Електронний документ: де використовується і як з ним працювати?

Використання електронних документів було врегульоване ще в 2003 році. В Законах України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги» визначені поняття «електронний документ», його ознаки, правовий статус і вимоги до оформлення.

Сьогодні впровадження електронного документообігу стало звичною практикою в багатьох компаніях. Сервіси ЕДО супроводжують весь життєвий цикл електронного документа — від створення до архівування. Однак у багатьох працівників, що працюють з електронними документами, все ще залишається багато питань щодо їхнього юридичного статусу і можливостей використання. Відповідаємо на найбільш поширені з них.

Що таке документ

Закон України «Про інформацію» визначає термін «документ» як матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі.

Що таке електронний документ

За визначенням, електронним є документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити електронного документа.

Обов’язкові реквізити електронного документа

Структура електронного документа (вимоги до оформлення) визначена в ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні». В електронному документі обов’язково мають бути такі реквізити:

• назва документу;
• дата складання;
• назва підприємства;
• зміст та обсяг господарської операції;
• посади відповідальних осіб;
• особистий електронний підпис.

Електронний документ повинен мати кілька основних ознак:

• Автентичність — електронний документ повинен бути ідентичним до заявленого.
• Достовірність — в електронному документі повинно бути повне і вичерпне відображення фактів та операцій.
• Цілісність — має виключатися факт зміни документа після його створення.
• Застосовність — такий документ можна використовувати і відтворювати в будь-який час.

Переваги електронних документів

Електронні документи порівняно з паперовими мають ряд беззаперечних переваг.

1. Електронний архів не займає місця в офісі. В ньому можна легко знайти потрібний документ за допомогою рядка пошуку та фільтрів.
2. Ефективне управління і контроль. Системи ЕДО дають можливість контролювати рух документів, відстежувати затримки в погодженні та підписанні і вчасно їх усувати.
3. Швидкість обміну та підписання документів. Усі відповідальні співробітники працюють у єдиному середовищі. В сервісах ЕДО їм приходять сповіщення про надходження нових документів на підписання. Завдяки цьому загальний час на опрацювання документа значно скорочується.
4. Безпека. Очевидною перевагою електронних документів є хмарні сервіси, які забезпечують високу конфіденційність. Зокрема, система обміну електронними документами «Вчасно» зберігає документи на серверах, розташовані на території Європейського Союзу. Ніхто, крім користувачів, не має доступу до змісту документів.

Який правовий статус мають електронні документи

Відповідно до законодавства, правовий статус електронного документа такий же, як і паперового. Їх можна використовувати з такою метою:

Юридичну силу е-документу дає електронний підпис. Він може бути двох видів: кваліфікований (КЕП) і удосконалений (УЕП).

КЕП — це підпис на захищеному носії (токені) або в хмарному сервісі. Підписання електронного документу за допомогою КЕП безпечніший і простіший. З «Вчасно.КЕП» можна підписувати документи в сервісах електронного документообігу і подавати будь-які звітності в державних та контролюючих органах.

УЕП — це такий же підпис, але записаний на звичайний носій (флеш-накопичувач, CD-диск тощо). Він має нижчий рівень довіри, але також надає документам юридичну силу.

Що таке юридична сила електронного документа?

Юридична сила електронна документа — це його властивість породжувати правові наслідки, надана чинним законодавством. Юридичну силу електронним документам надає Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг».

Як здійснюється перевірка цілісності електронного документа

Електронні документи захищені від неправомірного підписання. Перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису та/або печатки.

КЕП або УЕП додається до документа в момент його накладання. Сума даних у документі фіксується й зашифровується для забезпечення конфіденційності електронного документа й захисту його від підробки. Будь-які зміни в документі призведуть до зміни суми даних, а, отже, й невідповідності вже накладеного цифрового підпису. Отже, у вже підписаний електронний документ, на відміну від паперового, неможливо внести будь-які зміни.

Інформація про накладений електронний підпис відображається в сервісі електронної доставки, підписання документів, наприклад, «Вчасно». Також валідність підпису можна перевірити на сайті Центрального засвідчувального органу. Тут можна отримати повну інформацію про дату підписання документа, прізвища й посади підписантів.

Де зберігаються документи в електронному вигляді?

Системи керування електронними документами (наприклад, «Вчасно»), використовують хмарні сховища для зберігання електронних документів. Фактично, електронна документація зберігається у великих захищених data-центрах, забезпечуючи цілодобовий доступ з будь-якої точки світу.

Окрім того, «Вчасно» має електронний архів для надійного зберігання завершених документів. У спеціальному просторі можна:

• зберігати опрацьовані документи окремо;
• фільтрувати їх за статусами чи фільтрами;
• легко знайти потрібний документ за допомогою рядка пошуку;
• а також налаштовувати права на видалення таких документів.

Всі документи знаходяться в одному місці і в разі перевірки будь-який документ можна знайти і показати за лічені секунди.

Очевидною перевагою хмарних сервісів є конфіденційність електронних документів. Зокрема, система обміну електронними документами «Вчасно» зберігає документи на серверах, розташовані на території Європейського Союзу. Ніхто, крім користувачів, не має доступу до змісту документів.