Результати впровадження ЕДО
Понад 1000 робочих годин за рік на пошті
За 2021 рік лише юридичний департамент витратив близько тисячі годин на пошті, відправляючи або забираючи документи. Це той час, який команда могла витратити на навчання та на підвищення кваліфікації. Відтоді ми почали працювати над ідеєю впровадження електронного документообігу.
Потім ми відвідали форум «Бізнес без паперу», на якому дізналися про можливості «Вчасно». Та надихнулись успішними кейсами інших компаній.
Планування та швидкі рішення
Важливим кроком було створити проєктну групу з чітким планом та статусом проєкту. Це дало можливість побачити нашу роботу, шлях та моменти, які потрібно змінити чи покращити.
Тестування
Спочатку ми тестували декілька програм. Дещо підходило тільки для питань комерції та поставок, але не для оренди торгових площ та інших питань. Врешті ми знайшли комплексне рішення у «Вчасно», яке задовольняє усі наші потреби.
Також нам на допомогу прийшов Акс Драфт — система з моделювання договорів. І в цьому симбіозі — Акс Драфт і «Вчасно» ми запустили тест у деяких напрямках: відділ продажу реклами, перевезення та орендні відносини.
З початку 2022 року, ми нараховуємо більше тисячі підписаних електронних документів — це близько тисячі зекономлених людино-годин та трьох врятованих дерев.
Підбивши підсумки пробного проєкту ми вирішили його масштабувати. І вже сьогодні команда працює над глобальним проєктним планом, який торкнеться кожного відділу та департаменту.
Про контрагентів
70% наших постачальників користується системою «Вчасно». В оренді маємо нижче показник — близько 30% контрагентів.
В сегменті перевізників близько 50% контрагентів підключені до ЕДО. Для залучення ми розробили спеціальні інструменти та навіть створили проєкт плану просування ЕДО.
Типи цифровізованих документів та сценарії погодження
У нашій діяльності всі договори є типовими. Раніше протоколи розбіжностей і правки виконувалися напряму в тексті договору, але тепер концепція нашого юридичного департаменту полягає в тому, щоб не ставити бюрократичні перешкоди менеджерам.
Ми перевели систему узгодження в CRM, де всі процеси перевіряються юристами, бухгалтерами та службою безпеки. Також, виключили юристів зі сценарію погодження тих документів, які може узгоджувати сам менеджер.
Це дозволило суттєво скоротити час роботи юриста. У деяких процесах навіть юрист необов’язково бере участь.
-
1Договори на доставкуМи не укладаємо довгострокові договори з перевізниками, оскільки є випадки, коли вони можуть прийти до нас тільки один раз. Договори укладає наш менеджер транспортного відділу, який сам домовляється з перевізником щодо ціни, дати відвантаження та доставки вантажу.
-
2Договори транспортного відділуМенеджер транспортного відділу може самостійно прописувати маршрут та укладати договори без участі юриста. Ми періодично контролюємо програму, щоб у договорах не було нюансів та все було правильно з юридичної точки зору. Комерційну частину не чіпаємо, а бухгалтерія отримує дані у зручному для неї форматі.
Це дозволило нам не розширювати юридичний департамент при стрімкому рості компанії після приходу інвестицій Харайзен Кепітал, що не є прямо пропорційним росту персоналу.
Участь постачальників у процесі узгодження та підписання договорів
Наприклад, для менеджерів оренди є чек-лист пунктів, які потрібно узгодити з орендодавцем. Вже узгоджена інформація надходить до юристів для внесення в договір. Договір переноситься з Акс Драфту до системи «Вчасно» і відправляється контрагенту на підпис.
Якщо контрагент отримав договір і має якісь зауваження чи заперечення, тоді він звертається до менеджера. Менеджер знову домовляється, швидко вносить правки і договір перенаправляється на підпис контрагенту. Таких випадків дуже мало, тому вони не впливають на процеси в глобальному масштабі.
Також у відділі продажу реклами постачальників формуються звіти, акти наданих послуг і рахунки, які формуються в системі Акс Драфт і відправляються постачальнику у «Вчасно» на підпис.
Проходження податкової перевірки за 30 хв
Ми мали успішний досвід перевірки з приводу дотримання касової дисципліни на торгових точках.
Контролюючі органи зробили запит на підтверджувальні документи для деяких груп товарів. У нас облік відбувається в електронному вигляді. Внутрішнє переміщення між складом і торговими точками відбувається також.
Тож перевірка закінчилася через 30 хвилин. Після чого ревізор надав акт, що не має до нас зауважень. З паперовими документами цей процес зайняв би тижні.
Я вважаю, що наша держава рухається в сторону впровадження електронних документів. Це проявляється у програмі Дія, виписок з Пенсійного фонду, Ковід-сертифікатів у електронному форматі тощо. З часом, електронні документи стануть звичайною річчю, як колись були картки. Також це дозволить нам берегти наше довкілля та дерева.
Дізнайтесь більше про «Вчасно»
Замовте консультацію!
Дізнайтесь, як впровадити електронний документообіг у вашій компанії та як завдяки електронному документообігу спростити роботу з документами.
