Як обрати систему електронного документообігу для компанії?

Сучасні компанії все частіше автоматизують бізнес-процеси за допомогою систем електронного документообігу (СЕД). Як обрати СЕД для потреб свого бізнесу і що при цьому врахувати — розглянемо у статті.

Які переваги дає компаніям перехід на електронний документообіг?

Компанії переходять на електронний документообіг, виходячи з власних потреб. Однак можна виокремити загальні переваги ЕДО для всіх компаній, незалежно від кількості співробітників і галузі бізнесу.

Економія ресурсів. Компанія, яка обмінюється паперовими документами, витрачає багато коштів на друк, надсилання документів, зберігання їх в архіві тощо. Після переходу на ЕДО можна заощаджувати щомісяця від 10 000 гривень, залежно від обсягу документообігу.

Швидкість підписання документів. Щоб підписати двосторонній документ, компанія надсилає його контрагенту і чекає, поки його повернуть назад із підписом. В сервісах ЕДО обмінюватися документами можна так само швидко, як і надсилати їх у месенджерах. Користувачі СЕД підписують документи електронним підписом у кілька кліків.

Постійний доступ до документів. За наявності інтернету електронні документи можна підписувати 24/7 з будь-якої точки світу.

Конфіденційність і безпека. Архів документів зберігається в хмарному сховищі, захищеному від зламу і втрати даних.

Які види СЕД використовують компанії?

Широке застосування ЕДО в Україні призвело до того, що на ринку з’явилися різні види систем електронного документообігу, здатні задовольняти різні потреби бізнесу. Сьогодні провайдери пропонують такі види СЕД.

Універсальні сервіси ЕДО. З їх допомогою користувачі можуть робити базові дії з документами: підписувати електронним підписом, обмінюватися з контрагентами, сортувати, зберігати в архіві тощо. Головний недолік таких сервісів — неможливість охопити всі специфічні потреби компаній.

Кастомізовані СЕД. Провайдер налаштовує сервіс відповідно до бізнес-процесів у компанії. Впровадження системи електронного документообігу при цьому потребує більше часу — зокрема, на налаштування сервісу, навчання співробітників тощо.

Комбіновані СЕД. Поєднують у собі елементи двох попередніх видів. До базового сервісу провайдер розробляє додаткові модулі відповідно до потреб компанії.

Наприклад, для сервісу «Вчасно.ЕДО» розроблені:

• модуль контрактингу для автоматизації роботи з договорами;
• модулі інтеграції з різноманітними обліковими системами (1С, BAS, Microsoft Dynamics Business Central, Perfectum CRM+ERP та ін.). Вони дозволяють працювати з документами в CRM. Сервіс «Вчасно.ЕДО» автоматично вивантажує документи для підписання і надсилання контрагентам;
• модуль автоматизації процесів із призначення погоджувачів, підписантів документу, автоматичного призначення додаткових даних до документу.

На що звертати увагу під час вибору СЕД?

Обираючи СЕД для своєї компанії, зверніть увагу на такі особливості.

Завдання, які вирішує сервіс

Різні види сервісів ЕДО підходять для вирішення різних завдань бізнесу. Якщо у вашій компанії мало документів, немає ніяких складних процесів, пов’язаних із документообігом, вам підійде простий сервіс підписання і відправки електронних документів. Впровадження складної системи в такому випадку може тільки погіршити процеси в компанії.

Водночас, для великого бізнесу зі складними процесами, маршрутами узгодження простий сервіс не підійде, бо він не буде повторювати всіх поточних процесів із документами.

Тож обирайте продукт саме під рішення ваших задач, а не тому, що так роблять інші компанії.

Вартість послуг

Провайдери пропонують сервіси електронного документообігу за різними цінами — від безкоштовних послуг до абонементів за рік, місяць або тарифних пакетів, що включають певну кількість документів.

Зазвичай провайдери пропонують демоверсії сервісів. Наприклад, у «Вчасно.ЕДО» можна безкоштовно підписати 25 документів на рік. А також ви можете на 2 тижні підключити тестування всього доступного функціоналу для побудови процесу роботи з документом: узгодження документів, створення груп співробітників, створення додаткових параметрів до документів, сценарії автоматичного опрацювання документів. Використовуйте демоверсію, щоб оцінити зручність і можливості СЕД.

Сумісність

Більшість сучасних СЕД дають можливість працювати в інтернет-браузері або мобільному застосунку. Якщо ви з бізнес-партнером користуєтесь різними СЕД, ви підписуєте документ у своєму сервісі і надсилаєте посилання. За ним партнер переходить у вашу систему ЕДО, переглядає документ і підписує його. Також він може завантажити документ на свій комп’ютер.

Можливості опрацювання та підписання документів

Перш за все, СЕД повинен підтримувати використання кваліфікованих електронних підписів від різних провайдерів. В сучасних сервісах підписувати документи можна як підписом фізичної особи, так і посадовим КЕПом.

Системи електронного документообігу пропонують також додаткові можливості підписання для вирішення специфічних завдання бізнесу. Наприклад, у сервісі «Вчасно.ЕДО» працівник може масово підписувати документи. Це допомагає швидко обробляти пакет документів без попереднього ознайомлення.

«Вчасно.ЕДО» також дає можливість налаштовувати сценарії погодження і підписання документів, додавати ярлики і коментарі. Це значно прискорює рутинні процеси та економить час.

Безпека

Надійна СЕД повинна забезпечувати користувачам шифрування документів і створення резервних копій. Також провайдери використовують і інші засоби безпеки: автоматичну перевірку документів на віруси, захищене зберігання паролів, двофакторну перевірку користувачів тощо.

Важливим є і внутрішній рівень безпеки документів. Більшість провайдерів надає відповідальним працівникам право адміністрування. Завдяки цьому керівник може розмежовувати права доступу до документів: надавати і відкликати право переглядати, погоджувати і підписувати їх.

Техпідтримка

Більшість провайдерів надає технічну підтримку користувачам. Це особливо важливо, якщо сервіс ЕДО складний у використанні.

Менеджер служби підтримки допомагає користувачу розібратися з налаштуваннями сервісу. Якщо в компанії виникають проблеми з використанням СЕД, менеджер допомагає їх усунути.

Визначте, які параметри СЕД є ключовими для вашої компанії, і вже зараз почніть тестувати сервіс електронного документообігу.