За законом підприємці, які продають товари або надають послуги, повинні видавати клієнтам чеки. Який касовий апарат обрати для розрахунків із клієнтами — фізичний (РРО) чи програмний (ПРРО)? Поговоримо про це у статті.
В чому різниця між РРО і ПРРО?
Закон України № 265/95-ВР дозволяє підприємцям реєструвати розрахункові операції за допомогою РРО або ПРРО. Однак між ними є відмінності.
РРО — це класичні касові апарати. Вони працюють автономно або в мережі з підключенням до центральної бази даних.
Такі касові апарати мають обмежений термін експлуатації, вони потребують регулярного обслуговування та ремонту. Підприємець, який використовує РРО, повинен вести книги обліку КОРО, подавати податкову звітність фізично чи через кабінет платника податків. РРО видає покупцям друковані чеки.
ПРРО — це сучасний аналог фізичних касових апаратів. Це програми, які встановлюються на комп’ютер, планшет або смартфон. Порівняно з РРО, вони дешевші в обслуговуванні й мобільніші. Їх можна використовувати для виїзної торгівлі або надання послуг. Для роботи з ПРРО потрібен інтернет-зв’язок, щоб програмний реєстратор міг передавати дані на сервер податкової служби.
ПРРО видає покупцю як друковані, так і електронні чеки. Щоб видати друкований чек, продавець додатково використовує принтер.
Кому потрібен РРО/ПРРО?
Податкове законодавство визначає випадки, коли ФОПи повинні використовувати реєстратори розрахункових операцій (РРО або ПРРО). Зокрема:
- ФОПи на загальній системі та 2, 3 та 4 групах спрощеної системи оподаткування;
- якщо ФОП торгує підакцизними товарами;
- якщо ФОП приймає оплату готівкою;
- якщо ФОП приймає оплату за допомогою банківського терміналу або застосунку в смартфоні (наприклад, на базі технології Tap To Phone);
- якщо ФОП приймає оплату за товари через системи інтернет-еквайрингу (наприклад, Fondy, LiqPay, Wayforpay, Rozetka Pay тощо). Однак, для оплати послуг (наприклад, репетиторства, дизайну тощо) у таких випадках РРО або ПРРО не потрібні;
- якщо ФОП відправляє товари накладеним платежем через Нову пошту і отримує післяплату на картку-ключ за реквізитами IBAN.
Кому не потрібен РРО/ПРРО?
Окремі категорії підприємців можуть не користуватися фізичними або програмними РРО. Зокрема, це платники податків 1 групи спрощеної системи оподаткування. До цієї категорії належать працівники, які надають побутові послуги: перукарі, фотографи тощо.
За нормами податкового законодавства, можуть не використовувати РРО або ПРРО підприємці будь-яких груп оподаткування, які продають товари в сільській місцевості з використанням розрахункових книжок та книг обліку розрахункових операцій. При цьому обов’язково дотримуватися таких умов:
- ФОП не повинен торгувати підакцизними товарами (наприклад, алкогольними напоями, тютюновими виробами та ін.);
- якщо ФОП продає товари в приміщенні, інші підприємці не повинні продавати там підакцизні товари;
- ФОП не повинен додатково продавати товари в інтернеті;
- ФОП не повинен перевищувати граничний розмір річного обсягу розрахункових операцій з продажу товарів або надання послуг (167 розмірів мінімальної заробітної плати);
- Якщо ФОП відправляє товари Укрпоштою;
- Якщо ФОП приймає оплати на картку-ключ за номером картки.
Які переваги дає програмний РРО для ФОП?
ФОПи, для яких використання програмного реєстратора є обов’язковим, обирають між РРО та ПРРО. Кожен із видів касових апаратів частіше використовується в окремих видах торгівлі (наприклад, РРО — в традиційних магазинах, ПРРО — в інтернет-магазинах, службах доставки тощо). Однак статистика свідчить, що більшість ФОПів надають перевагу програмним РРО.
69% від усієї кількості кас, тобто майже 605 тисяч, нині становлять ПРРО. За рік їх кількість зросла в 1,6 рази. У порівнянні до періоду напередодні повномасштабного вторгнення, у 2021, «кас у смартфонах» побільшало у 8,5 разів.
Робота з ПРРО дає ФОПам ряд переваг. А саме:
Економія коштів. ПРРО встановлюється на комп’ютер, планшет або смартфон і не потребує витрат на додаткове обладнання.
Мобільність. ПРРО можна використовувати на планшетах або смартфонах з доступом до Інтернету. Програмні РРО підходить як для стаціонарних торгових точок, так і для виїзної торгівлі або надання послуг на місці клієнта.
Інтеграція з обліковими системами. ПРРО інтегруються з системами BAS, тому продавець може передавати дані на сайт ДПС з облікової системи.
Зручність оновлення. Провайдер ПРРО автоматично оновлює програмне забезпечення.
Швидкий старт.ПРРО легше та швидше налаштовується порівняно з традиційними РРО. ФОП може зареєструвати ПРРО на сайті Державної податкової служби.
Зменшення паперової роботи. Електронне ведення документів спрощує адміністрування та зберігання даних.
Безпека даних. Дані про розрахункові операції зберігаються у хмарних сервісах, що зменшує ризик їх втрати чи пошкодження.
Провайдери розробляють ПРРО, виходячи з потреб клієнтів. Наприклад, сервіс «Вчасно.Каса» дає додаткові можливості для ФОПів. Підприємець може зареєструвати програмну касу онлайн і почати видавати чеки в той же день. ПРРО можна підключити практично до будь-якого платіжного терміналу. За допомогою сервісу «Вчасно.Каса» ФОПи можуть вести облік товарів і видавати чеки за передплату.
Програмний РРО «Вчасно.Каса»
✅ 1 каса безкоштовно
✅ Реєстрація ПРРО за 1 день
✅ Стабільна робота за будь-яких умов
✅ Автоматична видача чеку
✅ Автозакриття зміни та відправка звіту
