Результати впровадження ЕДО за 12 місяців
Ключовий фактор, який змусив відмовитися від паперових документів
За місяць компанія «Севен Сі Ай» обробляє близько 500 документів — договори, видаткові накладні, акти виконаних робіт тощо. Найбільшою потребою було швидко оформлювати та отримувати підписані договори. Зазвичай процес оформлення договору та обміну оригіналами підписаних документів складав до 2 робочих тижнів.
Доволі звичним було явище, коли паперові документи оформлювалися з помилками чи губилися дорогою, а іноді — ще на самому майданчику.
Коли бухгалтерія виявляла відсутність окремих екземплярів, починався довгий процес комунікації, щоб відновити їх: дзвінки постачальникам, з’ясування причин, прохання надіслати дублікати. У підсумку ми втрачали час і ресурси.
Однак переломним моментом став 2022 рік, коли почалося повномасштабне вторгнення. Наші співробітники не завжди могли фізично знаходитися там, де потрібно отримати чи підписати документи. І загалом ми зрозуміли, що прийшов час стати швидшими і гнучкішими у веденні бізнесу.
Як працювали з документами раніше?
Раніше документообіг у «Севен Сі Ай» був повністю паперовим. Наш центральний офіс у Києві, але об’єкти розташовані по всій Україні, тож логістика документів була складною.
До прикладу, матеріали доставлялися на майданчик разом із супровідними документами, які передавали виконавцю робіт. Виконавець підписував лише екземпляр постачальника — це зазвичай накладна на переміщення (не та видаткова, яка підтверджує остаточне отримання товару).
Два примірники видаткової накладної разом із КТНК (комерційним товарно-накладним комплектом) без підписів надсилаються до бухгалтерії Новою поштою.
Бухгалтерія отримує стоси таких документів, перевіряє їх на відповідність: чи дійсно було відповідне замовлення, чи надійшли саме ті матеріали тощо. Після цього документи відправляються на підпис відповідальній особі.
Після підписання документи повертаються в київський офіс. Тут їх сортують: один примірник залишається у нас, а інший — для постачальника. Екземпляр для постачальника передається діловоду, який оформляє посилку й відправляє документи Новою поштою або Укрпоштою.
Загалом, повний цикл підписання одного такого документа у 7CI Group займав понад тиждень.
Чому компанія вибрала саме «Вчасно.ЕДО»?
Ми розглядали кількох провайдерів таких послуг. Вибрали саме «Вчасно», тому що велика кількість компаній (і наших контрагентів в тому числі) вже користується вашим рішенням. Робота в єдиній системі значно полегшує взаємодію з ними.
Про початок переходу на ЕДО
Ми розпочали цей процес 2024 року. У квітні 2025 виповнився рівно рік з моменту старту. Спочатку ми ознайомлювалися із можливостями сервісу, налаштовували внутрішні процеси та поступово готувалися до переходу. Від квітня до липня тривала підготовча фаза: ми тестували систему, навчали співробітників і розповідали контрагентам про те, що збираємося повністю переходити на ЕДО.
Повноцінний обмін електронними документами в 7CI Group стартував у липні. З того моменту ми почали поступово збільшувати обсяги й охоплення. Перехід був поетапним і продуманим — перші місяці дали змогу виявити точки росту, адаптувати процеси та зрозуміти, як працювати максимально ефективно.
Детальніше про процес переходу на «Вчасно.ЕДО»
Коли тільки починали перехід на «Вчасно», перш за все описали наш бізнес-процес. Прописали, хто має бути залучений на кожному етапі, скільки часу займає кожна дія, хто за що відповідає, адже ми користуємося сценаріями погодження.
Після цього провели навчання для всіх користувачів компанії. Нам активно допомагав наш менеджер «Вчасно» — Назар Зіменко, тому запуск пройшов легко.
Одного онлайн-навчання вистачило, щоб усі користувачі могли повноцінно працювати із сервісом.
Зараз у кабінеті «Вчасно.ЕДО» працює 30 співробітників, і ми постійно додаємо нових, адже кількість об’єктів зростає. В середньому підключаємо двох користувачів щомісяця.
Це не лише офісні працівники «Севен Сі Ай» — обов’язково залучені й співробітники з регіонів, з виробництва. Саме вони першими бачать, що приїхало, можуть підтвердити факт отримання матеріалів чи виконання робіт. Вони — перша ланка, яка має опрацювати документ.
Як повідомляли контрагентів про перехід на ЕДО?
Ми намагалися максимально охопити всіх наших постачальників і повідомити їх про зміни. Розіслали всім електронні листи з повідомленням про перехід на електронний документообіг. Також до кожного паперового документа додавали записку із зазначенням, що незабаром будемо працювати з документами лише у «Вчасно».
За рік досвіду роботи 7CI Group з ЕДО, близько 50% наших контрагентів також почали використовувати ЕДО працюють із нами у «Вчасно».
Чому контрагенти не поспішають переходити на ЕДО?
Основна причина — відсутність паперового документу в руках. Дехто просто звик працювати по-старому та не довіряє електронному формату. Ми активно комунікуємо з партнерами, пояснюємо переваги: швидкість, зручність, мінімум ризиків. І доводимо, що електронні документи мають таку ж законність, як і паперові.
