Зберігання електронних документів у 2026 році: як організувати архів і не порушити закон

Цифровізація документообігу стає стандартом у бізнесі. За даними компанії «Вчасно», в 2025 році понад 70% українських компаній повністю або частково перейшли на електронний документообіг (ЕДО). Кількість електронних документів збільшується з кожним роком, і разом із цим зростає і відповідальність. Електронні документи потрібно не лише правильно оформити, а й зберігати так, щоб у будь-який момент їх можна було підтвердити, відновити або надати на перевірку.

Сьогодні для компаній, які використовують ЕДО, важливо мати впорядкований електронний архів: це не тільки зручно, а й зменшує ризик штрафів, втрати документів і проблем під час перевірок.

У цій статті розберемо, які вимоги закон ставить до зберігання електронних документів у 2026 році, скільки часу їх потрібно зберігати, розглянемо приклади найпоширеніших помилок і рішення для архівування у «Вчасно.ЕДО».​

Законодавчі вимоги до зберігання електронних документів

Українське законодавство дозволяє повноцінно зберігати документи в електронному вигляді. Для цього не потрібно дублювати їх на папері, якщо компанія дотримується встановлених вимог.

Стаття 13 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» містить такі ключові юридичні вимоги до електронного архіву:

Доступність.
Інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання. Це означає, що заархівований документ у будь-який момент можна відкрити, надіслати партнеру або надати на перевірку. Файл не повинен бути зашифрованим або відкриватися лише в програмах, які вже не підтримуються.

Цілісність і відновлюваність.
Має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний. Наприклад, якщо компанія зберігає в архіві pdf-файли рахунків, підписаних електронними підписами, в разі податкової перевірки їх потрібно надати саме в такому форматі зі збереженими підписами. В такому випадку електронний документ вважається оригіналом.

Можливість ідентифікації.
У разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання. Ця інформація є критично важливою, якщо електронний документ виступає доказом у судових спорах.

Сучасні системи електронного документообігу забезпечують виконання цих вимог закону автоматично, зберігають документи разом з електронними підписами та історію роботи з документом. Кваліфіковані електронні підписи (КЕП) містять усю необхідну інформацію про посадових осіб, дату і час підписання.

Скільки зберігаються електронні документи

За Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» терміни зберігання е-документів повинні бути не меншими, ніж ті, що встановлені для відповідних паперових документів.

При цьому слід врахувати норми Переліку №578/5, який розрізняє документи тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання.

Як організувати зберігання електронних документів

Щоб електронний архів працював зручно та за всіма вимогами законодавства, потрібно виконати кілька кроків. Розглянемо їх детальніше.

🔍 Крок 1. Проведіть інвентаризацію документів: визначте, які типи документів у вас є

Перш за все складіть список усіх документів, з якими працює компанія: бухгалтерських, договірних, внутрішніх, кадрових тощо. Включіть у перелік документи, які надходять від партнерів, державних органів та контрагентів.

⏳ Крок 2. Визначте строки та категорії зберігання для кожного документа

Перевірте терміни зберігання для кожної категорії документів за нормами законодавства. Поділіть документи на категорії — постійні, тривалі, тимчасові. В окремому реєстрі можна коротко описати: тип документа, строк зберігання, джерело (закон, наказ) та відповідального працівника.

🗃️ Крок 3. Оберіть місце зберігання — хмарний архів або локальний сервер

Зберігати важливі документи на робочому комп’ютері або флешці ризиковано. Локальний сервер дає більше захисту, але вимагає складного адміністрування. Оптимальне рішення для компанії — використовувати систему електронного документообігу з хмарним архівом: вона забезпечує захист від стороннього доступу, автоматичне резервне копіювання й простий доступ для працівників.

Хмарні рішення відкривають доступ до документів з будь-якої точки світу, а ключові дані зберігаються на захищених серверах.

🔐 Крок 4. Налаштуйте права доступу і архівування

Важливо, щоб до архіву могли потрапити лише ті співробітники, які дійсно працюють з документами. Розподіліть права доступу: одні працівники можуть лише переглядати документи, інші — додавати або видаляти.

Архівування повинно бути автоматичним. Документи переміщаються в архів після завершення справи або по закінченню календарного року.

♻️ Крок 5. Забезпечте резервне копіювання на випадок технічних несправностей

Резервне копіювання — це спосіб захисту від втрати документів. Рекомендується налаштувати автоматичне збереження копій щонайменше один раз на день. Зберігайте копії на окремих серверах або у хмарі.

Перевіряйте цілісність резервних копій, особливо після оновлення систем або зміни програмного забезпечення. Не покладайтеся на флешки чи зовнішні диски — вони часто виходять з ладу.

