Як впровадити електронний кадровий документообіг у компанії?

Протягом останніх років віддалена робота стала поширеним явищем в українському бізнесі. В часи пандемії COVID-19 вона була зумовлена карантинними обмеженнями, а у воєнний період залишається найбільш безпечною формою організації роботи в компаніях. Однак при цьому велике навантаження лягає на кадрових працівників.

ІТ-сфера має значний досвід в організації віддаленої роботи співробітників. Він може бути корисним і для компаній, що працюють в інших галузях бізнесу. Зокрема IT-компанія EVO використовує сервіси ЕДО для кадрового обліку співробітників. Розглянемо, які переваги це дає бізнесу і як компанії можуть впровадити електронний кадровий документообіг.

Яку користь отримує компанія від кадрового ЕДО?

Кадровий електронний документообіг є оптимальним рішенням для організації віддаленої роботи працівників. Однак на цьому його переваги не закінчуються. Розглянемо основні з них.

• Зменшується навантаження на працівників HR-відділу. Якщо компанія має розгалужену структуру, кожен HR-працівник контролює кадровий документообіг у межах одного або кількох підрозділів. Оформлення і погодження документів у паперовому форматі вимагає багато часу і зусиль. Із впровадженням кадрового ЕДО більшість цих процесів автоматизується.
• Працівник компанії економить робочий час. Співробітники компанії також витрачають багато часу на те, щоб оформити кадрові документи. Автоматизація кадрового документообігу дозволяє працівнику економити час для своєї безпосередньої роботи.
• Кадрові процеси пришвидшуються. За вимогами законодавства, кадровий документ повинен бути підписаний раніше дати, вказаної в ньому. Кадровий ЕДО дозволяє швидше переводити працівників на інші посади, вчасно оформлювати відпустки тощо.
• Зменшується ризик помилок у документах. Системи кадрового ЕДО використовують шаблони документів, у яких автоматично заповнюються дані, що містяться в обліковій системі компанії.

Отже, впровадження електронного кадрового документообігу приносить користь не лише працівникам HR-відділу, а й бізнесу загалом. Розглянемо, які кроки компанія може зробити в цьому напрямі.

З чого почати кадровий ЕДО?

Перш ніж впроваджувати кадровий ЕДО, керівник HR-відділу повинен чітко розуміти, які процеси це допоможе пришвидшити в компанії. Підготовча робота складається з таких етапів.

Аудит кадрових процесів

Перш ніж впроваджувати електронний кадровий документообіг, керівник HR-відділу повинен визначити, які кадрові процеси відбуваються в компанії, які з них можна автоматизувати за допомогою сервісів ЕДО і яку користь це принесе бізнесу.

Аудит допоможе зрозуміти, які документи в компанії дублюються, і скоротити їх обсяг. Також на цьому етапі важливо врахувати юридичні нюанси: терміни зберігання документів, ситуації, коли компанія надає документи на запит інших організацій тощо.

Розробка внутрішніх положень

У цих документах зазначається, які саме кадрові процеси будуть відбуватися в електронній формі. Про впровадження кадрового ЕДО слід проінформувати всіх працівників компанії і отримати від них згоду на такі зміни. Цей етап потрібен для того, щоб узгодити кадрові процеси з нормами законодавства.

Технічне впровадження

Компанія обирає сервіс ЕДО, який буде використовувати в роботі HR-відділу, ІТ-фахівці інтегрують її з внутрішньою обліковою системою. Після цього в систему можна додавати необхідні документи.

Не завжди у компаній є потреба переводити всю кадрову документацію в електронний вигляд. Тому можна автоматизувати лише частину документів. Скажімо, компанії, які стикаються з великою плинністю кадрів, матимуть користь від автоматизації процесів прийому на роботу і звільнення. HR-працівник може відстежувати в обліковій системі, чи всі необхідні документи підписані, і чи є підстави для прийняття на роботу чи звільнення співробітника. Врешті-решт це убезпечує компанію від небажаних юридичних наслідків.

Є й такі процеси, які забирають багато часу у HR-працівників будь-яких компаній, — наприклад, оформлення відпусток. З використанням сервісу ЕДО це займає буквально пару хвилин.

Зокрема, компанія EVO перевела в електронний формат усі кадрові документи, пов’язані з прийняттям на роботу, переміщенням, звільненням працівників, наданням відпусток тощо. Виняток становлять документи, які мають великий обсяг і підписуються 1 раз на місяць чи тривалий період (наприклад, штатний розпис, табелювання тощо).

Також, для дотримання норм законодавства, документи зберігання більше 10 років після підписання в електронному форматі обов’язково друкуються і зберігаються також в паперовому вигляді.

Скільки часу займає перехід на кадровий ЕДО?

Все залежить від структури компанії та кількості працівників у ній. Чим більша компанія, тим більше кадрових документів перебуває в обігу, а наявність великої кількості відділів зумовлює більшу кількість процесів. Перехід на ЕДО за таких умов потребуватиме більше часу.

Наприклад, у компанії EVO працює понад 1000 співробітників. Підготовчий етап впровадження кадрового ЕДО тут зайняв 3 місяці. Він включав у себе аудит кадрових процесів, розробку внутрішніх наказів про перехід на електронний документообіг і власне переведення документів в електронний формат.

Ще 1 місяць тривали організаційні процеси. HR-відділ поінформував усіх працівників про перехід на електронний документообіг. Протягом місяця вони мали можливість тестувати систему, щоб перехід на ЕДО був поступовим і безболісним.

Як відбувається погодження електронних кадрових документів

Кожна компанія підходить до узгодження кадрових документів індивідуально. Наприклад, в одних компаніях заяву про звільнення працівника погоджує лише його безпосередній керівник, в інших — керівники вищих рівнів. Кожен підхід залежить від процесів, які є в компанії, та її внутрішньої політики.

Незалежно від того, наскільки складним є погодження кадрових документів, використання сервісів ЕДО пришвидшує його. Наприклад, у компанії EVO кадрові документи завантажуються в систему, після чого працівник HR-відділу визначає, хто зі співробітників має його погодити. За допомогою налаштувань облікової системи можна встановити кількість погоджень і терміни підписання. Співробітники накладають на документ електронні підписи — це значно пришвидшує процес погодження.