Для будь-якої компанії перевірка Державною фіскальною службою (ДФС) – це стрес. А проходження її з електронними документами поки не надто поширене в Україні. Тож для бізнесу така ситуація виглядає ще більш напруженою. Страх не досягти позитивного результату через формат документів заважає компанії швидше відмовлятися від паперів.
-
1По-перше, все легко підготувати й самостійно переглянути до приходу податківців.
-
2По-друге, такий формат унеможливлює махінації типу "ось був умовний акт виконаних робіт, а тепер зник".
Власний досвід
Компанія Zakupki.Prom.ua почала використовувати онлайн-обмін у лютому 2017 року.
Станом на листопад 2018-го 90% клієнтів торговельного майданчика вже відмовилися від паперів.
Тож, коли настав час готуватися до податкової перевірки, майже вся первинна документація компанії була не у теках і шафах, а в особистому кабінеті в сервісі електронного документообігу «Вчасно».
Податкова не має права не визнати документ тільки тому, що він електронний. Згідно із законодавством, форма документу жодним чином не впливає на його юридичну силу, значення має лише зміст. Тому відмова від паперів не створює додаткових складнощів. Навпаки: вже є тисячі кейсів у компаній, які переконалися, що так швидше, економніше і легше.
-
1По-перше, це виключає особистий фактор.
-
2По-друге, дає змогу оперативніше готувати документи, легше їх зберігати, суттєво прискорює обмін із партнерами.
-
3По-третє, фізичні підпис і печатку можна підробити, а якщо використовувати КЕП (ЕЦП), питань щодо юридичної чинності документів не виникатиме.
-
4По-четверте, відсутні ризики випадкового зникнення оригіналів.
Компанії мають право самі вирішувати, у якій формі вести документообіг. Інспектори, які до нас завітали, не вперше зіткнулися з документацією в електронному вигляді. Традиційно для такої перевірки вони попросили надати документи за певний період та по визначених контрагентах. Спочатку ми поцікавились у податківців, в якому вигляді надавати документи, і вони відповіли, що у зручному для візуального сприйняття, тобто на папері.
В інспекторів були запитання по суті операції та її відображення в обліку. Наприклад, до актів надання послуг з консультування вони просили надати звіт чи інші документи, що підтверджували дійсність та реальність операції. А ось щодо форми документів, тобто в паперовому чи електронному вигляді, запитань не було. Як і не виникло потреби переконувати у дійсності накладених кваліфікованих електронних підписів (КЕП, раніше – електронний цифровий підпис (ЕЦП).
Дізнайтесь більше про «Вчасно»
Замовте консультацію! Дізнайтесь, як швидко впровадити електронний документообіг у вашій компанії, скоротити витрати та час команди на опрацювання паперів.
