Електронні архіви в Україні: як держава планує зберігати електронні документи

Збереження документів — актуальне питання в умовах війни для держави і бізнесу. З 2023 року відбулись зміни в українському законодавстві.

Зокрема, 10 лютого 2024 року вступив у силу Наказ Міністерства юстиції № 40/5, який встановлює терміни зберігання документів для ФОПів. Наказ зобов’язує ФОПів зберігати документи, пов’язані з обчисленням та сплатою податків і зборів, 3 роки. Також Мін’юст збільшив строки зберігання окремих документів, які стосуються фінансово-господарської діяльності.

Держава не лише змінює вимоги до зберігання документів для бізнесу, а й забезпечує для цього зручні умови. Один із напрямів такої роботи — цифровізація архівів. Вона дає можливість компаніям і організаціям зберігати документи в електронній формі.

Яких змін щодо цифровізації архівів слід чекати у 2024 та як це позначиться на українському бізнесі — розповідаємо у статті.

Для чого державі електронні архіви?

Державні електронні архіви — один з етапів переходу України в режим paperless. З їх появою громадяни зможуть отримувати довідки в електронній формі — це спростить бюрократичні процедури, і українці зможуть швидше отримувати державні послуги.

З початком повномасштабної війни стало зрозуміло, що оцифрування — найбільш ефективний та безпечний спосіб зберігати архівні документи: так, вони не будуть втрачені через пожежі, затоплення чи навмисне знищені під час окупації тощо.

Надійне зберігання документів важливе і для бізнесу. З початку повномасштабного вторгнення 7820 українських бізнесів змінили регіон своєї реєстрації (за даними аналітичного сервісу Опендатабот). При евакуації компаній із зон бойових дій завжди є ризик втратити або пошкодити архіви документів. Щоб не зашкодити власному бізнесу, на часі внутрішні електронні архіви компаній і можливість передавати е-документи в держархіви.

Державний електронний архів: перші результати

В 2023 році Державна архівна служба України в партнерстві з Міністерством юстиції реалізувала пілотний проєкт «е-Архів». Для постійного зберігання е-документів Національного архівного фонду і державних електронних інформаційних ресурсів.

В електронному архіві автоматизовано процеси прийому, обліку та зберігання документів, які були створені в електронній формі — так звані born digital documents. Так, документи у безпеці і можна знайти потрібний в архіві за кілька кліків.

Архівування електронних документів у банківській галузі

Національний банк України реалізує проєкт цифрового архіву в фінансовій галузі. З 2021 року він впроваджує інформаційну систему «Електронний архів НБУ» для автоматизації роботи з архівом і оцифрування архівних документів. У 2024 році Нацбанк планує розробити модулі, завдяки яким можна буде обмінюватися електронними документами з архівом через особистий кабінет.

Для початку, в е-архіві зберігатимуть документи НБУ. Згодом до системи долучать банки і небанківські фінансові установи (страхові, фінансові компанії, кредитні спілки та ін.).

Як підготуватися бізнесу?

Олександр Лашко зазначив, що програмне забезпечення НБУ не буде розповсюджуватись на банки та інші фінансові установи. Тож для обміну документами з електронним архівом НБУ потрібно буде використовувати власні програмні рішення або користуватися послугами провайдерів.

Банки та інші фінансові установи будуть взаємодіяти з архівом через API. В наказі Мін’юсту №1886/5 зазначені вимоги до форматів електронних документів, структури архівів, найменування файлів та інші технічні вимоги до документів, що передаються на зберігання в НБУ. Ці норми слід врахувати і установам, які вже використовують внутрішній електронний архів.

Тож до моменту, коли в Україні запрацюють галузеві електронні архіви, компаніям варто обрати програмне рішення, що дозволить систематизувати документи перед передаванням їх на архівне зберігання.

Сучасні сервіси ЕДО забезпечують надійне і зручне зберігання електронних документів із дотриманням вимог законодавства. Зокрема, ст. 13 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»:

• доступність інформації в документах для подальшого використання;
• можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
• можливість встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Компанії, що зберігають електронні документи в сервісах ЕДО, отримують додаткові переваги. Зокрема, сервіс «Вчасно.ЕДО» забезпечує такі можливості:

Безпека зберігання. Дані клієнтів «Вчасно» знаходяться у захищеному хмарному сховищі на серверах Amazon Web Service. Перед збереженням в архіві всі документи шифруються із використанням нових протоколів.

Зручність пошуку документів. За допомогою фільтрів знайти потрібний документ в архіві можна за 30 секунд.

Широкі можливості інтеграції. «Вчасно.ЕДО» інтегрується з іншими системами через відкритий API. Вже налаштовано понад 3500 інтеграцій різного рівня складності — клієнти працюють у сервісі із власних облікових систем, особистого кабінету сайту тощо.

Поява електронних державних архівів стане новим етапом у цифровізації бізнесу. Можливість зберігати документи в електронній формі дозволяє компаніям економити ресурси і робить їх стійкішими перед сучасними загрозами.