Авансовий звіт 2023: нові правила складання

В 2023 році в Україні змінилися правила складання авансових звітів. Нові правила щодо підтвердження перебування у відрядженні вступили в силу ще з 1 квітня, а з 13 липня підприємства почали застосовувати нову форму авансового звіту. Зокрема, відтепер складати їх можна і в електронній формі. Про те, які нові правила слід враховувати, складаючи авансові звіти, поговоримо у статті.

Що змінилося в 2023 році?

1 квітня 2023 року набув чинності Закон України № 2888-ІХ «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо платіжних послуг». Він у новій редакції викладає п. 170.9 Податкового кодексу України. Цей пункт регулює особливості оподаткування суми надміру витрачених коштів, отриманих на відрядження або під звіт, що не були повернуті у встановлений строк.

Змінилась і форма авансового звіту. Новий її зразок був затверджений у наказі Міністерства фінансів №239 від 09.05.2023. Розглянемо детальніше, як саме змінилася процедура складання і подання авансового звіту в зв’язку з нововведеннями.

Коли потрібно складати авансовий звіт?

Нова редакція п. 170.9.4 Податкового кодексу визначає перелік випадків, коли працівник повинен складати авансовий звіт. Зокрема:

• за наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до підпункту 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми ПДФО (а отже, і ВЗ);
• у випадках використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

П. 170.9.1 ПКУ визначає умови, за яких дохід підлягає оподаткуванню. В таких випадках в авансовому звіті відображається сума ПДФО. Також з надмірно витрачених коштів стягується військовий збір.

Вимога складати авансовий звіт в разі використання готівки понад суму добових поширюється на випадки, коли працівник отримує добові в касі підприємства, знімає їх з корпоративної банківської карти тощо — тобто, на будь-які випадки, коли він отримує аванс у готівковій формі.

Якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їхні реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат і за відсутності оподатковуваного доходу авансовий звіт не складається. В такому випадку працівник подає в бухгалтерію документи, що підтверджують витрати, разом з їхнім описом, а керівник підприємства затверджує витрати наказом або розпорядженням.

Незважаючи на те, що за новими нормами ПКУ не вимагає від працівника складати авансовий звіт у разі безготівкового розрахунку, цього можуть вимагати на підприємстві. Така норма, наприклад, може бути зазначена у внутрішніх положеннях підприємства.

Нові терміни складання авансового звіту

Порядок складання звіту, затверджений наказом №239 визначає також нові строки складання авансового звіту. За новими правилами, його складають до закінчення місяця, наступного за тим, у якому платник податку:

• завершує відрядження;
• завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.

Якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для розрахунків платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити та списує кошти/електронні гроші за понесеними витратами надавач платіжних послуг пізніше від дати, коли платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, то строки, встановлені цим підпунктом, подовжуються ще на один календарний місяць.

Авансовий звіт в електронному вигляді

Нові правила дозволяють подавати авансові звіти як у паперовій, так і в електронній формі. Зокрема, про це свідчить нова редакція п. 170.9.4 ПКУ:

«Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, складається та подається у строки, визначені підпунктом 170.9.3 цього пункту, платником податку (у паперовій або електронній формі (з дотриманням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг” та “Про електронні довірчі послуги») за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади».

П. 5. Порядку складання звіту дозволяє подавати авансові звіти, підписані електронними підписами:

«Особи (керівник (уповноважена особа) / самозайнята особа, головний бухгалтер / особа, відповідальна за ведення бухгалтерського обліку), які засвідчують правильність складання / подання Звіту, здійснюють підписання Звіту шляхом накладання власноручного підпису або електронного підпису з дотриманням вимог Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги».

Нові норми дають можливість використовувати сервіси ЕДО для подання авансових звітів. Це значно спрощує роботу бухгалтерів. За допомогою сервісів ЕДО працівники можуть подавати авансовий звіт віддалено — це допомагає дотримуватись термінів звітування за витрачені кошти.

Працюючи з електронними авансовими звітами, бухгалтер може краще контролювати правильність заповнення форми. Якщо працівник припустився помилки, її можна швидко виправити у віддаленому форматі.

За допомогою сервісів ЕДО бухгалтер може зручно зберігати авансові звіти й інші документи. Наприклад, у сервісі «Вчасно.ЕДО» можна швидко знайти потрібний документ в архіві за реквізитами або виокремити всі звіти за певний період.