EDI і ЕДО — в чому різниця?

Компанії, що працюють в галузі ритейлу, часто використовують системи EDI та ЕДО. В чому особливості кожної з них? Які завдання вони вирішують у торгівлі? Про це розповімо у статті.

EDI — електронний обмін даними

EDI — це обмін структурованими файлами, який спрощує замовлення і постачання товарів у ритейлі. Ця система виникла в 70-х роках у США. На той час кожна компанія вела облік товарів по-різному. Замовлення товарів у постачальника займало у працівників торговельної мережі багато часу. Тому виникла потреба стандартизувати процес поставки товарів і дані, необхідні для цього.

В системі EDI дані становлять структурований файл замовлення. Мережа надсилає його постачальнику. Дані описують, які товари, в якій кількості й за якою ціною мережа замовляє у постачальника, коли і на який склад вони повинні бути доставлені. У відповідь постачальник підтверджує замовлення, корегує або відхиляє його.

І у постачальника, і у мережі є попередні налаштування для того, щоб обмінюватися повідомленнями за єдиним стандартом і замовляти товари. EDI — це своєрідний місток, який переводить усі повідомлення в стандартний формат, зрозумілий обом сторонам. Компанія може отримувати такі повідомлення на EDI-платформі або в своїй обліковій системі (якщо вона інтегрувала її з сервісом EDI).

Які типи повідомлень передбачені в EDI?

Стандарти EDI виокремлюють понад 100 типів документів, що використовуються у постачанні товарів. Головні з них:

  • замовлення (ORDERS) — документ із детальною інформацією про товари або послуги, замовлені у постачальника;
  • відповідь на замовлення (ORDRSP) — документ із повідомленням про те, що постачальник підтверджує або не підтверджує поставку замовлених позицій повністю або частково;
  • повідомлення про відвантаження (DESADV) — електронне повідомлення про успішне відвантаження товарів зі складу, яке містить детальну інформацію про товарні позиції;
  • накладна (DELNOT, COMDOC) — електронний документ, що засвідчує факт передачі товару від замовника отримувачу або перевізнику;
  • рахунок-фактура (INVOIC) — електронний рахунок на оплату товарів та ін.;
  • каталог товарів (PRICAT) — електронний перелік товарів, що містить детальні дані по ним: код товару, опис, ціна, розмір, вага, колір, термін придатності тощо.

Поставка товарів закінчується підписанням юридично значущого документа, який підтверджує господарську операцію — поставку товарів. Найчастіше це видаткова накладна. Постачальник надсилає вже підписану накладну, мережа перевіряє дані в ній і також накладає електронний підпис.

ЕДО — електронний документообіг

Електронний документообіг, як і паперовий, включає в себе кілька етапів: створення, погодження, підписання, обміну, зберігання документів. Для цього використовують захищені платформи — сервіси ЕДО.

ЕДО охоплює такі бізнес-процеси в компанії, які пов’язані з оформленням юридично значущих документів. Наприклад, у торговельних мережах окрім постачання товарів є й інші напрями роботи, що мають бути задокументовані:

Компанії обробляють електронні документи значно швидше, ніж паперові. Ризики втрати документів і помилок в ЕДО зведені до мінімуму.

Електронний документообіг регламентований чинним законодавством. Юридичну силу електронним документам дає кваліфікований електронний підпис (КЕП).

Системи ЕДО дають можливість обмінюватися різноманітними електронними документами. Вони супроводжують різні напрями діяльності компаній, зокрема:

  • електронний контрактинг (договори, додаткові угоди, контракти);
  • кадровий ЕДО (кадрові накази, особовий листок з обліку кадрів, форма П-2);
  • електронний обмін первинними документами (накладні, касові ордери);
  • фінансовий ЕДО (звіти, акти, квитанції) та ін.

Чи можуть EDI і ЕДО працювати разом?

До ланцюжка постачання входить формування юридично значущих документів (видаткових, прибуткових, товарно-транспортних накладних). Тому вони відображаються в системі EDI. В сервісах EDI їх можна створювати, підписувати і надсилати контрагенту. Накладну можна також створити в сервісі ЕДО або в обліковій системі.

