Електронний обмін документами вже став звичною практикою в бізнесі. Однак ще й досі частина компаній обмінюється ними в паперовій формі, використовуючи служби кур’єрської доставки.
Ми спробували розібратися, які переваги є у кожного способа доставки документів. Для порівняння ми обрали кілька критеріїв, найважливіших для бізнесу.
Економія грошей
Вартість кур’єрської доставки по Україні одного документа — від 90 до 150 гривень. Після того, як контрагент підпише документ, його потрібно повернути відправнику — тож вартість подвоюється. До неї додаються витрати на роздрук, вартість конвертів тощо. Якщо в компанії великий обсяг зовнішніх документів, щомісяця вона витрачає на доставку значні суми.
Обмін документами в електронному вигляді позбавляє компанію додаткових витрат. Компанія замовляє в сервісі ЕДО тариф, виходячи з власних потреб і обсягу документообігу.
Економія часу
Кур’єрська доставка документів в обласні центри України становить 1-2 дні, а у віддалені регіони може займати до 5 днів. В умовах воєнного стану доставка в окремі райони взагалі може бути неможлива.
Щоб надіслати договір або накладну в сервісі ЕДО, потрібно зробити всього кілька кліків. Крім цього, користувачі сервісу можуть масово підписувати і надсилати велику кількість документів. Обмін між контрагентами відбувається значно швидше. Відповідно, пришвидшується і укладання угод, оплати за договорами та інші бізнес-процеси.
Затримка в підписанні
Під час документообігу в паперовій формі контрагент отримує документ, підписує його і надсилає назад відправнику. А отже, час на оформлення угоди або господарської операції збільшується вдвічі. Якщо одна зі сторін припускається помилки, весь цикл створення, надсилання і підписання починається спочатку. Таким чином договір або акт виконаних робіт у паперовій формі може бути завершений за тиждень.
Сервіси ЕДО скорочують цикл підписання до кількох годин. Контрагенти можуть оперативно виправляти помилки в документах і погоджувати їхні версії. Це значно пришвидшує бізнес-процеси, а тому дає компанії переваги над конкурентами, які підписують документи в папері.
Безпека документів
У випадках кур’єрської доставки документів певні ризики пов’язані з людським чинником. Якщо компанія замовляє доставку у віддалений регіон, лист може почергово опрацьовувати кілька працівників кур’єрської служби. Чим більше таких контактів відбувається до того, як документ надходить до адресата, тим вища загроза конфіденційності.
Сервіси ЕДО усувають такі ризики. Відповідальні працівники компаній можуть налаштовувати права доступу для інших співробітників. Іншими словами, вони визначають перелік осіб, які можуть переглядати, погоджувати і підписувати документи. Це забезпечує конфіденційність комерційної інформації.
Зберігання
Більшість служб експрес-доставки документів несе за них матеріальну відповідальність. Однак, коли компанія пересилає документи на велику відстань, вони можуть загубиться.
Після завантаження в сервіс ЕДО документ зберігається в хмарному сховищі. Тож імовірність його втрати зведена до нуля. Користувач може використовувати різноманітні фільтри і швидко знаходити документ в архіві за різними атрибутами: назвою компанії-контрагента, кодом ЄДРПОУ, статусом документа тощо.
Тож порівняймо переваги і недоліки кожного зі способів доставки в таблиці:
| Кур’єрська доставка | Електронний обмін документами | |
| Економія грошей | ❌ | ✅ |
| Економія часу | ❌ | ✅ |
| Затримка в підписанні | ❌ | ✅ |
| Безпека документів | ❌ | ✅ |
| Зберігання | ❌ | ✅ |
Бонус: контроль за статусами документів
Електронні документи підписують кваліфікованим електронним підписом, повністю захищеним від підробки. З переходом на електронний документообіг можна відстежувати, хто і коли підписав документ, і таким чином контролювати дотримання термінів підписання. Якщо документ проходить складну процедуру погодження, в сервісі ЕДО можна відстежувати, де відбуваються затримки, і оперативно їх усувати.
Переваги електронного документообігу для бізнесу очевидні. Доставка документів відбувається протягом лічених секунд. Завдяки цьому швидше укладаються угоди і пришвидшуються бізнес-процеси. Крім цього, сервіси ЕДО дають компаніям додаткові технічні можливості.
«Вчасно» пропонує компаніям зручний сервіс обміну електронними документами. Переконайтесь у цьому самі — замовте безкоштовну консультацію на сайті.
Замовте розгорнуту презентацію сервісу
Дізнаєтесь, як завдяки електронному документообігу можна спростити та прискорити обмін документами у вашій компанії.