Віримо, що зможемо переконати більшість. Можливо, не всі 100%, але до кінця 2025 року плануємо перевести на ЕДО щонайменше 80% своїх контрагентів.
Які труднощі виникали під час впровадження?
Загалом, жодних серйозних труднощів у «Севен Сі Ай» не було. Певний час співробітники звикали до інтерфейсу та логіки фільтрів. Іноді виникали дрібні технічні нюанси — наприклад, при наведенні мишки на тип документа (як-от «видаткова накладна») автоматично вмикався фільтр.
Через це деякі користувачі не бачили повний список документів для погодження й не одразу розуміли причину. Але ці моменти швидко вирішилися: співробітники навчилися перевіряти й налаштовувати фільтри, тож робота стала повністю зрозумілою та логічною.
Як погоджуєте документи між відділами 7CI Group зараз?
Процес погодження документів проходить у кілька етапів і залежить від типу документа. Наприклад, якщо це видаткова накладна, то сценарій погодження виглядає так:
- Діловод визначає, на який об’єкт її надіслати та які сценарії погодження застосувати.
- Виробництво перевіряє фактичне отримання матеріалів або виконання робіт.
- Керівник проєкту погоджує документ.
- Якщо сума перевищує внутрішній ліміт — документ погоджують ще й вищі керівники.
- Після погодження документ передається на електронний підпис уповноваженій особі.
- Коли підписи обох сторін отримані, бухгалтерія завершує обробку.
У «Вчасно» ми використовуємо фільтр «опрацьований/неопрацьований», який дозволяє оператору бачити, над якими документами ще триває робота, а які вже завершені.
Якщо це договір, то тут інший сценарій — виконавець робіт не залучається, зате бере участь юрист.
- Юрист ініціює погодження, завантажує договір і направляє його відповідальним особам.
- Погодження проходить через: юриста, керівника проєкту і куратора проєкту.
- Після цього документ підписується.
Через велику кількість об’єктів відповідальні особи можуть змінюватися — вони не закріплені за окремими відділами.
Підписання документів у «Севен Сі Ай»: до та після ЕДО
| Етап / Показник | Паперовий документообіг | Електронний документообіг |
| Середній час обробки документа | 10+ днів | 1 день (якщо без затримок) |
| Мінімальний можливий час підписання | Неможливо в короткий термін | 10 хвилин (у термінових і простих випадках) |
| Залежність від локації та пошти | Висока: Новою поштою, Укрпоштою | Відсутня: все в електронному форматі |
| Ризик втрати або псування документа | До 10% документів втрачалися чи псувалися | Мінімальний |
| Час на з’ясування і дублювання | Значний | Мінімальний |
| Гнучкість і швидкість у термінових випадках | Низька | Висока |
Як команда відреагувала на ЕДО?
Команда «Севен Сі Ай» доволі прогресивна. Ми завжди цікавимося новими рішеннями, тому позитивна реакція була одразу. Всі оцінили, наскільки це скорочує час на обробку документів.
Єдиний відділ, якому на старті було трохи важче, ніж іншим, — це бухгалтерський. Їм довелося додатково інформувати постачальників про перехід на електронні документи.
Проте з часом вони теж побачили переваги — зараз усе оформлюється значно легше, і зникає потреба в зайвих діях, як-от сканування, пересилання, друк.
Читайте також: Як побудувати ефективну IT-команду: поради від «Вчасно»
Результати впровадження ЕДО
Для компанії загалом це колосальний прорив. Якщо на кожному етапі відбувається економія часу — то це має великий вплив на загальну ефективність:
- ми економимо час співробітників;
- суттєво скоротили витрати на логістику документів;
- рухаємося в напрямку технологічного розвитку.
А ще це сильно впливає на імідж компанії: ми показуємо постачальникам та замовникам, що ми сучасні, прогресивні, готові до нових форматів співпраці. І ми вже не хочемо озиратися назад.
Поради компаніям, які ще вагаються з переходом на ЕДО
Насамперед — не варто боятися нового. Це природно — відчувати настороженість перед змінами, особливо коли мова йде про важливі бізнес-процеси. Але перехід на електронний документообіг — це крок до зручності, швидкості та прозорості.
Ми радимо не відкладати. Спробуйте, подивіться, як працює система, і ви самі відчуєте різницю. Дуже ймовірно, що після цього повертатися до паперів вже не захочеться.
ЕДО суттєво економить час, спрощує контроль і виключає ризики втрати документів.
Про майбутні плани
Працюємо над налагодженням внутрішнього процесу із юридичним відділом, який називається «Ініціація заявки на створення договору». Якщо співробітнику потрібно оформити договір, він має заповнити спеціальний шаблон заявки — там є чек-лист з усіма необхідними пунктами.
Ця заявка надходить юристу на опрацювання. Після опрацювання юрист завантажує договір у систему, відмічає його статус, і ініціатор бачить, що:
- договір вже опрацьовано;
- ще в процесі опрацювання;
- не взятий у роботу
Цей процес дасть змогу додатково систематизувати та структурувати роботу з договорами у «Севен Сі Ай».
Дізнайтесь більше про «Вчасно»
Замовте консультацію! Дізнайтесь, як швидко впровадити електронний документообіг у вашій компанії, скоротити витрати та час команди на опрацювання паперів.
