести бухгалтерію ФОПу?

Особливості бухгалтерського обліку для ФОПів залежать від того, яку систему оподаткування вони обирають для свого бізнесу і на якій групі перебувають.

Зокрема, ФОПи 1 і 2 груп повинні контролювати рівень доходів, щоб не перевищити ліміти, встановлені податковим законодавством. Підприємець повинен фіксувати доходи у книзі обліку, не враховуючи витрати. Під доходами ФОПа податкова служба розуміє валові надходження на поточний рахунок або готівкою.

ФОПи 1 і 2 груп можуть наймати працівників. У таких випадках у підприємців виникають зобов’язання згідно з трудовим законодавством. Зокрема, ФОПи повинні:

• вести кадрову документацію;
• дотримуватися соціальних гарантій, передбачених Кодексом законів про працю України;
• нараховувати заробітну плату, відпускні, лікарняні та інші виплати тощо.

Якщо ФОП зареєстрований як платник ПДВ, він додатково повинен:

• правильно розраховувати ставку ПДВ і суму податкового кредиту;
• складати звітність щодо нарахування і сплати ПДВ;
• вести облік доходів і витрат.

Коли ФОПу потрібен бухгалтер?

Бухгалтер потрібен ФОПу насамперед у випадках, якщо він співпрацює з постачальниками, надавачами послуг або наймає працівників. Зокрема, бухгалтер допомагає вирішувати такі завдання:

1. Подання об’єднаного звіту з додатком 4 ДФ у випадках, якщо ФОП співпрацює з іншими ФОПами. Відповідно до Закону України № 4015-ІХ його потрібно подавати щомісяця протягом 20 календарних днів після останнього дня місяця.
   Об’єднаний звіт і додаток 4 ДФ досить непрості у складанні. Тож ФОПу, який не має достатнього досвіду в бухгалтерському обліку, варто скористатися послугами бухгалтера. Кожен неподаний звіт тягне за собою штраф у розмірі 1020 грн.
2. Укладання договорів і оформлення первинних документів (актів, накладних, рахунків-фактур тощо). Вони потрібні, якщо у ФОПа є постачальники — інші ФОПи або юридичні особи.
3. Розрахунки з найманими працівниками. Бухгалтер повинен нараховувати заробітну плату згідно з усіма нормами трудового законодавства, надавати щоквартальний об’єднаний звіт, нараховувати податки тощо.

Самостійне ведення обліку — переваги для ФОП

Більшість завдань із бухгалтерського обліку ФОПи можуть виконувати самостійно. Зокрема, на сайті Державної податкової служби можна знайти детальну інформацію, як правильно заповнювати звітні документи.

Додаткові можливості для самостійного ведення бухгалтерського обліку ФОПам дають цифрові сервіси, такі як «Вчасно.Звіт». ФОП може швидко і зручно сплачувати податки за допомогою онлайн-банкінгу.

Як цифрові сервіси допомагають вести бухгалтерію ФОПам?

Цифрові сервіси допомагають ФОПам автоматизувати рутинні процеси, пов’язані з формуванням податкової звітності. Наприклад, за допомогою сервісу для ведення малого та середнього бізнесу «Вчасно.Звіт» можна:

• надсилати онлайн усі необхідні документи і звіти в податкову службу;
• розраховувати податки;
• перевіряти КВЕДи;
• реєструвати онлайн торгові марки;
• одночасно вести кілька ФОП в одному кабінеті.

Сервіс добре підходить як для ФОПів-початківців, так і для вже налагоджених бізнесів. Автоматизована бухгалтерія і документообіг допомагають підприємцям налагодити облік, контролювати фінанси, спрощувати процеси, пов’язані з оподаткуванням. Сповіщення, які ФОП отримує в робочому кабінеті, дозволяють вчасно подавати звітні документи.

«Вчасно.Звіт» інтегрується з банківськими сервісами «Приват 24» і Monobank. Це дозволяє контролювати сплату податків, дотримуватись кінцевих термінів і уникати штрафів.