Внутрішні документи підприємства: правила і переваги переходу на електронний документообіг

Для ефективної роботи кожної компанії потрібно добре організувати процеси взаємодії між усіма співробітниками та задокументувати трудові відносини з компанією. Допомагають в цьому внутрішні документи підприємства.

Деякі внутрішні документи підприємства передбачені чинним законодавством і є обов’язковими, а інші сприяють веденню якісного та безпечного бізнесу.

Які внутрішні документи є найбільш поширеними? Що дає перехід на електронний внутрішній документообіг? Про ці та інші важливі нюанси розповідаємо у статті.

Що таке внутрішній документ?

Внутрішній документ — це документ, який створюється, підписується і функціонує на підприємстві та не виходить за його межі.

Види внутрішніх документів

Всі документи класифікуються за великою кількістю різних категорій. Власне внутрішні документи належать до категорії «За місцем складання», адже вони розробляються і є чинними виключно у конкретній компанії.

Хоч законодавство не визначає чіткий перелік обов’язкових внутрішніх документів для ФОП чи Товариства з обмеженою відповідальністю, однак, найбільш поширеними є:

• Акт (наприклад: списання, звіряння, коригування, наданих послуг, повернення, приймання-передачі);
• Розпорядження;
• Заява (про прийняття на роботу, звільнення, відпустку);
• Касові ордери;
• Подорожні листи;
• Правила внутрішнього трудового розпорядку;
• Посадові інструкції;
• Положення (про оплату праці, відпустки, дивіденди, бухгалтерію та ін.);
• Колективний договір;
• Штатний розпис;
• Трудовий договір;
• Пакети документів у сфері інформаційної безпеки підприємства;
• Пакети документів у сфері охорони праці та пожежної безпеки;
• Накази по підприємству — про проведення навчань, організації комісій тощо;
• Інструкції — за професіями, видами робіт, з електробезпеки;
• Журнали — реєстрація та облік, в тому числі інструктажів з ОП;
• Програми — навчання, інструктажів з ОП;
• Переліки — робіт підвищеної небезпеки та професій, працівників, котрі їх виконують.

Перелік таких документів для кожної компанії може відрізнятися і це дуже індивідуально. Скажімо, внутрішні документи для ФОП, якщо найманих співробітників немає, зводяться до мінімуму, а внутрішні документи для Товариства з обмеженою відповідальністю (ТОВ) мають значно більше позицій.

До внутрішніх документів належать також і бухгалтерські документи, які також поділяються на внутрішні і зовнішні. До них належать: авансові звіти підзвітних осіб, табелі обліку використання робочого часу, інвентарні картки основних засобів, прибуткові ордери тощо.

Етапи документообігу внутрішніх документів

Внутрішній документообіг — це рух документів між різними відділами і співробітниками усередині компанії від моменту їх створення до виконання (п. 12, ст. 2, Розділ 1 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях).

Система документообігу передбачає, що існує певна інструкція, яка регламентує весь життєвий шлях документа від моменту створення до моменту виконання.

На підприємстві документообіг внутрішніх документів регламентується інструкцією з діловодства, регламентами роботи з документами, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.

Типові етапи документообігу внутрішніх документів:

• створення,
• узгодження,
• реєстрація,
• ознайомлення,
• підписання,
• контроль виконання,
• зберігання

З правильно організованим внутрішнім документообігом проходження й обробка документів швидка та проста. Відповідно пришвидшуються усі бізнес-процеси та підвищується ефективність управління, адже відділи компанії не перевантажуються паперовою тяганиною.

Що таке внутрішнє погодження документів?

Розрізняють внутрішнє і зовнішнє погодження документів.

Зовнішнє погодження документа — це погодження документа з іншими юридичними особами незалежно від рівня їх підпорядкування.

Внутрішнє погодження документа — це процес підтвердження (інколи підписання) відповідальними співробітниками доцільності чи правильності документа. Воно здійснюється тільки всередині підприємства чи установи — зі структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до своєї компетенції займаються питаннями, порушеними в проєкті документа.

Погодження застосовується не до всіх документів, а тільки тоді, коли необхідно оцінити доцільність, обґрунтованість та відповідність законодавству.

Внутрішнє погодження проекту документа оформлюють візою, що складається з таких елементів:

• назва посади особи, що візує документ;
• особистий підпис особи;
• ім’я та прізвище;
• дата погодження.

Якщо внутрішній документ потребує погодження кількох осіб, то кожен із них повинен перевірити його відповідно до належної компетенції конкретного погоджувача.

Внутрішнє погодження документа може бути паралельним, послідовним та змішаним.

Паралельне погодження — це різновид погодження, при якому кожен із погоджувачів має повноваження погоджувати проєкт документа, незалежно від інших.

Послідовне погодження — це погодження із чіткою послідовністю погоджувачів, згідно з якою проєкт документа надсилається від одного до іншого, відповідно до ієрархії та сценарію погодження.

Змішаний тип погодження може комбінувати у собі ознаки паралельного та послідовного погодження документів.

Організація документообігу у разі застосування засобів автоматизації діловодства повинна забезпечити сумісність традиційного та автоматизованого способів опрацювання документів із можливостями засобів автоматизації діловодства.

Які труднощі можуть виникнути?

Будь-які зміни чи нововведення у діяльності компанії впливають на роботу персоналу. Зі співробітниками, які негативно сприймають зміни в роботі, можуть виникнути труднощі.