На практиці бухгалтери найчастіше створюють накладні в обліковій системі. Далі можуть відправити їх контрагенту в ЕДО або EDI. Якщо облікова система не інтегрована з EDI, можна заново створити накладну в EDI-сервісі. Таким чином бухгалтери можуть відстежувати, з яким саме замовленням пов’язана накладна.

Екосистема сервісів «Вчасно» включає в себе платформи EDI та ЕДО. Якщо документ створений у «Вчасно.EDI», він автоматично дублюється і у «Вчасно.ЕДО». В обох сервісах відбувається єдиний процес підписання документа, після чого накладна зберігається в архіві «Вчасно.ЕДО».

Які цифрові інструменти потрібні торговим компаніям?

EDI і ЕДО вирішують у бізнесі різні завдання. Однак обидві системи доповнюють одна одну в автоматизації процесів у компанії. Тому їх можна поєднувати.
Більшість торгових компаній переходять на електронні документи поступово, виходячи з власних потреб. Тому вони можуть впроваджувати EDI або ЕДО на різних етапах автоматизації. Зокрема, так зробила мережа супермаркетів UltraMarket.

В 2021 році ми почали перехід на електронний документообіг. Ми впровадили сервіс «Вчасно.ЕДО» в тих відділах компанії, де паперових документів найбільше — в бухгалтерії та юридичному департаменті. Зокрема, перевели в електронну форму договори, акти звірки та інші бухгалтерські документи.

Наступним кроком стало впровадження «Вчасно.EDI». Перш за все, ми автоматизували замовлення товарів, тому що саме тут виникає найбільше помилок. В наших подальших планах — автоматизувати й інші процеси, пов’язані з постачанням товарів.

— Сергій Галаса, IT-директор мережі UltraMarket

Важливим документом у постачанні товарів є товарно-транспортна накладна (ТТН). Вона необхідна на етапі доставки і містить кількісні дані про товар, відомості про транспортний засіб тощо.

Держава анонсувала перехід на електронні ТТН після закінчення воєнного стану. Але вже зараз торговельні компанії можуть тестувати сервіси електронних ТТН від офіційних провайдерів.

Електронна ТТН є елементом ланцюжка постачання. Тому її можна створювати на EDI-платформах — наприклад, у «Вчасно.EDI». Сформувати її можна і в окремому сервісі «Вчасно.ТТН», щоб нею могли користуватись водії під час доставки товарів.

Щоб підписати еТТН, усім учасникам перевезення (відправнику, водію, отримувачу вантажу) потрібен КЕП. На практиці у водія часто немає можливості підписати еТТН файловим або апаратним ключем. Тому оптимальним рішенням є хмарний електронний підпис.

Використання електронних підписів спростить і процедуру приймання товарів. У більшості випадків усі накладні підписує головний бухгалтер мережі. Тож компанії прагнуть оптимізувати схему документообігу постачання і підписувати електронні накладні. В таких випадках КЕП потрібен працівникам, які приймають товар.

Екосистема сервісів «Вчасно»

«Вчасно» пропонує сервіси, які допомагають торговельним компаніям вирішити багато поточних завдань:

Сервіси «Вчасно» легко інтегруються один з одним. Можливість технічних помилок у них зведена до мінімуму.

Замовте розгорнуту презентацію сервісу

Автоматизуйте роботу, підписуйте та відправляйте документи з будь-якої облікової системи або особистого кабінету вашого сайту.

Поширені питання

Чи є законними електронні внутрішні документи підприємства?

Електронні документи мають таку ж юридичну силу, як і паперові екземпляри. Це підтверджує Закон України “Про електронні довірчі послуги”. Зокрема, у законі зазначено, що юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Що робити з паперовими документами при переході на електронний внутрішній документообіг?

Існуючий паперовий архів залишається в організації, допоки не завершиться термін зберігання паперових документів, який, згідно норм Мінюсту, складає 3 роки.

Як надавати електронні внутрішні документи при перевірках?

При перевірці держоргани можуть вилучати оригінали електронних документів з КЕП, які записуються на електронний носій. Також перевіряючі можуть попросити роздруковані копії електронних документів, вони завіряються керівником організації та печаткою.