Кадрове діловодство в компанії: що потрібно знати кадровику-початківцю

Якщо в компанії є хоча б один найманий працівник, між ним і роботодавцем виникають трудові відносини. За законом вони мають бути зафіксовані в документах. А отже, кадровий документообіг виникає в будь-яких компаніях.

З масштабуванням бізнесу його обсяги збільшуються. На цьому етапі далекоглядні компанії шукають оптимізації, щоб зробити кадрове діловодство максимально ефективним.

Як компанії організовують кадрове діловодство? Які документи повинні бути в компанії згідно з законодавством? Поговоримо про це у статті.

Хто в компанії займається кадровим діловодством?

Питання кадрового діловодства в компанії вирішує окрема особа — HR-фахівець або фахівець із кадрів. Він призначається на посаду наказом керівника.

У компаніях із великим штатом цими питаннями займається окремий структурний підрозділ — відділ кадрів. Його чисельність залежить від масштабів компанії і покладених на нього завдань.

Для організації відділу кадрів на підприємстві складають положення. В ньому зазначають завдання відділу, його структуру, права, відповідальність і форми взаємодії з іншими підрозділами.

Кадрове діловодство на підприємстві: що говорить закон?

Кадрове діловодство допомагає документувати процеси в компанії, пов’язані з її працівниками. Зокрема, відділ кадрів оформлює:

• прийняття на роботу, надання відпусток, переведення на інші посади, відрядження, звільнення тощо;
• облік працівників;
• правила внутрішнього розпорядку;
• облік трудового часу працівників;
• посадові інструкції;
• звіти в державні органи тощо.

З початку повномасштабної війни відбулися зміни в законодавстві та кадровому діловодстві. Працівники відділу кадрів повинні відстежувати їх, щоб дотримуватися вимог чинного законодавства.

Періодично відбуваються зміни у законах та кадровому діловодстві, тому працівники відділу кадрів у своїй роботі повинні відстежувати їх, щоб дотримуватися вимог чинного законодавства. Це допоможе уникнути трудових спорів з працівниками і штрафів з боку держави.

Зокрема, кадровикам слід враховувати вимоги таких нормативних документів:

Які кадрові документи повинні бути в компанії?

Кадрові документи — це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства. Розглянемо детальніше, які кадрові документи на підприємстві є обов’язковими.

За вимогами законодавства, підприємство повинно вести такі кадрові документи:

• штатний розпис — назви посад узгоджуються з класифікатором професій ДК 003:2010;
• правила внутрішнього трудового розпорядку;
• табель обліку робочого часу;
• накази з кадрових питань — серед них є накази тривалого строку зберігання (75 років і більше) і тимчасового строку зберігання (до 5 років);
• книга наказів (журнал обліку наказів);
• особові картки працівників за формою №П-2;
• графік відпусток;
• трудові угоди (контракти);
• колективний договір (для юридичних осіб);
• посадові інструкції працівників;
• журнал ознайомлення працівників із внутрішніми нормативними актами;
• положення про охорону праці;
• дозвіл на обробку персональних даних;
• зобов’язання про нерозголошення даних.

Перелік документів, що використовуються в кадровому діловодстві, постійно доповнюється відповідно до змін у законодавстві. Крім того, у своїй поточній роботі HR-працівники оформлюють документи для супроводу кадрових процесів у компанії.

З чого почати організацію кадрового діловодства?

Кадрова робота — це трудомісткий процес. Законодавство України не розрізняє ведення кадрового діловодства ФОПами і юридичними особами, тож кадрові документи повинні вести всі підприємства, де є наймані працівники, незалежно від масштабів бізнесу.

З розширенням штату кадровий документообіг збільшується. Зростає і кількість процесів, які потрібно налагодити: оформлення нових працівників, оформлення відпусток і лікарняних, переведення на інші посади, звільнення тощо. На цьому етапі у компанії виникає потреба в ефективному кадровому діловодстві.

Перш за все кадровій службі потрібно проаналізувати кадрові процеси в компанії і визначити. які документи для цього потрібні.

Погодження/взаємодія з іншими підрозділами компаній

У своїй роботі відділ кадрів взаємодіє з іншими підрозділами компаній.

Зокрема, з бухгалтерією — в документуванні процесів, пов’язаних із виплатами або податковою звітністю. Наприклад, під час оформлення відрядження кадровий відділ готує наказ, а на його підставі бухгалтерія розраховує кількість добових.

Керівництво компанії узгоджує з відділом кадрів прийняття на посаду, переведення і звільнення працівників. Спільно з юридичним відділом кадровики контролюють дотримання норм трудового законодавства.

Оскільки кадрові процеси стосуються всіх відділів компанії, то і кадрова служба взаємодіє з ними всіма.

Підписання кадрових документів

Внутрішня політика компанії визначає, хто в ній погоджує і підписує кадрові документи. Наприклад, в одних компаніях заяву на звільнення погоджує лише безпосередній керівник працівника, в інших — керівники інших рівнів. Інші документи погоджують юрист, головний бухгалтер компанії тощо.

Щоб спростити цей процес, працівники погоджують підписують кадрові документи в електронному вигляді. Зокрема, в сервісі «Вчасно» можна встановити порядок погодження і терміни підписання документів. Працівник компанії накладає на документ електронний підпис — це займає всього кілька секунд.