Результати впровадження ЕДО
Чому вирішили перейти на електронний документообіг
“Арсенал Страхування” — це українська страхова компанія, яка налічує понад тисячу співробітників по всій країні та виплачує мінімум по 150 тисяч доларів страхових виплат щоденно. Відповідно, паперових договорів з клієнтами теж підписували чимало, за рік їх збиралося близько 30 тисяч коробок.
І, звісно, багато часу співробітники витрачали на заповнення, оформлення та погодження цих паперів. Тому було прийнято рішення переходити на електронний документообіг.
Як відбувався перехід на ЕДО
Перехід компанії на ЕДО ми розбили на 5 послідовних кроків.
-
1АналізДля початку ми визначили, які види документів маємо та які перевести в цифру буде найлегше. Вирішили розпочати з первинних документів та документообігу з партнерами.
-
2Підготовка бізнес-процесівЗвучало це дуже просто, проте на практиці виявилося трохи інакше, оскільки в бізнесі одна зміна тягне за собою цілий ланцюжок інших. І виявилося, що саме внутрішні впроваджувати найскладніше.
-
3Вибір провайдераЗрозуміло, що обираючи провайдера, ми з усіма знайомилися й всіх тестували, але "Вчасно" став нашим пріоритетним партнером у цьому питанні.
-
4ВпровадженняНа навчання співробітників компанія витратила 4 місяці і, змінивши чимало бізнес-процесів, нарешті запустила пілот.
-
5Пілот запустилиЗнову спостерігали, аналізували та поверталися до оптимізації бізнес-процесів. Але раптово почався локдаун і від власників компанії надійшло розпорядження переходити на віддалену роботу, а значить весь документообіг мав стати електронним. Ми мали лише 2 доби, аби перевести всі регіональні й центральний офіс на віддалену роботу та налагодити ЕДО. Для нас це було драйвером, але, в той же час, це було великим кроком без можливості відступити.
Дізнайтесь більше про «Вчасно»
Замовте консультацію!
Дізнайтесь, як впровадити електронний документообіг у вашій компанії та як завдяки електронному документообігу спростити роботу з документами.
Чим ми пишаємося
Такий вимушений перехід на віддалену роботу та ЕДО спричинив і появу додаткових функцій для клієнтів.
Наприклад, тепер нашим клієнтам доступні:
- дистанційне оформлення страхових договорів;
- онлайн оплата;
- дистанційне врегулювання. Тобто наші клієнти спокійно в чаті надсилають фото пошкоджень авто, електронною поштою отримують документи та їдуть на СТО. А ми вже згодом спілкуємося онлайн із СТО.
Крім того, наш документообіг на 90% став електронним, і ми почали економити час наших клієнтів. Коли ми працювали з паперовими документами, на їхнє оформлення, погодження, підписання витрачалося як мінімум дві доби. Зараз же, процес підписання договору навіть із перервою на каву займає максимум 2 години.
Проте, ми вирішили не зупинятися на цьому й запустили новий стартап Easy Peasy Insurtech зі слоганом “не Пізі — Страхуйся Ізі”. Це новий вид страхування. Фактично, це страхова компанія у смартфоні без жодного папірця.
Якщо раніше ми витрачали 2 години на оформлення електронного договору або дві доби — для паперового, то зараз наш клієнт, який обирає Easy Peasy Insurtech, оформляє страховий договір за 5-10 хвилин. І в особистому кабінеті клієнта вже має електронний договір, підписаний електронним підписом голови правління.
Результати переходу на електронний документообіг
Ми перевели всю первинну документацію в електронний формат, який підписується електронним підписом (КЕП). Це дозволяє оптимізувати час та швидкість і дозволяє максимально оперативно здійснювати виплати партнерам, що, звісно, їх дуже тішить.
Крім того, ми економимо 8 млн грн на рік (за рахунок часу працівників та зменшення кількості паперів). Та, що найголовніше, заощаджуємо нашим клієнтам 2 дні, які раніше витрачали на підписання паперового договору.
