Обмін документами в електронному вигляді: як залучити контрагентів до використання ЕДО

У компаній, які вже використовують сервіси ЕДО в своїй роботі, часто виникає потреба залучити партнерів до обміну документами в електронному вигляді. Поширеними є ситуації, коли частина контрагентів уже використовує систему обміну електронними документами, а з іншими досі доводиться обмінюватись паперовими документами. Це значно ускладнює роботу: доводиться постійно відстежувати, які документи в який спосіб надсилати, контролювати статус їхнього погодження і підписання, витрачати багато часу на роздрук і надсилання паперів.

Розповідаємо, як переконати партнерів перейти на обмін документами в сервісі «Вчасно.ЕДО».

З чого почати обмін документами з контрагентами

Крок 1: Перевірити, хто з партнерів уже перейшов на ЕДО

Варто перевірити, хто з партнерів уже користується «Вчасно.ЕДО», а хто ще працює з паперовими документами. Це можна зробити кількома способами:

1. На головній сторінці сайту «Вчасно» перевірити контрагента за ЄДРПОУ або ІПН.
   
2. Завантажити на головній сторінці сайту список контрагентів.
   
3. Перевірити контрагента за ЄДРПОУ або ІПН в кабінеті сервісу «Вчасно».
   

Крок 2: Підготовка контрагентів

Щоб для ваших контрагентів не стало несподіванкою, що ви переходите на електронний документообіг, їх бажано попередити. Проінформувати контрагентів можна декількома способами:

1. Надіслати офіційного листа. Попередьте контрагентів, яких немає у сервісі, що ваша компанія хоче перейти на електронний обмін документами з ними. Розкажіть як їм зареєструватися у «Вчасно» і почати обмін електронними документами. Якщо їх багато, зробіть email-розсилку. Як свідчить досвід компанії «Вчасно», цей спосіб працює найкраще.Скачайте зразок листа про перехід на електронний документообіг. Скопіюйте текст, вставте у ваш лист та заповніть порожні поля.
2. Зателефонувати контрагентам і запросити їх перейти на обмін документами в сервісі «Вчасно». Розкажіть контрагенту про переваги сервісу і опишіть свій позитивний досвід обміну електронними документами. Дайте відповіді на запитання контрагента щодо сервісу «Вчасно» і підкажіть, із чого почати роботу (детальніше про це — в п. 4).
3. Розповісти про успішні кейси впровадження ЕДО на сайті компанії, на офіційних сторінках у соцмережах, в розсилці на email тощо.
4. Провести внутрішній вебінар для контрагентів. Якщо проєкт великий, варто поговорити з партнерами і пояснити особисті переваги електронного документообігу у «Вчасно» для кожного з них.Якщо таких партнерів багато — долучайте менеджерів «Вчасно». Маємо успішний досвід проведення вебінарів для партнерів і з радістю допоможемо вам.
5. Навчити контрагентів працювати в сервісі. Як свідчить практика, невміння користуватися сервісами ЕДО — головний аргумент працівників проти переходу на електронний обмін документами.Функціонал «Вчасно» дуже простий і схожий на будь-який сервіс e-mail. Тому клієнти, зазвичай, дуже швидко його опановують. Команда «Вчасно» підготувала інструкцію про те, як налаштувати роботу співробітників. Використовуйте її, щоб ознайомити контрагентів із функціоналом сервісу «Вчасно».

Також радимо звернути увагу на матеріали про те, як використовувати «Вчасно»:

• Огляд можливостей «Вчасно»
• Завантаження документів у «Вчасно»
• Підписання і надсилання документів
• Внутрішнє погодження
• Ярлики
• Сценарії документів

Крок 3: Підготовка документів і узгодження юридичних питань

Якщо контрагент готовий перейти на електронний документообіг, важливо узгодити з ним юридичні питання.

З компанією слід укласти додаткову угоду про обмін електронними документами. Шаблон угоди можна скачати тут.

Якщо компанія планує перейти на ЕДО і у внутрішньому документообігу, вона повинна оприлюднити внутрішній наказ на електронний документообіг. Шаблон наказу можна завантажити тут.

Для використання сервісу «Вчасно» в обміні первинними документами бухгалтерського обліку важливо прописати в обліковій політиці компанії вимоги до первинних документів.

Важливим етапом роботи з сервісами ЕДО є підписання електронних документів. Тож для контрагентів буде корисною інформація про те, кому в компанії потрібен кваліфікований електронний підпис (КЕП), як його отримати і використовувати. Сервіс «Вчасно.КЕП» підготував детальну довідку з цих питань.

