Впровадження електронного документообігу на підприємстві: з чого почати?

Електронний документообіг (ЕДО) сьогодні — не просто тренд, а потреба бізнесу. Він допомагає компаніям оптимізувати кадровий документообіг, швидше підписувати договори, оформлювати постачання товарів і налагоджувати інші бізнес-процеси.

Як запровадити електронний документообіг на підприємстві? Поговоримо про це у статті.

Для чого компаніям ЕДО?

Електронний документообіг дає компаніям ряд переваг. Головні з них:

Економія часу. В сервісі ЕДО надіслати і підписати документ (договір, акт виконаних робіт) можна за лічені хвилини. Це дозволяє прискорювати процеси, швидше укладати угоди з партнерами, налагоджувати постачання товарів тощо.

Економія коштів. Завдяки електронному документообігу компанії зменшують витрати на друк, надсилання документів, утримання архіву.

Автоматизація бізнес-процесів. Сервіси ЕДО спрощують погодження і підписання документів всередині компаній і з бізнес-партнерами. Відповідальні працівники можуть контролювати ці процеси і своєчасно усувати проблеми.

Уникнення ризиків. Електронні документи неможливо загубити або викрасти. В сервісі ЕДО їх можна знайти за лічені секунди.

Якщо компанія вирішила перейти на електронний документообіг, вона має визначити, які документи слід перевести в електронну форму і які бізнес-процеси це допоможе оптимізувати.

Як компанії використовують електронний документообіг?

Системи електронного документообігу (СЕД) автоматизують обмін документами з партнерами (зовнішній ЕДО) або процеси всередині компанії (внутрішній ЕДО). В межах компанії можна створювати і підписувати такі документи:

• кадрові (документи, пов’язані з прийняттям працівників на роботу, звільненням, переміщенням на інші посади, наданням відпусток тощо);
• управлінські (накази, розпорядження тощо);
• бухгалтерські (документи, пов’язані з обліком господарських операцій, податкова звітність) та ін.

Впровадження ЕДО потребує часу і зусиль. Тому компанії зазвичай переходять на електронні документи поступово. Щоб визначити, яким обсягом впровадити ЕДО в компанії, слід відповісти на такі питання.

Навіщо компанії електронний документообіг? Виходячи з потреб компанії. Наприклад, електронна форма документів може бути вимогою контрагента — через це компанія впроваджує зовнішній ЕДО. На підприємствах із розгалуженою структурою часто виникає потреба створити єдиний підхід у роботі з кадрами. В цьому може допомогти кадровий ЕДО. Тож перш ніж визначити напрями впровадження ЕДО, проаналізуйте нагальні потреби.

Яким працівникам потрібне впровадження ЕДО? Перехід на електронні документи спрощує роботу працівників. Однак на етапі впровадження потрібно навчити співробітників користуватися сервісом, визначити працівників, які будуть налагоджувати і контролювати електронний документообіг. Переконайтесь, що обрані напрями ЕДО справді оптимізують роботу відділів компанії.

З чого почати перехід на електронний документообіг?

Як перейти на електронний документообіг? Щоб дотриматися норм законодавства, компанія повинна узгодити перехід на ЕДО з працівниками і партнерами. Зокрема, ще на етапі підготовки потрібно виконати такі дії.

Розробити положення про впровадження ЕДО. Компанія повинна розробити внутрішні положення і видати наказ про електронний документообіг. В них слід зазначити, які саме процеси будуть відбуватися в електронній формі, які відділи і співробітники будуть у них задіяні. Після цього потрібно ознайомити працівників компанії зі змінами в документообігу.

Узгодити перехід на ЕДО з партнерами. Якщо компанія впроваджує зовнішній електронний документообіг, потрібно сповістити про це контрагентів і укласти з ними додаткові угоди про електронний документообіг.

Обрати провайдера ЕДО. Сьогодні провайдери пропонують різні системи електронного документообігу для різних потреб бізнесу. Обирайте СЕД, виходячи з індивідуальних потреб компанії.

Розробити план впровадження системи електронного документообігу. Він включає технічне впровадження СЕД, навчання співробітників тощо.

Отримати кваліфіковані електронні підписи для всіх відповідальних співробітників. Для зовнішнього документообігу (підписання договорів, первинних документів тощо) використовують посадові КЕПи. Кадрові документи можна підписувати КЕПом фізичної особи.

Особливості впровадження електронного документообігу в різних галузях бізнесу: досвід клієнтів «Вчасно»

Компанії ефективно використовують електронні документи в різних галузях бізнесу. В кожній з галузей є свої особливості організації документообігу, тож виникають нюанси й у використанні сервісів ЕДО. Компанії, що використовують сервіс «Вчасно.ЕДО» поділились досвідом переходу на електронні документи.

Організація електронного документообігу у виробничих компаніях

В багатьох виробничих компаніях офіс, склади і виробничі потужності розташовані окремо один від одного, часто — в різних регіонах. За таких умов компанії змушені організувати логістику продукції, віддалену роботу співробітників, що перебувають у відрядженнях, тощо.

Використання ЕДО дозволяє виробничим компаніям оперативно погоджувати документи на відстані. Скорочення часу на обробку документів пришвидшує виробничі процеси, а отже — і отримання прибутку.

Для організації документообігу в логістиці виробничих компаній важливою є можливість працювати з документами в сервісі ЕДО без прив’язки до робочого місця. Працівники можуть підписати документ на складі або в дорозі. В разі помилок або невідповідних даних електронні документи можна оперативно коригувати, не затримуючи логістичні процеси.

Компанія «Метінвест-СМЦ» використовує сервіс «Вчасно.ЕДО» для внутрішнього і зовнішнього документообігу. Завдяки сервісу компанія скоротила терміни підписання контрактів і документів по факторингу до одного дня.

Організація електронного документообігу в торгівлі

Торговельні мережі підписують багато зовнішніх документів — договорів і первинних документів із постачальниками, договорів оренди тощо. Щомісяця мережі підписують тисячі документів із контрагентами.

Інша особливість торговельних компаній — велика плинність кадрів. Через це збільшується обсяг кадрових документів, які оформлюють під час прийняття на посади, звільнення тощо.

Обсяги документообігу в торговельних мережах збільшуються з масштабуванням бізнесу. Це, зокрема, стало причиною переходу на ЕДО в мережі мультимаркетів «Аврора».

Мережа перейшла на електронний документообіг, щоб оптимізувати процеси поставок товарів, продажу реклами і оренди приміщень. З початку 2022 року компанія підписала понад 1000 електронних документів у сервісі «Вчасно.ЕДО». Це допомогло зекономити більш ніж 1000 людино-годин. Успішний досвід дозволив масштабувати ЕДО і на інші бізнес-процеси в компанії.

Організація електронного документообігу в IT-галузі

Як показує практика, IT — найбільш активна галузь в автоматизації бізнес-процесів. Зазвичай в IT-компаніях велика кількість співробітників працює віддалено. Для організації їхньої роботи компанії використовують сервіси ЕДО для кадрового документообігу.

Компанія EVO перевела в електронну форму всі кадрові документи за допомогою сервісу «Вчасно». Завдяки цьому швидкість підписання документів зросла у 5 разів, а адміністрування процесів значно спростилося.