Заплануйте швидку демонстрацію продукту
Розповімо, як кадровий електронний документообіг працюватиме у вашій компанії та спростить роботу багатьом
Спрощуйте роботу з кадровими документами
Кадровий облік та зручний обмін документами між роботодавцем та співробітниками. Все, що вам потрібно — є у сервісі «Вчасно.ЕДО». Використовуйте електронні кадрові документи замість паперових згідно із законодавством України
Які кадрові документи можна перевести в електронний формат
Заяви
Накази
Авансові звіти
Довідки з місця роботи
Табелі
Згоди (про нерозголошення, обробку персональних данних тощо)
Особові картки
Трудові договори
Розрахункові листи
та ін.
Як легко підписувати кадрові документи онлайн
Використовуйте для цього електронні підписи (КЕП). Керівники компанії зазвичай підписують документи КЕП юридичної особи, а співробітники — КЕП фізичної особи або юридичної особи (працівника компанії).
Це може бути «Вчасно.КЕП» або інший ключ, отриманий у будь-якому АЦСК України
КЕП має таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис (п.4 ст. 18 ЗУ №2155-VII від 5.10.2017 р.)
Автоматизуйте рутину і забудьте про папірці
Досить дихати пилом від паперових документів — вирішуйте всі кадрові питання онлайн
Позбудьтеся головного болю та рутини в роботі з кадровими документами
Паперовий кадровий документообіг
причина уповільнення або унеможливлення опрацювання документів
Витрати часу на роботу та опрацювання паперових документів
Фінансові витрати на роботу з паперами
Витрати часу співробітників кадрового відділу та керівників
Втрати документів, витрати на їх відновлення та потенційні фінансові втрати
Архівація та зберігання паперових копій документів
Упорядкування документів
Електронний кадровий документообіг
оптимізований процес роботи з кадрами
Швидке погодження та підписання потрібних документів за допомогою сценаріїв та ярликів
0 грн на друк документів, заправку принтерів, а коли співробітники у різних містах чи за кордоном — ще й на доставку
Економія коштів та часу співробітників, кадровиків та керівництва
Документи захищені, їх легко знайти за пару кліків
Швидкий та простий доступ з будь-якого пристрою та з будь-якої точки світу
Не потрібно складувáти стоси паперів, забудьте про окреме приміщення під архів
Докладно про кадрові документи
Автоматизуйте кожен етап кадрового документообігу
Розглянемо, як це працює, на прикладі документів, які формуються та підписуються співробітниками, накшталт заяв, наказів тощо.
- Співробітник створює заяву в CRM, підписує її у «Вчасно.ЕДО» та направляє у відділ кадрів
- НR спеціаліст опрацьовує заяву та створює наказ, відправляє на підпис керівнику
- Керівник розглядає та підписує наказ
- Співробітник отримує наказ та ставить свій фінальний підпис на ньому
Можливості сервісу кадрового ЕДО
Безпека електронних документів
Документи зберігаються у зашифрованому вигляді на серверах Amazon S3, доступи до них налаштовуються для окремих підрозділів та співробітників
Підпис КЕПом співробітника
Окрім того, що це зручно та швидко, це також мінімізує вірогідність компрометації ключа, до того ж ключі компанії можна адмініструвати
Робота в єдиному кабінеті та Архів
Вся робота з кадровим обліком ведеться у кабінеті «Вчасно» із звичним інтерфейсом. Документи зберігаються в єдиному кабінеті, їх зручно шукати та швидко переглядати за потреби
Інтеграція з вашою обліковою системою
Ви можете працювати у зручній та звичній для вас обліковій системі. У «Вчасно» понад 3500 інтеграцій різної складності
Переваги для кожного гравця команди
HR
Керівник
Співробітник
Турбуйтесь про людей, а не папірці!
Швидко та просто погоджуйте потрібні документи з колегами, щоб приділити час розвитку та росту колективу.
Не витрачайте час на підписання кожного наказу
Накладайте електронні підписи на правильний документ або кілька одразу — за готовим сценарієм ще простіше та швидше.
Написав заяву на відпустку та погодив за декілька хвилин
І не треба їхати в офіс підписувати накази. А ще щоквартально заповнювати журнали з техніки безпеки…
Як запровадити кадровий ЕДО
у вашій компанії?
1
Призначаємо відповідальну особу по проєкту
2
Тестуємо інтеграцію з обліковою системою для роботи з кадровими документами
3
Залучаємо кадровий відділ до роботи та автоматизації процесу
4
Тестуємо процеси із залученням співробітників та збираємо зворотній зв’язок
5
Фіналізуємо та запускаємо проєкт
Налаштовуємо роботу із внутрішніми документами, розробляємо сценарії автоматизації, щоб зменшити витрату часу усіх співробітників на рутинні процеси
Популярні питання
Навіщо використовувати «Вчасно.ЕДО» для керування кадровою документацією?
«Вчасно.ЕДО» забезпечує автоматичний кадровий облік на підприємстві та значно пришвидшує обмін документами між роботодавцем та співробітниками. Робота кадрового відділу та усіх залучених до кадрового діловодства відбувається в єдиному сервісі.
Для кого підходить кадровий документообіг «Вчасно»?
