Кадровий облік на підприємстві: яку користь приносять компаніям сервіси ЕДО

Кадровий облік у компаніях — трудомісткий процес. У воєнний час перед кадровиками постають нові виклики: вони змушені організовувати віддалену роботу, вести облік військовозобов’язаних тощо. Як ефективно організувати облік кадрів на підприємстві у сучасних умовах — поговоримо у статті.

Законодавство про кадровий облік: що змінилося в часи війни

Вимоги щодо кадрового обліку на час війни зазначені в Законі України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану». Зокрема, ст. 3 містить таку норму:

«У період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником».

Також Міністерство юстиції внесло зміни до Порядку № 1886/5 — зокрема, більше не потрібно погоджувати з державними архівами електронні кадрові документи. Це значно полегшує роботу з ними і розширює використання в компаніях.

Порядок № 1886/5 змінив і вимоги щодо створення паперового примірника електронного документа. За новими нормами документи тимчасового зберігання (до 10 років) можуть існувати виключно в електронній формі: заяви, графіки відпусток тощо. Їх більше не потрібно дублювати на папері.

Облік кадрів в електронній формі

Зі змінами у законодавстві ведення кадрового обліку в електронній формі спростилося. Практика показує, що з використанням сервісів ЕДО компанії можуть ефективно організовувати кадрову роботу у воєнний час. Зокрема, «Вчасно.ЕДО» допомагає компаніям вирішувати такі завдання.

Зберігати документи від втрати, викрадення або знищення. З початку війни багато компаній змушені були евакуювати архіви документів. І ризик втрати документів залишається.

У сервісі «Вчасно.ЕДО» компанія може зберігати весь архів електронних кадрових документів. Вони розміщені на захищених серверах, розташованих на території країн Європейського Союзу.

Централізувати кадрове діловодство. В компаніях із розгалуженою структурою облік співробітників можуть вести різні підрозділи, використовуючи різні підходи. Це ускладнює роботу менеджерів з кадрів. Єдиний підхід у кадровому діловодстві особливо важливий у період воєнного стану, оскільки до роботи менеджерів додаються нові напрями (облік військовозобов’язаних співробітників, бронювання тощо).

З використанням «Вчасно.ЕДО» весь кадровий документообіг відбувається в єдиному корпоративному середовищі з чіткою структурою. Менеджер може налаштовувати права доступу співробітників компанії до окремих документів.

Спростити облік кадрів. За допомогою зручної системи фільтрів у сервісі «Вчасно. ЕДО» менеджер може за кілька секунд знайти особову справу співробітника або будь-який інший кадровий документ. Якщо на документ накладається кілька електронних підписів, можна налаштувати сценарії підписання і автоматизувати цей процес.

Облік кадрів на підприємстві

Як компанії ведуть кадровий облік за допомогою «Вчасно»

Компанії самостійно визначають, які документи переводити в електронну форму. Як показує практика, найчастіше кадровий документообіг автоматизують компанії з великою кількістю працівників. Потреба в кадровому ЕДО виникає і тоді, коли значна частина співробітників працює віддалено.

Досвід клієнтів «Вчасно»: ІТ-компанія «EVO»

Досвід клієнтів «Вчасно» свідчить про ефективність ЕДО в кадровому обліку. Наприклад, ІТ-компанія «EVO» впровадила електронний кадровий документообіг ще до початку повномасштабної війни.

Компанія перевела в електронну форму всі документи, пов’язані з прийняттям працівників на роботу, переведенням на іншу посаду, звільненням, наданням відпусток. У паперовій формі досі підписуються лише ті документи, що займають великий обсяг і не потребують підписів усіх працівників — наприклад, зміни до штатного розпису, табелювання тощо.

Електронна форма кадрових документів значно скорочує час оформлення документів і дозволяє уникати помилок. Зокрема, швидше і простіше відбувається прийом працівників на роботу — один із найскладніших кадрових процесів, у якому задіяна велика кількість документів.