Крок 4: Надіслати запрошення з сервісу

Функціонал «Вчасно» дає можливість запросити контрагента до сервісу. Над списком документів у сервісі є піктограма людини. Натисніть на неї і у спливаючому меню оберіть «Запросити контрагента». Вкажіть ЄДРПОУ компанії та її електронну пошту. На неї надійде лист із запрошенням до обміну документами у «Вчасно».

Крок 5. Надіслати перший документ

Після того, як контрагент прийме запрошення до обміну документами у «Вчасно», надішліть йому перший документ. Як це зробити — дивіться у покроковій інструкції.

Як переконати контрагента: успішні кейси впровадження ЕДО

Виходячи з власних потреб, компанії можуть обмінюватись електронними документами лише в окремих напрямках роботи. Щоб переконати працівниками окремих відділів компаній-контрагентів перейти на ЕДО, можуть знадобитися додаткові аргументи.

Партнери компанії «Вчасно» поділилися досвідом того, як вони переконали працівників різних відділів компаній-контрагентів перейти на ЕДО.

ЕДО для бухгалтера. Досвід «Red Bull»

Компанія «Red Bull» залучила 75% контрагентів до електронного обміну документами. Зокрема, в електронний формат було переведено переважну більшість бухгалтерських документів.

У компанії відзначають, що головним запереченнями контрагентів проти переходу на ЕДО є відсутність у бухгалтерів навичок користування сервісами ЕДО. Щоб вирішити цю проблему, варто провести навчання працівників.

«Вчасно» підготував серію навчальних відео, які допоможуть опанувати основні функції сервісу. Користуйтесь ними, щоб переконати контрагентів у простоті і зручності сервісу.

У своїй роботі бухгалтери постійно стикаються з великою кількістю поточних завдань, пов’язаних із друком і надсиланням паперових документів. Перехід на ЕДО дає можливість заощаджувати до 2 годин робочого часу щодня.

Крім цього, для бухгалтерів вагомим є аргумент, що електронний документообіг допомагає прискорювати бізнес-процеси і швидше отримувати прибуток.

Читайте: Кейс про перехід компанії «Red Bull» на сервіс «Вчасно.ЕДО»

ЕДО для фінансових відділів. Досвід «Метінвест-СМЦ»

Компанія «Метінвест-СМЦ» обмінюється електронними документами з 50% контрагентів. Перехід на ЕДО в компанії був поступовим. Збільшення частки електронних документів у компанії, зокрема, фінансових, було зумовлене потребами часу.

З початком війни переваги ЕДО для обміну фінансовими документами стали очевидними. Всі підприємства посилили контроль над робочим капіталом, впровадили або посилили поточний аналіз надходжень і витрат, заборгованостей, залишків тощо.

Сервіси ЕДО, інтегровані з обліковими системами компаній, допомагають працівникам фінансових відділів здійснювати поточну аналітику. Тож вагомим аргументом для переходу на ЕДО у фінансовому відділі компанії може стати допомога у вирішенні технічних питань (налаштування сервісу, інтеграція з обліковими системами тощо).

Сервіс «Вчасно» пропонує широкі можливості для інтеграції з різноманітними обліковими системами. Отримати детальну інформацію про інтеграцію або замовити консультацію фахівця ви можете за посиланням

Читайте: Кейс про перехід на сервіс «Вчасно.ЕДО» компанії «Метінвест-СМЦ».

ЕДО для юристів. Досвід «Аврора»

Мережа мультимаркетів «Аврора» залучила до обміну документами в сервісі «Вчасно» 70% постачальників і 30% орендодавців. В електронний формат перевели договори, додаткові угоди та інші юридично значущі документи.

В практиці роботи компаній юристи часто супроводжують керівників або менеджерів у процесі укладання договорів. В роботі з контрагентами вони часто працюють з типовими документами. Більшість часу при цьому витрачається на погодження правок. Як свідчить досвід юридичного департаменту мережі «Аврора», завдяки переходу на ЕДО працівники за рік зекономили понад 1000 робочих годин.

Юридичні відділи компаній також залучені до комунікації з державними органами контролю і правоохоронними органами в разі виникнення спірних питань. Тому для компаній, що вирішують перейти на ЕДО, важливо бути впевненими в юридичній чинності електронних документів. «Вчасно» підготував довідку щодо головних юридичних питань електронного документообігу.

Читайте: Кейс про перехід на сервіс «Вчасно.ЕДО» мережі мультимаркетів «Аврора».