EDI — що це і як працює в бізнесі?

Використання цифрових інструментів стає необхідністю в багатьох галузях бізнесу. Зокрема, сервіси EDI поступово стають стандартом у торгівлі. Як вони працюють і які переваги дають бізнесу — поговоримо у статті.

Що таке EDI

EDI (Electronic Data Interchange) — це обмін електронними даними в бізнесі. За допомогою цієї технології компанії передають одна одній торгові, транспортні та інші дані й таким чином керують бізнес-процесами.

Електронний обмін документами EDI був впроваджений в США в ІІ половині ХХ століття. Згодом цією технологією стали користуватися в Європі й в усьому світі. Через це виникла потреба у стандартизації документів (зокрема, їхнього формату, переліку обов’язкових даних тощо). Особливо гостро це питання постало з розвитком облікових систем. Компаніям потрібно було не лише дотримуватись правил торгівлі, а й знайти спільні технічні рішення, щоб спростити обмін даними.

Стандарти передавання даних в EDI

EDI базується на ряді міжнародних стандартів, розроблених для торговельної галузі. Найголовніші з них:

• UN/EDIFACT — правила ООН щодо електронного обміну документами для державного управління, торгівлі і транспорту;
• UN/CEFACT — стандарт Центру ООН зі спрощення процедур міжнародної торгівлі й електронного бізнесу;
• GS1 — міжнародна система стандартів, що охоплює понад 100 країн;
• GS1 EANCOM — міжнародний стандарт для роздрібної торгівлі;
• GS1 XML — стандарт EDI-повідомлень в ланцюгах постачання в системі GS1.

Види документів в EDI

В сервісах електронного обміну даними стандартизовано понад 100 типів документів, що використовуються в торгівлі, логістиці та інших галузях. Найчастіше клієнти обмінюються такими EDI-документами:

• каталог товарів (PRICAT) — електронний перелік товарів, що містить детальні дані по ним: код товару, опис, ціна, розмір, вага, колір, термін придатності та ін.;
• замовлення (ORDERS) — документ із детальною інформацією про товари або послуги, замовлені у постачальника (кількість, ціна, дата, адреса доставки та ін.);
• відповідь на замовлення (ORDRSP) — документ із повідомленням про те, що постачальник підтверджує або не підтверджує поставку замовлених позицій повністю або частково;
• повідомлення про відвантаження (DESADV) — електронний документ, що містить точні дані по товарам, які будуть відвантажені зі складу і поїдуть до замовника;
• накладна (DELNOT) — електронний документ, що засвідчує факт передачі товару від замовника отримувачу або перевізнику і підписується КЕП. Також існує й інший популярний на українському ринку формат видаткових накладних — COMDOC. Сервіс «Вчасно.EDI» підтримує обидва формати цих електронних документів;
• повідомлення про прийом (RECADV) — електронне повідомлення, що інформує постачальника про фактично прийняту продукцію;
• рахунок-фактура (INVOIC) — електронний рахунок на оплату товарів. Він містить реквізити клієнта, номери і дати замовлення, найменування товарів, ціну та ін.;
• звіт про залишки на складі (INVRPT) – електронне повідомлення, що містить інформацію про залишки товарів на складі чи в магазині, що дозволяє краще планувати наступні поставки.

Як працює EDI

Обмін електронними даними відбувається між програмними платформами замовника і постачальника. Посередником між ними виступає EDI-провайдер.

Комерційна інформація, якою обмінюються учасники, може мати різний вигляд (електронні таблиці, текстові документи, бази даних тощо). Система EDI структурує цю інформацію і надсилає в стандартизованому форматі. Завдяки цьому отримувач може виокремити з документа потрібні йому дані і завантажити у власну облікову систему.

Торговельні партнери, що обмінюються даними в EDI-форматі, повинні дотримуватися норм чинного законодавства. Зокрема, особливі вимоги висуваються до первинних документів, оскільки вони є юридично значущими. На EDI-платформах стандартизовані всі первинні документи, котрі супроводжують ланцюги постачання товарів. Щоб надати документу юридичну силу, учасники обміну підписують документи в EDI-сервісі кваліфікованим електронним підписом (КЕПом).

Переваги використання EDI

EDI має ряд переваг над обміном паперовими документами. Розглянемо їх на прикладі сервісу «Вчасно.EDI».

Швидкість обміну інформацією. Обмінюючись паперовими первинними документами, мережі витрачають багато часу на друк, відправку кур’єрською службою, очікування підписаних документів тощо. Якщо при цьому одна зі сторін припускається помилок, час на оформлення і надсилання збільшується вдвічі. Щоб надіслати електронну видаткову накладну або інший документ у «Вчасно.EDI», потрібно декілька секунд. Таким чином, документи оформлені ще до того, як товар буде доставлено замовнику.

Можливість контролювати бізнес-процеси. Від замовлення до реєстрації податкової накладної є ще 3 проміжних документа, які оформляються в момент перевірки залишків на складі, відвантаження та приймання. На кожному з цих етапів можна перевірити проблеми в логістиці і вчасно їх вирішити.

Широкі можливості інтеграції. Торговельні мережі можуть повністю інтегрувати «Вчасно.EDI» зі своєю обліковою системою і працювати в зручному для себе середовищі. Для постачальників у «Вчасно.EDI» розроблені інтеграційні модулі.

Зручне зберігання архіву. Великий обсяг первинних документів потребує великого приміщення для зберігання архіву і певної кількості архівних працівників. У «Вчасно.EDI» документи зберігаються у хмарному архіві. Користувач сервісу може швидко знайти потрібний документ за датою, ЄДРПОУ або іншими реквізитами.