Результати впровадження електронних сервісів
Що спонукало компанію перейти на EDI?
Компанія «Фокстрот» щомісяця генерує понад 100 000 документів, що потребує значних ресурсів: тисячі годин роботи співробітників, витрати на архівацію та обслуговування великих архівних приміщень. За допомогою сервісу EDI ми планували зменшити витрати.
Як раніше працювали з ЮЗД?
Сервіс ЮЗД (юридично значущий документообіг) — надає змогу обмінюватися структурованими (xml-документи) та/або неструктурованим (docx, xlsx, png, pdf, jpg та ін.) документами із використанням КЕП (кваліфікованого електронного підпису).
Починали так, як всі: кваліфіковані спеціалісти (наприклад, бухгалтери) працювали на платформі провайдера. Далі ми спробували запровадити цю ж систему роботи із постачальниками.
Проте, після тестування з 10 постачальниками впродовж місяця, склад попросив додаткових спеціалістів, які могли б працювати у цій системі і розбиратися з документами. Стало зрозуміло, що впровадження ЕДО — безальтернативне рішення.
Тепер всі працівники працюють безпосередньо в обліковій системі, а співробітники, які долучені до документообігу (бухгалтери, працівники складу, обліковці), бачать всі документи на будь-якій стадії створення.
Яким чином працюєте із постачальниками у EDI?
Робота з постачальниками у нас починається з укладення договорів і оформлення замовлень. З усіма постачальниками ми обмінюємося даними по замовленнях виключно через систему EDI.
Загалом використовуємо дві схеми роботи — коротку і подовжену.
По короткій схемі ми отримуємо прайси від постачальника, які містять коди, найменування товару, ціни, кількість товару, його доступність тощо. А далі — обробляємо замовлення, де задіяні всього 4 документи:
- Замовлення постачальнику;
- Підтвердження замовлення постачальнику;
- Повідомлення про відвантаження;
- Видаткова накладна;
Подовжена схема використовується у разі, якщо ми попередньо узгоджуємо велику партію товару. Тільки після підтвердження постачальником, розподіляємо товари між нашими місцями доставки і отримуємо їх згідно з графіками.
Як постачальники реагували на впровадження ЕДО?
Впровадження електронного документообігу з постачальниками розпочалося у відповідь на їхній запит. Спочатку лише 4% постачальників були готові працювати за новою схемою.
Проте, коли наші фахівці із закупівель звиклися і переконалися у вигодах ЕДО, то почали активно рекомендувати його постачальникам. Так й інші контрагенти побачили, що документи підписуються вчасно, у той самий день, і рівень довіри до системи зріс.
Сьогодні ми постійно збільшуємо відсоток залучених постачальників, гнучко адаптуючи процеси під їхні можливості та потреби.
Які можливості «Вчасно» використовуєте?
Ми почали експериментувати з автоматизацією електронного документообігу одразу як тільки впровадили EDI.
Хмарні підписи «Вчасно.КЕП» стали в пригоді, коли нам потрібно було швидко забезпечити 400 співробітників електронно-цифровими підписами.
Підключати додаткові можливості було легко, адже «Вчасно.EDI», «Вчасно.ЕДО» і «Вчасно.КЕП» вдало інтегровані, і ми можемо ні на що не відволікатися. Просто побудували логіку і почали працювати.
Переваги автоматизації роботи з накладними
Ми автоматизували процес роботи з накладними від постачальників і отримали ряд переваг.
Економія часу. Співробітники більше не витрачають години на перевірку, внесення даних та узгодження. Всі кроки, відображені у схемі, могли б бути діями чи часом на прийняття рішень нашими співробітники.
Мінімізація помилок. Ручна робота завжди містить ризик людського фактора: помилки у цифрах, неправильне заповнення документів, втрата важливих файлів. Автоматизація мінімізує ці ризики, забезпечуючи точність та надійність у роботі з постачальниками.
Зменшення витрат. Автоматизація дозволяє уникнути супутніх витрат, наприклад, на зворотну доставку паперових документів.
Прозорість та контроль. Усі накладні зберігаються в єдиній системі, що забезпечує повний контроль та доступ до документів у будь-який момент. Можливість відстежувати статус кожної накладної та історію змін робить процеси управління більш прозорими та прогнозованими.
Про майбутні плани
Ми реалізуємо поетапну програму розвитку, розраховану на кілька років. Наші ключові цілі — інтеграція з усіма провайдерами ЕДО, автоматизація бізнес-операцій для їхньої повної синхронізації з обліковою системою, а також створення власного архіву юридично значущих документів.
Окремим важливим кроком стане впровадження електронної товарно-транспортної накладної (еТТН). Нам потрібно не лише автоматизувати створення еТТН, а й забезпечити коректне слідування маршрутом та формування всіх супровідних документів у потрібний час. Ми вже розпочали цю роботу й плануємо завершити її приблизно за рік.
Яка специфіка впровадження еТТН?
Ергономіка. Один із ключових аспектів впровадження електронної товарно-транспортної накладної (еТТН) — це зручність роботи на всіх рівнях процесу. Ми прагнемо створити систему, яка буде інтуїтивно зрозумілою та легкою у використанні для всіх. А також забезпечить безперебійну роботу у форс-мажорних обставинах.
Юридичний контур. Юридична узгодженість між усіма учасниками (вантажовідправником, вантажоодержувачем, логістичні оператором та ін.) мінімізує ризики, підвищить ефективність перевезень і зробити весь процес максимально прозорим і контрольованим.
Облікові системи. Для впровадження еТТН необхідний комплексний підхід до обліку та інтеграції з усіма контрагентами. Зокрема, актуальні довідники в кожному місці роботи з еТТН.
Організаційні заходи. Створення умов для ефективної роботи — забезпечити всіх учасників процесу необхідними ресурсами, інструментами та доступом до системи.
Більше про сервіс електронного обміну даними «Вчасно.EDI»
Ознайомтеся з усіма можливостями сервісу і почніть співпрацю.
