Планово запровадити ЕДО у 19 відділах компанії та почати економити до 5 млн грн на рік: кейс мережі Аврора

Ще у 2021 році мережа «Аврора» почала замислюватись над впровадженням електронного документообігу. Тож в компанії розпочали пошук підрядника. Була створена робоча група, пошуком займався Project Manager, який аналізував потенційних партнерів і організовував із ними інтерв’ю.

Повноцінний перехід відбувся у лютому 2022 року. Сталось повномасштабне вторгнення і в компанії почали активно надсилати документи контрагентам через систему «Вчасно». Тоді паперовий документообіг та відправка через служби доставки фактично втратили актуальність, адже документи могли губитися, а швидке електронне підписання гарантувало їхню збереженість і доступність у будь-який момент.

Визначальним моментом став Всеукраїнський форум «Бізнес без паперу» — подія, яку щороку організовує команда «Вчасно» для провідних бізнесів країни.

Там команда «Аврори» особисто познайомилася з багатьма підприємцями.
Представники різних компаній ділилися своїми кейсами, а їм безперервно ставили запитання. На той момент ТТН (товарно-транспортні накладні) у телефоні здавалися чимось недосяжним. Саме тоді команда «Аврори» й зупинила свій вибір на «Вчасно».

Одним із головних страхів була неготовність контрагентів до змін. Це питання залишається актуальним і зараз, адже частина документообігу досі відбувається на папері.

В «Аврорі» сформували робочу групу та розпочали активну підготовку.

✔ Спершу проводили інтерв’ю з різними відділами, щоб врахувати їхні потреби та налаштувати сценарії під кожен із них.

✔ Детально аналізували бізнес-процес:

• відстежували рух документа в кожному конкретному відділі,
• визначали, які саме документи використовуються,
• розробляли оновлену модель документообігу.

✔ Першими документами, які тестували, стали договори та додаткові угоди. На цьому етапі суттєво допомагала команда «Вчасно» — вони брали участь у розробці сценаріїв і допомагали виправляти помилки.

Звісно, не все одразу працювало ідеально: траплялися моменти, коли налаштовані сценарії не спрацьовували, тому потрібно було постійно взаємодіяти та коригувати процеси.

Станом на зараз у «Вчасно» мережа «Аврора» підписує такі типи документів:

• Договори та додаткові угоди;
• Заявки та замовлення;
• Рахунки та акти виконаних робіт
• Видаткові накладні;
• Специфікації, офіційні листи, додатки та інше.

Процес впровадження ЕДО розділили на два етапи: тестування та масштабування.

Одним із перших відділів, де тестували електронний документообіг, став юридичний відділ. Завдяки впровадженню ЕДО команда юристів «Аврори» значно економить час на рутинних завданнях, а в деяких процесах їхня участь взагалі не є обов’язковою — співробітники самостійно погоджують стандартні документи. Детальніше про цей досвід описали у кейсі юридичного відділу.

Після цього переходили до другого етапу — масштабування системи на всю компанію. Такий підхід допоміг мінімізувати труднощі та зробити перехід максимально плавним.

Розпочали впровадження ЕДО в «Аврорі» ще у 2021-му, але активна фаза відбулася у 2022-му. Перший етап тривав близько року: тестували систему, визначали, що працює добре, а що потребує доопрацювання.

Наприкінці 2022 року стартувало масштабування, яке зайняло ще рік. Повністю завершити проєкт вдалося в грудні 2024-го.

Коли виникає потреба укласти договір, після перевірки він відправляється на підпис уповноваженій особі, яка є замовником відповідних послуг чи товарів.

Далі вся первинна документація передається відповідальному менеджеру за цим договором. Він перевіряє документ, підписує або відхиляє його.

Крім того, був автоматизований увесь процес: юрист визначає, до якого департаменту належить договір, вибирає відповідний сценарій і додає необхідні ярлики. Це значно спрощує пошук документів.

Завдяки впровадженню електронного документообігу загальна економія ресурсів для мережі «Аврора» вже склала 5 млн грн.

Команда «Аврори» активно працює над тим, щоб залучити якомога більше контрагентів до роботи з ЕДО. Для цього проводяться воркшопи в різних департаментах із залученням команди «Вчасно», а також створено окрему сторінку для навчання контрагентів.

Окрім внутрішніх тренінгів запровадили навчання для контрагентів, де вони можуть ставити запитання. Виявилося, що багато хто не хоче формувати первинні документи в електронному вигляді так, як потребує система.

Щоб спростити цей процес, на сайті запустили спеціальний інструмент: контрагенти можуть перейти за посиланням, сформувати необхідні документи (акти, видаткові накладні, акти звірки) та відправити їх у «Вчасно».

На етапі закриття проєкту в «Аврорі» провели опитування серед співробітників. Загальний рівень задоволеності був високим (оцінка команди впровадження – 97%, оцінка сервісу Вчасно – 94,4%). Втім завжди є шляхи для вдосконалення.

Тому крім загальної оцінки, команда «Аврори» зібрала детальний зворотний зв’язок щодо того, чого ще не вистачає в процесах. Це дає чітке розуміння, у якому напрямку рухатися далі, щоб зробити систему ще більш ефективною та зручною.

Коли вже масштабували процес на всю компанію, основний фокус був на зовнішніх документах і роботі з контрагентами. Але в «Аврорі» прагнуть вдосконалювати і далі всі процеси.

Мета — досягти такого рівня автоматизації, щоб, наприклад, укладання певних типів договорів відбувалося без участі юристів.

У 2025 році «Аврора» планує подальшу цифровізацію процесів, зокрема впровадження EDI та створення єдиного електронного архіву.

Щодо архіву, наразі ще не знайшли ідеального рішення, яке б повністю відповідало вимогам мережі.

В компанії звикли працювати зі зручними сервісами та очікують високої швидкості та простоти використання. Поки що централізованого архіву немає: електронні документи зберігаються у «Вчасно», а паперові — у класичних архівах кількох департаментів.

Головне в процесі впровадження електронного документообігу — це команда. Всі учасники робочої групи повинні бути ініціативними, зацікавленими та готовими рухати зміни вперед. Коли команда справді вірить у проєкт і мотивована, результат буде значно кращим.

Не менш важливо знайти надійного підрядника, який оперативно реагуватиме на запити, підтримуватиме вашу команду та сприятиме успішному впровадженню.

До прикладу, співробітників, які активно просували проєкт впровадження ЕДО, в «Аврорі» відзначили та подарували подарунки. Це не лише приємний бонус, а й чудова мотивація для інших долучатися до змін.

Перед видачею КЕП важливо ретельно оцінити реальну потребу в ньому. Буває, що сертифікати видаються, але співробітники ними не користуються, і в результаті ресурси витрачаються даремно. Тому краще заздалегідь визначити, кому КЕП дійсно потрібен, і забезпечити належне навчання для його ефективного використання.

Читайте також: Як підвищити ефективність кадрових процесів на 80%: досвід компанії «Радехівський цукор» (ТМ Діамант)