У щоденній роботі торговельних мереж і постачальників в ході постачання товарів виникає потреба обмінюватися документами, які не належать до стандартних EDI, — актами, сертифікатами, товарно-транспортними накладними тощо. Раніше для цього використовували електронну пошту або месенджери. Це створювало затримки, помилки та плутанину.
Щоб зробити обмін такими документами зручним, у системах електронного документообігу використовується окреме повідомлення — CONDRA. У цій статті розберемо, що це таке, у яких бізнес-процесах застосовується і як правильно ним користуватись.
Що таке CONDRA?
CONDRA (Drawing Administration Message) — це одне з EDI-повідомлень, призначене для передавання файлів у форматах .pdf, .jpg тощо. Такі файли не є стандартними EDI-документами, але важливі для торгівельних бізнес-процесів. Зокрема, за допомогою CONDRA партнери можуть надсилати один одному такі документи:
- рахунки на оплату;
- акти виконаних робіт;
- сертифікати якості на товари;
- договори і додаткові угоди;
- претензії по якості, цінам, недопоставкам тощо.
Документи надсилаються та відображаються у вигляді вкладень до EDI-повідомлення. За потреби їх можна підписати електронним підписом безпосередньо в EDI-сервісі. Це надає документам юридичної сили. EDI-сервіси (такі як «Вчасно.EDI») дають можливість підписувати документи в єдиному інтерфейсі, не перемикаючись між застосунками.
Більше про сервіс електронного обміну даними «Вчасно.EDI»
Ознайомтеся з усіма можливостями сервісу і почніть співпрацю.
Дізнатись більше про EDIЯкі проблеми в торгівлі вирішує CONDRA?
До появи CONDRA обмін нестандартними документами відбувався через сторонні канали — електронну пошту, месенджери або інші системи. Це призводило до:
- затримок у відвантаженні та оплаті;
- ризику помилок, коли документи надсилали не тим контрагентам;
- проблем зі зберіганням — важко було знайти потрібний документ серед десятків листів чи паперових архівів.
За допомогою CONDRA менеджер надсилає необхідні документи з прив’язкою до потрібного EDI-повідомлення. Тож партнери бачать їх у структурі ланцюжка постачання і можуть швидко оцінити, чи всі вимоги щодо документів на поставку товару виконані. Весь документообіг під час постачання відбувається через EDI-сервіс, партнерам не потрібно використовувати сторонні програми.
В EDI-сервісах вкладені документи можна надсилати не лише в ланцюжку постачання, а і як окреме повідомлення. Так мережі надсилають постачальникам договори, додаткові угоди, штрафні санкції, розрахунки премій і бонусів та інші документи, передбачені бізнес-процесами.
Як мережі і постачальники використовують CONDRA?
Сьогодні CONDRA — обов’язкова вимога багатьох торговельних мереж до EDI-провайдерів. Постачальники, які співпрацюють із цими мережами, також повинні її використовувати.
CONDRA допомагає автоматизувати багато бізнес-процесів, які традиційно склалися в роботі великих торговельних мереж із постачальниками. Розглянемо найбільш поширені з них.
Підтвердження якості товарів
Продовольчі мережі часто вимагають від постачальників сертифікати якості на продукцію. Це дозволяє їм контролювати якість товару на полицях.
Сертифікати, які постачальник передає в папері або надсилає електронною поштою, часто губляться. Навіть якщо мережа їх отримала, їх важко шукати під час перевірки або укладання важливих угод. Це призводить до плутанини, комерційних втрат, штрафів. Тому постачальник додає сертифікат до видаткової накладної, дотримуючись вимог мережі і спрощуючи їй подальше зберігання та пошук документів.
Підтвердження оплати послуг
Мережі сплачують постачальникам кошти за різноманітні послуги (логістичні, маркетингові тощо), надані протягом певного періоду часу. За умовами банків, оплата може надходити протягом 3–5 днів, однак мережа повинна одразу підтвердити платіж. Для цього вона надсилає скан-копію підтвердження оплати через CONDRA.
Штрафи за неналежні поставки
Мережі часто надсилають штрафи постачальникам за певний період часу (наприклад, щомісяця). CONDRA дозволяє мережі надсилати постачальнику документ про нарахування штрафу, який обидві сторони підписують електронним підписом, щоб дотриматися вимог законодавства.
Як зберігаються CONDRA-документи?
Усі вкладення, надіслані через CONDRA у «Вчасно.EDI», зберігаються у захищеному хмарному архіві. Документи захищені від будь-якого стороннього доступу, доступ до них мають лише уповноважені користувачі.
Користувачі «Вчасно.EDI», які мають доступ до архіву, завжди можуть переглядати документи або сортувати їх для швидшого пошуку. Для всіх документів в архіві вказаний статус опрацювання («Очікує підпису», «Підписаний усіма», «Завершено» тощо).
Висновок
CONDRA суттєво спрощує та автоматизує обмін документами, які раніше передавались вручну або через сторонні сервіси. Постачальники й торговельні мережі можуть швидко обмінюватися рахунками, актами, сертифікатами якості, договорами та іншими важливими файлами.
Це усуває затримки та ризик помилок, що виникають при обміні документами електронною поштою або месенджерами, дозволяючи партнерам швидко підтверджувати якість товарів, оплату послуг, штрафи та інші фінансові операції.
Завдяки CONDRA всі необхідні документи прив’язуються до конкретних EDI-повідомлень, бізнес-процеси стають прозорими та контрольованими.
Усі документи можна підписати в єдиному інтерфейсі електронним підписом, що надає їм юридичної сили та виключає необхідність дублювати обмін через інші канали.