📑 Крок 6. Оформіть внутрішню політику зберігання документів

Створіть короткий регламент чи відомості для всіх працівників, які працюють із документами. Опишіть, де і як зберігаються різні типи документів, хто має доступ, як діяти у разі втрати чи зламу, як і коли документи передаються в архів або вилучаються.

Навчіть працівників користуватися електронними підписами. Поясніть базові правила кібербезпеки, організуйте навчання для нових співробітників.

Чому зберігати документи у папках на комп’ютері або зовнішньому диску — недостатньо?

Зберігати електронний архів підприємства на комп’ютері або зовнішніх носіях може здаватися зручним рішенням. Але така практика спричиняє значні ризики для компанії. Головні з них:

1. Юридичні ризики. Зовнішні носії не гарантують збереження цілісності даних. Через це електронні документи можуть втратити юридичну силу.
2. Немає захисту від стороннього доступу. Файли з комп’ютера чи флешки легко видалити — випадково чи навмисне. Якщо це єдиний носій, на якому зберігається архів — це означає, що втратити важливі документи можна в будь-який момент.​
3. Немає інформації про створення і зміни в документі. На зовнішніх носіях немає журналу змін, історії підтверджень чи контролю доступу. Не можна відслідкувати, хто і коли редагував документ, а також відновити попередні версії.

Зберігання документів на локальних носіях не гарантує ані юридичної чинності електронних документів, ані захисту даних. Надійніше обрати спеціальні хмарні сервіси ЕДО, які відповідають усім нормам законодавства.

Зберігання електронних документів у «Вчасно.ЕДО»

У «Вчасно.ЕДО» електронний архів є частиною системи документообігу. Сервіс автоматизує архівування: всі завершені документи автоматично зберігаються в захищеному хмарному сховищ разом з підписами і метаданими. Працюючи з архівом «Вчасно.ЕДО», співробітник компанії може:

• створювати структуровані папки для різних типів документів;
• відновлювати документ із архіву за пару кліків;
• миттєво знаходити потрібний файл за реквізитами, навіть якщо в архіві тисячі документів;
• обмежувати доступ до архіву окремим категоріям працівників;
• зберігати документи необмежено довго.

В архіві можна застосовувати різноманітні фільтри — за типом документа, датою створення, назвою контрагента тощо. Якщо потрібно знайти документ (наприклад, у разі податкової перевірки) — за допомогою фільтрів це можна зробити за кілька секунд, навіть якщо архів містить тисячі документів.

ℹ️ Детальніше про роботу з архівом читайте в довідці «Вчасно.ЕДО».

Безпека зберігання документів

Сервіс «Вчасно.ЕДО» зберігає архів документів у хмарному сховищі Amazon S3 у дата-центрах ЄС. Сховище забезпечує:

1. Фізичну безпеку документів — дані зберігаються у трьох окремих data-центрах. Якщо в одному з них станеться збій, система автоматично перемикається на інший. Для компанії це означає, що документи не зникнуть навіть у разі збою або атаки.
2. Шифрування даних на кількох рівнях із використанням сучасних протоколів.
3. Відповідність світовим стандартам безпеки — SOC 2, ISO 27001 та багатьом іншим.

Архів «Вчасно» захищений від стороннього доступу. Під час реєстрації система вимагає використовувати лише складні паролі. Для входу в сервіс потрібна двофакторна аутентифікація.

Додаткові способи зберігання документів

Якщо компанія не може гарантувати збереження документів на електронних носіях протягом усього визначеного строку, воно зобов’язане продублювати їх на додаткові носії або зберегти паперові копії (ст. 13 Закону «Про електронні документи та електронний документообіг»).

Кожна компанія обирає альтернативні способи зберігання документів відповідно до власних потреб і процесів. Найбільш поширені з них:

• мережеві сховища (NAS) — пристрої, які роблять резервні копії архіву в локальній мережі компанії;
• локальні сервери — надійно зберігають документи, але вразливі до пожеж та інших фізичних уражень;
• паперові архіви — частина компаній дублюють електронні документи в папері. Такі архіви потребують
• окремого приміщення і додаткового обслуговування.

Типові помилки компаній при зберіганні електронних документів

Організовуючи зберігання документів, працівники компаній часто припускаються помилок. Можливості сервісу «Вчасно.ЕДО» допомагають їх уникнути.

Електронний архів — незамінний інструмент для сучасних компаній. Хаотичне зберігання документів спричиняє ризики штрафів і втрати документів. Сервіс «Вчасно.ЕДО» стандартизує процес архівування, допомагає компаніям дотримуватися вимог закону та зберігати документи роками. «Вчасно.ЕДО» повністю відповідає державним стандартам та робить бізнес безпечним.​