Як пройти податкову перевірку з електронними документами?

З початку повномасштабної війни держава впровадила зміни в законодавстві, які пом’якшують податкові перевірки. Згідно з Законом №2120-ІХ від 15.03.2023 р., під час дії воєнного стану дозволяється проводити лише окремі види податкових перевірок, а саме — фактичні, камеральні та документальні позапланові.

Держава впровадила мораторій на інші види податкових перевірок під час воєнного стану. Це передбачено ст. 38.11. Податкового кодексу України. Зараз Верховна Рада розглядає законопроєкт №8401, за яким перевірки можуть бути частково відновлені для підакцизних товарів, грального бізнесу та фінансових послуг.

Тож мораторій ще триває, але бізнесу варто бути готовим до перевірок вже найближчим часом. Подавати документи на перевірку можна в паперовій або електронній формі.

Як податкова ставиться до електронних документів?

Законодавство України передбачає створення та обіг первинних документів в електронній формі. Їх юридична сила визначена в Законі України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Також державні органи неодноразово давали роз’яснення щодо чинності податкової звітності в електронній формі:

• лист ДПС України №10406/7/18-4017;
• лист Мінфіну України №31-34000-20-17/31818;
• лист ДФС №30/6/99-99-15-02-02-15 та ін.

Тому для податкової служби важливим є не форма оформлення документа, а його відповідність чинному законодавству — правильне оформлення господарських операцій та наявність усіх необхідних реквізитів первинного документа, тощо.

Який порядок проведення податкових перевірок?

У випадку проведення документальної невиїзної податкової перевірки, первинні документи оформлені в електронному вигляді платник податків надсилає у ДПС. Порядок надання документів визначений у наказі Мінфіну № 1393. Передавати електронні документи разом з їхнім описом можна на флешці або інших електронних носіях, а також надсилати електронною поштою. Формати електронних документів для податкових перевірок визначені ст. 85 ПКУ.

Після отримання документів податкова інспекція розшифровує їх і звіряє вміст архіву з описом. Перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки цілісності КЕП (ст. 12 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»). Після цього податкова надсилає платнику податків лист про отримання електронних документів і опрацьовує їх.

Під час виїзних перевірок інспектор перевіряє документи безпосередньо на підприємстві. Як свідчить практика, спочатку він вивчає, як організований документообіг у компанії. Це дозволяє йому знайти невідповідності в документах. Після цього інспектор вивчає документи, пов’язані з конкретними операціями, контрагентами тощо.

В таких випадках сервіси електронного документообігу дозволяють працівнику компанії швидко знайти потрібний документ в архіві і надати його інспектору. Строки роботи з документами під час перевірки значно скорочуються, а ризик того, що документ загубився, зводиться до мінімуму.

Запит на отримання копій документів орган контролю подає не пізніше ніж за п’ять робочих днів до дати завершення перевірки (п. 85.4 ст. 85 ПКУ).

Після того, як перевірку документів завершено, інспектор складає акт податкової перевірки (в разі виявлених порушень) або довідку (якщо порушень немає). Для електронних перевірок складається лише довідка. Ці документи інспектор передає платнику податків особисто або надсилає поштою.

Матеріал створений у співавторстві:

Олена Серкиз, головна бухгалтерка «Вчасно»
Олександр Мельник, начальник юридичного відділу Zakupki, «Вчасно»