Кадровий облік у компаніях — трудомісткий процес. У воєнний час перед кадровиками постають нові виклики: вони змушені організовувати віддалену роботу, вести облік військовозобов’язаних тощо. Як ефективно організувати облік кадрів та обмін кадровими документами на підприємстві у сучасних умовах — поговоримо у статті.
Законодавство про кадровий облік: що змінилося в часи війни
Вимоги щодо кадрового обліку на час війни зазначені в Законі України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану». Зокрема, ст. 3 містить таку норму:
«У період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником».
Також Міністерство юстиції внесло зміни до Порядку № 1886/5 — зокрема, більше не потрібно погоджувати з державними архівами електронні кадрові документи. Це значно полегшує роботу з ними і розширює використання в компаніях.
Порядок № 1886/5 змінив і вимоги щодо створення паперового примірника електронного документа. За новими нормами документи тимчасового зберігання (до 10 років) можуть існувати виключно в електронній формі: заяви, графіки відпусток тощо. Їх більше не потрібно дублювати на папері.
Особовий листок з обліку кадрів
Скачайте зразок особового листка з обліку кадрів та адаптуйте до умов вашого підприємства
Облік кадрів в електронній формі
Зі змінами у законодавстві ведення кадрового обліку в електронній формі спростилося. Практика показує, що з використанням сервісів ЕДО компанії можуть ефективно організовувати кадрову роботу у воєнний час. Зокрема, «Вчасно.ЕДО» допомагає компаніям вирішувати такі завдання.
Зберігати документи від втрати, викрадення або знищення. З початку війни багато компаній змушені були евакуювати архіви документів. І ризик втрати документів залишається.
У сервісі «Вчасно.ЕДО» компанія може зберігати весь архів електронних кадрових документів. Вони розміщені на захищених серверах, розташованих на території країн Європейського Союзу.
Централізувати кадрове діловодство. В компаніях із розгалуженою структурою облік співробітників можуть вести різні підрозділи, використовуючи різні підходи. Це ускладнює роботу менеджерів з кадрів. Єдиний підхід у кадровому діловодстві особливо важливий у період воєнного стану, оскільки до роботи менеджерів додаються нові напрями (облік військовозобов’язаних співробітників, бронювання тощо).
З використанням «Вчасно.ЕДО» весь кадровий документообіг відбувається в єдиному корпоративному середовищі з чіткою структурою. Менеджер може налаштовувати права доступу співробітників компанії до окремих документів.
Спростити облік кадрів. За допомогою зручної системи фільтрів у сервісі «Вчасно. ЕДО» менеджер може за кілька секунд знайти особову справу співробітника або будь-який інший кадровий документ. Якщо на документ накладається кілька електронних підписів, можна налаштувати сценарії підписання і автоматизувати цей процес.
![Кадровий облік це процес оформлення, внесення змін та зберігання всієї документації щодо працівників підприємства](https://vchasno.ua/wp-content/uploads/2024/02/30-kadrovyi-oblik-na-pidpryiemstvi.png)
Облік кадрів на підприємстві
Як компанії ведуть кадровий облік за допомогою «Вчасно»
Компанії самостійно визначають, які документи переводити в електронну форму. Як показує практика, найчастіше кадровий документообіг автоматизують компанії з великою кількістю працівників. Потреба в кадровому ЕДО виникає і тоді, коли значна частина співробітників працює віддалено.
Досвід клієнтів «Вчасно»: ІТ-компанія «EVO»
Досвід клієнтів «Вчасно» свідчить про ефективність ЕДО в кадровому обліку. Наприклад, ІТ-компанія «EVO» впровадила електронний кадровий документообіг ще до початку повномасштабної війни.
В компанії EVO працює близько 1000 співробітників. Щомісяця вони підписують понад 600 документів у «Вчасно». Ми впровадили систему електронного кадрового документообігу з 1 січня 2022 року. І в час війни, коли більшість співробітників працює віддалено, кадровий ЕДО дуже допоміг підтримувати процеси в нормі і не затримувати підписання документів
Компанія перевела в електронну форму всі документи, пов’язані з прийняттям працівників на роботу, переведенням на іншу посаду, звільненням, наданням відпусток. У паперовій формі досі підписуються лише ті документи, що займають великий обсяг і не потребують підписів усіх працівників — наприклад, зміни до штатного розпису, табелювання тощо.
Електронна форма кадрових документів значно скорочує час оформлення документів і дозволяє уникати помилок. Зокрема, швидше і простіше відбувається прийом працівників на роботу — один із найскладніших кадрових процесів, у якому задіяна велика кількість документів.
Кандидат на посаду заповнює анкету, в якій надає персональні дані, потрібні для оформлення документів. На основі цих даних інспектор з кадрів формує наказ про прийняття на посаду.
В обліковій системі ми створили електронні шаблони всіх документів. Тому, коли інспектор створює наказ, система автоматично формує картку П-2, особовий листок з обліку кадрів, заяву і всі інші документи, необхідні для оформлення нового працівника. Інспектор просить новачка зареєструватися у «Вчасно» і надсилає йому документи на підпис.
Замовте розгорнуту презентацію сервісу
Автоматизуйте роботу, підписуйте та відправляйте документи з будь-якої облікової системи або особистого кабінету вашого сайту.
Поширені питання
Що таке облік кадрів?
Що входить до кадрових документів?
- штатний розпис;
- колективний договір (для юридичних осіб);
- правила внутрішнього трудового розпорядку;
- табель обліку робочого часу;
- накази з кадрових питань (щодо особового складу);
- книга наказів (журнал обліку наказів). Реєстрація наказів теж відбувається за терміном їх зберігання;
- особові картки працівників за формою П-2;
- трудові книжки працівників та книга (журнал) обліку руху трудових книжок;
- графік відпусток;
- посадові (робочі) інструкції працівників.
Інші документи (заяви, накази тощо) використовуються на підприємстві для прийняття працівників на роботу, оформлення відпусток, переведення на іншу посаду, звільнення та ін.
Хто підписує кадрові документи?
Наприклад, заяву про прийняття на роботу підписують новий працівник і керівник підприємства. Заяву про переведення на іншу посаду може додатково погоджувати керівник підрозділу, в якому працює співробітник, керівник кадрової, фінансової чи юридичної служби. Заяву про звільнення погоджує керівник підрозділу, з якого звільняється працівник.
За що відповідає кадровик?
Що таке відділ кадрів?
Хто веде кадровий облік?
Хто здійснює організацію кадрового обліку на підприємстві?
Які журнали обов’язково мають бути у відділі кадрів?
- книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них;
- журнал обліку наказів з кадрових питань тривалого (75 років) строку зберігання;
- журнал реєстрації наказів із кадрових питань тимчасового (5 років) строку зберігання;
- журнал обліку особових справ;
- журнал обліку прийняття працівників;
- журнал обліку неповнолітніх працівників.
Хто в компанії ухвалює перехід на електронний кадровий документообіг?
![Вчасно](https://vchasno.ua/wp-content/themes/vchasno-edo/assets/images/popup-image.png)
Заголовок попапу
![Вчасно](https://vchasno.ua/wp-content/themes/vchasno-edo/assets/images/popup-image-success.png)
Дякуємо!Ми обов`язково зв`яжемосяз вами найближчим часом