Як постачальникам почати співпрацю з мультимаркетом Аврора: перехід на електронні видаткові накладні з «Вчасно.EDI»

Мультимаркет «Аврора» активно цифровізує та оптимізує процеси постачання. Мережа повністю відмовилась від використання файлів у форматі Excel перед поставкою та паперових видаткових накладних.

Таке рішення має переваги як для самої мережі, так і для постачальників. Наприклад, система EDI дозволяє підписувати документи в режимі онлайн — накладну підписують ще до того, як водій повертається на склад постачальника.

Крім того, автоматизація мінімізує ручні помилки, оскільки система дозволяє перевіряти коректність цін та кількості товарів ще до оформлення документів. Важливим чинником є також підготовка до майбутніх змін: з 1 січня 2027 року в Україні очікується обов’язкове впровадження електронної товарно-транспортної накладної (еТТН), і перехід на електронні видаткові накладні є своєрідним «домашнім завданням» для підготовки до цих змін.

У цій статті розповімо, як постачальники можуть розпочати співпрацю з мережею «Аврора», використовуючи електронні накладні в сервісі «Вчасно.EDI».

Електронний ланцюжок документів (EDI): як побудований процес

Робота через EDI-провайдера (наприклад, «Вчасно.EDI») — це чітка послідовність обміну електронними документами. Базовий ланцюжок складається з таких етапів:

• отримання замовлення від мережі (ORDER);
• надсилання підтвердження замовлення постачальником (ORDRSP);
• формування повідомлення про відвантаження (DESADV);
• створення електронної видаткової накладної (COMDOC_006).

Ключовим елементом цього ланцюжка є «Повідомлення про відвантаження». Постачальники відправляють цей документ за день до фактичної поставки. Якщо поставка планується на неділю або понеділок, згідно з правилами мережі, документ має бути відправлений у п’ятницю до 14:00.

Якщо постачальник пропустить цей етап або відправить недостатню кількість документів, мережа може відмовити у прийманні товару, оскільки система не створить прихід. Кількість повідомлень про відвантаження також обов’язково має відповідати кількості видаткових накладних.

Для управління розбіжностями використовують процес анулювання електронних документів. Якщо після поставки виявляються критичні невідповідності, сторони підписують запит на анулювання і тимчасово переходять до паперових накладних. У майбутньому «Аврора» допрацює цей процес та впровадить електронні акти про виявлені розбіжності й накладні на повернення.

Підготовка даних: головна вимога до постачальників

За внутрішніми даними мережі найбільш вразливим місцем у процесі цифровізації є якість даних. За статистикою тестового періоду, 80% усіх відхилених накладних мали проблеми з назвами товару, а ще 20% — невідповідності за кодом УКТЗЕД.

• Синхронізація з податковою накладною
  Назви товарів, одиниці виміру (наприклад, «штука» чи «упаковка») та коди УКТЗЕД у каталозі EDI-провайдера мають збігатися з даними, які постачальник реєструє у своїй податковій накладній.
• Артикул мережі та штрих-код
  Система «Аврори» ідентифікує товар виключно за штрих-кодом та артикулом самої мережі. Внутрішній артикул постачальника не є унікальним для мережі, тому його не використовують для ідентифікації в документах.
• Коректні реквізити
  Постачальник має уважно заповнити правильний IBAN у налаштуваннях провайдера. У майбутньому процес оплати буде повністю автоматизований саме на основі цих реквізитів.
• Правила округлення цін
  Важливо звернути увагу на математику цін: ціна товару з ПДВ 20% має бути кратною 6 (щоб при розрахунку не виникало третього знака після коми), а ціна без ПДВ має бути кратною 5.

Покроковий алгоритм підключення до електронного обміну з мультимаркетом Аврора

Щоб повністю перевести обмін документами в електронний формат, постачальнику необхідно зробити три кроки:

1. Заповнити довідники
   Актуалізуйте каталог товарів на платформі провайдера: додайте артикули мережі, штрих-коди, коди УКТЗЕД, правильні назви та ціни.
2. Верифікувати дані
   Зробіть скріншот заповненого товарного довідника (або електронної накладної, сформованої на порталі). Надішліть його мережі разом із прикладом податкової накладної (можна за минулі періоди). Це перевірить ідентичність даних.
3. Отримати підтвердження
   Якщо дані збігаються, мережа повідомляє постачальнику про підключення. Після цього з наступних поставок можна повноцінно використовувати електронні видаткові накладні.

Перехідний період та робота з паперовими документами

Щоб уникнути зривів поставок, «Аврора» передбачила перехідний період для адаптації. Протягом цього періоду в роботі з постачальниками залишатимуться такі процеси:

• Дублювання документів: протягом першого місяця після підключення до системи електронних накладних постачальники мають продовжувати надсилати дані у форматі Excel. Протягом трьох місяців потрібно дублювати видаткові накладні ще й у паперовому вигляді для підстраховки на випадок збоїв.
• Товарно-транспортні накладні (ТТН): паперові ТТН наразі залишаються обов’язковими, мережа від них поки що не відмовляється і їх потрібно супроводжувати з кожною поставкою.
• Електронний підпис (КЕП): підписання електронних документів здійснюється ключами уповноважених матеріально відповідальних осіб на складах. Мережа не вимагає і сама не використовує електронну печатку підприємства (відповідно до чинного законодавства), достатньо лише підпису співробітника.

Найбільш поширені помилки, яких слід уникати

Щоб забезпечити безперебійну роботу, постачальникам варто уникати двох найпоширеніших технічних помилок:

• Некоректна дата підписання
  Близько 40% документів містять помилки в датах. Хоча постачальник відправляє повідомлення про відвантаження за день до поставки, видаткову накладну потрібно підписувати днем початку господарської операції (днем відвантаження товару). Наприклад, якщо ви відвантажуєте товар 21 квітня, накладна має бути датована і підписана 21 квітня (або пізніше), але не 20 квітня.
• Самовільна зміна реквізитів договору
  Постачальники не можуть змінювати номер та дату договору в системі EDI. Вони повинні повністю відповідати даним, які мережа надіслала у своєму замовленні. Якщо в замовленні є помилка, зверніться до мережі з проханням ще раз надіслати замовлення.

Перехід на електронні видаткові накладні за допомогою «Вчасно.EDI» — це послідовний крок, який робить бізнес-процеси між постачальниками та мультимаркетом «Аврора» ефективнішими та прозорішими. Ретельна підготовка даних, дотримання правильного ланцюжка документів та коректне використання електронних підписів усуває зайву паперову тяганину та пришвидшує процеси розрахунків.