Електронний документообіг у банківській галузі: конфіденційність електронних документів

Протягом останніх років банки виявляють все більший інтерес до сервісів електронного документообігу. Головна причина цього — позитивні зрушення в українському законодавстві. Усі процеси, що відбуваються в банківських установах, регламентовані постановами Нацбанку. Тому тривалий час багато ініціатив, що мали на меті покращити клієнтський сервіс, впровадити було неможливо.

Використання сервісів електронного документообігу (ЕДО) в роботі банків стало можливим із впровадженням у 2021 році Закону №5495, що впровадив режим paperless у галузі публічних послуг. Загалом на сьогодні в Україні склалося сприятливе законодавче підґрунтя для електронного документообігу між банками та їхніми клієнтами.

Які послуги банки надають в електронній формі?

Сьогодні за допомогою сервісів ЕДО банки:

• відкривають розрахункові рахунки;
• укладають з клієнтами договори (кредитні, факторингу тощо);
• оформлюють банківські гарантії;
• надають виписки та довідки тощо.

Віддалене оформлення банківських документів зручне для клієнтів. Однак зворотною стороною цього питання залишається безпека персональних даних. Особливо гостро це питання постало в 2017 році після масштабної кібератаки на державні установи і компанії з використанням вірусу «Petya». Нацбанк повідомляв, що внаслідок цієї атаки постраждала третина українських банків.

Тож щоб забезпечити клієнтам максимально ефективний сервіс, банки повинні подбати про забезпечення конфіденційності електронних документів. Якщо банківська установа використовує в роботі сервіси ЕДО, важливо звернути увагу на те, які міри захисту даних вони використовують.

Як забезпечити конфіденційність електронних документів?

В сервісах електронного документообігу передбачені різні технічні засоби безпеки. Зокрема, сервіс «Вчасно» забезпечує конфіденційність даних на кількох рівнях:

1. Шифрування документів. Перед збереженням у хмарному архіві всі документи шифруються з використанням сучасних протоколів.
2. Зберігання. Дані клієнтів «Вчасно» зберігаються в захищеному хмарному сховищі на серверах Amazon Web Service. Дата-центри знаходяться на території країн Європейського Союзу.
3. Захист від атак хакерів. Сервіс «Вчасно» регулярно проходить незалежні pen-тести. Це дозволяє попередити можливі вразливості системи і захистити її від взлому.

Крім цього, конфіденційність інформації великою мірою залежить від самого користувача. Зокрема, для безпеки електронного листування важливо виключити будь-який сторонній доступ. Для входу в сервіс клієнт повинен використовувати надійний пароль і налаштувати двофакторну аутентифікацію. Для того, щоб убезпечити себе від втрати даних, слід регулярно робити резервні копії документів.

Для забезпечення конфіденційності документів важливою є функція розмежування доступу. В сервісі «Вчасно» можна надавати доступ до окремих документів лише обмеженому колу працівників компанії. Налаштовувати можна як видимість документів у списку, так і можливість їхнього підписання.