Система EDI для торговельних мереж — як налагодити роботу з постачальниками

Використання EDI-платформ поступово стає стандартом в роботі торговельних мереж. Як працює система EDI в українській торгівлі і які переваги дає компаніям — поговоримо у статті.

Як відбувається документообіг у торговельних мережах

Бізнес-процеси в роздрібній торгівлі потребують постійного документообігу. Торговельні мережі щодня обмінюються з постачальниками замовленнями на купівлю товарів, рахунками-фактурами, накладними та іншими документами.

Якщо партнери надсилають один одному паперові документи, це спричиняє багато незручностей:

• працівники компаній змушені вручну переносити дані до власних облікових систем;
• постачальники відправляють документи разом із товарами — в дорозі вони можуть губитися або псуватися;
• у випадках розбіжностей під час приймання товару працівникам доводиться заново складати і підписувати документи;
• компанії повинні зберігати архів документів.

За таких умов компанії витрачають багато часу на оформлення документів. Через це товар може невчасно потрапити на полиці супермаркетів, а мережа — втратити потенційний прибуток.

Крім цього, документи на товар стають основою для податкової звітності. Якщо архів документів великий, бухгалтеру буває складно швидко знайти потрібний документ на запит податкового інспектора. Щоб уникнути таких незручностей, все більше торговельних мереж переходять на сервіси EDI в обміні даними з постачальниками.

EDI — система електронного обміну даними

Система EDI допомагає торговельним мережам налагоджувати бізнес-процеси з постачальниками: керувати фінансовими потоками і ланцюжками поставок.

Щоб компанії в усьому світі могли обмінюватись EDI-документами, в системі використовуються стандартні формати обміну даними (EANCOM, EDIFACT, ANSI X12 та ін.). Завдяки цьому компанії обмінюються інформацією швидко і безперебійно та повністю автоматизують постачання товарів.

Наприклад, щоб замовити товар постачальнику, працівник торговельної мережі створює файл замовлення і зазначає в ньому дату замовлення, коди і назви товарів, місце доставки та іншу необхідну інформацію. Після цього платформа EDI переводить дані у стандартний формат і надсилає документ постачальнику. Він отримує документ в EDI-сервісі і таким же чином надсилає працівнику мережі зворотні документи (наприклад, підтвердження замовлення).

Сервіс електронного обміну даними EDI повністю автоматизують процес постачання товарів. Всі дані, потрібні для обміну повідомленнями між мережею і постачальником, приведені до єдиного формату. Завдяки цьому всі компанії, які переходять на EDI, можуть зручно взаємодіяти в межах сервісу і швидко обмінюватись повідомленнями.

Переваги впровадження системи EDI

EDI був винайдений як альтернатива паперовому обміну документами. Однак і досі значна кількість торговельних мереж обмінюється з постачальниками документами в папері.

Практика роздрібної торгівлі показала переваги EDI-сервісів. Головні з них:

Економія часу. Компанії, що обмінюються паперовими документами, витрачають багато часу на оформлення рахунків і накладних, обробку замовлень і введення даних в облікову систему. Платформи EDI автоматизують рутинні процеси і економлять працівникам час і зусилля.

EDI також економить час на надсилання документів. Працівники торговельних мереж швидше ухвалюють бізнес-рішення і реагують на збої в постачанні товарів.

Менша кількість помилок. Завдяки автоматичній обробці в EDI-сервісах працівники торговельних мереж уникають помилок. Точність в оформленні документів під час постачання товарів дозволяють мережам і постачальникам уникати податкових штрафів і судових позовів.

Безпека. Сервіси EDI надійно захищають дані користувачів від стороннього доступу і забезпечують надійне зберігання документів. Наприклад, у «Вчасно.EDI» усі дані зберігаються на серверах Amazon — одних із найбільш надійних у світі.

Широкі можливості інтеграції. ЕDI-платформи інтегровані з багатьма обліковими системами. Тому працівнику не потрібно вводити дані вручну.

В EDI-документах усі дані чітко структуровані. З них можна легко виокремити ті, що потрібні для обліку товарів та інших логістичних процесів.

Досвід впровадження сервісу «Вчасно.EDI»

Понад 80 українських торговельних мереж обмінюються документами з постачальниками за допомогою сервісу «Вчасно.EDI». Зокрема, для мережі супермаркетів Ultramarket перехід на EDI став частиною великого проекту із переходу на електронний документообіг.

Комплексно використовують сервіси EDI і ЕДО і ті компанії, які співпрацюють із корпоративними клієнтами. У них виникає потреба підписувати юридично значимі документи (договори, угоди, накладні тощо), які уможливлюють безготівковий розрахунок за товари. Зокрема, для таких потреб використовує сервіси «Вчасно.EDI» і «Вчасно.ЕДО» компанія «Rozetka».

Як почати співпрацю з «Вчасно.EDI»

Сервіс «Вчасно.EDI» дає можливість торговельним компаніям вирішувати багато поточних завдань:

• автоматизувати весь ланцюг постачання товарів;
• працювати з усіма контрагентами в зручному інтерфейсі;
• вчасно отримувати замовлення;
• уникати помилок у документах і своєчасно коригувати їх.