Сервіс «Вчасно.ЕДО» підходить усім дотичним до процесу кадрового документообігу в компанії — керівникам, команді кадрів там працівникам усіх рівнів. Вся робота відбувається в єдиному сервісі із зручним та звичним інтерфейсом.
Які кадрові документи можна перевести в ЕДО «Вчасно»?
В електронний формат можна легко перевести такі кадрові документи, як:
- Заяви
- Накази
- Довідки з місця роботи
- Табелі
- Згоди (про нерозголошення, обробку персональних данних тощо)
- Особові картки
- Трудові договори
- Розрахункові листи тощо.
Чи можу я скористатися кадровим електронним документообігом від «Вчасно»?
Так, звісно. Обирайте потрібний тариф, завантажуйте внутрішні кадрові документи в сервіс «Вчасно» та додавайте до спільної роботи з ними ваших співробітників.
Чи потрібно мені купувати додатковий функціонал або окремий тариф для роботи із кадровими документами?
Ні, не потрібно. Вся робота з кадровим обліком ведеться в єдиному кабінеті «Вчасно.ЕДО» із вже звичним інтерфейсом. Процес обробки та підписання внутрішніх кадрових документів такий самий, як і робота з первинною документацією компанії у нашому сервісі.
Як працювати з кадровими документами в ЕДО?
Робота з адміністративними документами
Як оформлюються в ЕДО штатний розклад, накази з основної діяльності (страховки, подарунки тощо), довідки з місця роботи?
- Підготувавши відповідний документ у Word чи Excel, зберігаємо його у форматі PDF, завантажуємо в сервіс через веб-версію. Сценарій автоматично призначає підписантом директора та, за необхідності, головного бухгалтера.
Табель, накази на премії
- Якщо ви інтегрувалися із «Вчасно», після формування документу в вашій обліковій системі через API він передається у сервіс у форматі PDF, підписанти призначаються автоматично.
Прийом на роботу
Заява на прийом — як оформити в ЕДО?
- Новий працівник надсилає відскановану підписану заяву електронною поштою (або підписує паперовий варіант в офісі). HR формує заяву від імені співробітника та надсилає йому на підпис у сервісі «Вчасно».
На електронну пошту співробітника надходить повідомлення про надіслані документи, із цього листа він переходить на швидку та просту реєстрацію у кабінеті «Вчасно» фізичної особи.
Наказ на прийом — як має підписати в електронному вигляді новий співробітник?
- При прийомі на роботу ви ще не надали співробітнику доступ до корпоративного кабінету сервісу «Вчасно» та не видали електронний підпис співробітника. Тому підписати документи новий співробітник може будь-яким ключем фізичної особи. Призначення підписантів відбувається в ручному режимі або ж автоматизовано з вашої облікової системи (потрібно налаштувати передачу документу по API із вказанням особистої пошти співробітника).
- Аналогічно відбувається процес із наступними документами: NDA, Зобов’язання про нерозголошення комерційної таємниці, Згода про обробку персональних даних, Згода на використання зображення, Особова картка, Трудовий договір, Ознайомлення з ПВТР, Посадова інструкція, Згода на використання альтернативних способів електронної комунікації.
Звільнення
Як подається в електронному вигляді заява на звільнення?
- Працівник надсилає відскановану підписану заяву електронною поштою або підписує паперовий варіант в офісі. Або ж може завантажити заяву безпосередньо у «Вчасно» та вказати підписантом Директора та себе (співробітник підписує документ першим).
Як оформити наказ на звільнення та особову картку в ЕДО?
- Завантажуємо документ у «Вчасно» із вашої облікової системи через API та автоматично призначаємо підписантів: директора та співробітника.
Бухгалтерія готує розрахунковий лист, а HR завантажує документ у сервіс, призначаючи співробітника підписантом.
Зміна істотних умов праці (переведення, зміна окладу, зміна графіку роботи тощо)
Заява, Наказ, Додаткова угода, Особова картка
- Усі ці документи в сервіс ЕДО передаються по API після створення у вашій обліковій системі. Потім у «Вчасно» автоматично призначається відповідний порядок підписантів. Для Посадової інструкції (за необхідності) створюється та призначається сценарій при завантаженні документу в сервіс.
Відпустки
Як оформити відпустку онлайн?
- Працівник запускає процес у CRM, де заява формується автоматично. Після отримання заяви HR завантажує заяву в сервіс ЕДО та ставить відповідних підписантів. Наказ на відпустку передається автоматизовано по API з вашої облікової системи.
Ознайомлення з організаційними змінами (положення, віддалена робота тощо)
Наказ про організаційні зміни
- Повинен надсилатися співробітникам для ознайомлення, але не на підпис — адміністрація підписує документ та надає доступ співробітникам до документу в сервісі «Вчасно». Цей процес можна автоматизувати сценарієм. А от щодо Форми ознайомлення — створюємо її та надсилаємо кожному співробітнику окремо на підпис.
Страхування
- Співробітник підписує Заяву на страхування у «Вчасно.ЕДО» та надсилає її HR.
Замовте швидку демонстрацію продукту
- Розповімо, як кадровий електронний документообіг працюватиме у вашій компанії та спростить роботу багатьом