Супротив співробітників. Занадто кардинальний перехід від традиційного до електронного документообігу співробітники можуть зустріти з супротивом і, як результат, процес впровадження буде ускладненим. Індивідуальний підхід до кожного, проведення навчання, а також поступовий перехід на нову систему документообігу допоможе з цим впоратися.

Супротив керівників. Не всі керівники відділів чи підрозділів компанії можуть бути згодними з нововведеннями у своєму відділі/підрозділі. Спробуйте почати впровадження у тих відділах та процесах, де керівники більш лояльні, а бізнес-процеси — прості та стабільні.

Постійні структурні зміни. Якщо у компанії є процеси, які постійно змінюються і не є формалізованими, то перейти на електронний формат може бути складніше. Рекомендуємо почати впровадження електронного внутрішнього документообігу з тих відділів, де стан справ чітко налагоджений.

Успішне впровадження внутрішнього ЕДО потребує часу та навчання співробітників. З цим допоможуть експерти «Вчасно».

Про зберігання внутрішніх документів

Зберігання електронних документів затверджено Наказом №1886/5 «Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання». Це єдиний підхід до роботи з документами — незалежно від того, у якій формі вони створені (паперовій чи електронній). Підприємства мають організовувати діловодство з урахуванням вимог цього наказу.

Електронні документи повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дозволяє перевірити їхню цілісність на цих носіях. Строк їхнього зберігання повинен бути не менше строку, установленого законодавством для відповідних документів на папері. Якщо існує ймовірність того, що документи не збережуться на електронних носіях протягом усього встановленого строку, підприємство зобов’язане продублювати їх на декілька електронних носіїв або зберігати у вигляді паперової копії (ст. 13 Закону № 851).

При зберіганні електронних документів необхідно дотримуватися таких умов:

• інформація, яка міститься в електронних документах, повинна бути доступною для подальшого використання;
• повинна бути забезпечена можливість відновлення електронного документа в тому форматі, у якому він був створений, відправлений або отриманий;
• необхідно зберігати інформацію (за наявності), що дозволяє встановити походження та призначення електронного документа, а також дату й час його відправлення або отримання.

Контроль за оформленням на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання у структурних підрозділах здійснюють їх керівники.

Про перевірки з боку контролюючих органів

Електронні документи, зокрема внутрішні, мають таку ж юридичну силу, як і паперові, за умови дотримання вимоги законодавства щодо їх оформлення. Це підтверджує лист ДФСУ від 04.01.2017 р.

Якщо створюється один паперовий документ і декілька його електронних копій, ідентичних за змістом та реквізитами, то кожний документ вважається оригіналом і має однакову юридичну силу.

Також у законодавстві України немає обмежень щодо використання на підприємстві єдиного сервісу ЕДО, котрий дозволяє створювати електронні документи.

На законодавчому рівні процес перевірки електронних документів врегульовано. У разі перевірки інспектори можу попросити роздрукувати та надати у паперовому вигляді певні документи.

Що дає перехід на внутрішній документообіг?

Перехід на електронний внутрішній документообіг має ряд переваг для всіх учасників цього процесу.

Переваги ЕДО для бухгалтера

Економія часу, швидкість та зручність — основні переваги для бухгалтерів, які щоденно працюють із внутрішніми документами підприємства.

Можливість їх легко знайти, перевірити чи надіслати співробітникам мінімізує потребу в ручному введенні даних і паперовому документообігу.

Переваги ЕДО для юриста

Юристи щодня працюють із великим обсягом документації. Спрощений доступ до необхідних матеріалів суттєво полегшує роботу спеціаліста, а автоматизовані процеси дозволяють зосередитися на більш складних завданнях.

Ще одна важлива перевага — конфіденційність та безпека даних (включаючи шифрування та контроль доступу), це знижує ризик втрати важливих документів.

Переваги ЕДО для директора

З електронним документообігом суттєво зменшуються адміністративні витрати на друк чи доставку документів, а також оренду архівних приміщень. Для будь-якого керівника важливий контроль роботи з документами: з ЕДО можна відстежити, на якому етапі підписання знаходиться документ та хто саме зараз працює з ним. Зручний і швидкий пошук завдяки стандартизації, зменшення ризику втрати документів завдяки резервному копіюванню, а також підвищення технологічності та привабливості іміджу компанії та оптимізація бізнес-процесів — все це про полегшення процесу управління.

Переваги ЕДО для HR-менеджера

Завдяки електронному обігу внутрішніх документів підприємства зменшується навантаження на HR-відділ, адже контролювати процес у межах одного або кількох підрозділів буде значно легше.

ЕДО також економить час працівникам для їхньої безпосередньої роботи та пришвидшує кадрові процеси: перевести працівника на іншу посаду, за 10 секунд оформити відпустку тощо.

Переваги ЕДО для менеджера з продажу

Співробітникам значно легше підписувати та підтверджувати внутрішні документи підприємства в електронному вигляді. Чи робити запити, скажімо, на відпустку чи лікарняний. Так, просто та оперативно виконуються бізнес-процеси всередині компанії, дотримуються терміни подання документів.

Переваги ЕДО для продавця

Якщо співробітник (до прикладу, продавець) працює не в офісі, то оформлювати чи підписувати документи він зможе дистанційно. Таким чином документообіг відбуватиметься вчасно і без потреби постійних поїздок в офіс.