Протягом останніх років бізнес стикається з проблемою організації віддаленої роботи співробітників. Зокрема, одним із ключових питань для компаній залишається ведення кадрової документації. Працюючи віддалено і перебуваючи в іншому місті або за кордоном, співробітники не можуть щоразу приїжджати в офіс, щоб підписувати кадрові документи.
Із впровадженням воєнного стану держава зробила важливі кроки назустріч бізнесу, надавши можливість вести документообіг в електронній формі. Підписати документ онлайн – тепер звичайна процедура. Як чинне законодавство регулює це питання — поговоримо в статті.
Електронний кадровий документообіг — що про це говорить закон?
Передумови впровадження електронного кадрового документообігу закладені в таких нормативних актах:
- статті 29, 60-2 Кодексу законів про працю України;
- стаття 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»;
- Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»;
- Закон України «Про електронні довірчі послуги»;
- Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання затверджений наказом Міністерства юстиції України № 1886/5 від 11.11.2014.
Станом на 2022 рік у законодавстві щодо кадрового документообігу були неоднозначні формулювання, що створювали перешкоди для впровадження кадрового ЕДО на практиці. Зокрема:
- Наказ Мін’юсту № 1886/5 визначав необхідність зберігання кадрових документів постійного і тривалого зберігання у двох формах — паперовій та електронній. Фактично це означало дублювання документів.
- Серед усіх кадрових документів переважну більшість становлять документи постійного і тривалого зберігання. Їх дублювання вимагає значних ресурсів компанії.
- Створення таких документів потрібно погоджувати з відповідною державною архівною установою. Нормативні документи не визначали механізм погодження електронних документів, тому архівні установи схвалювали документи виключно на паперових носіях.
Що змінилося з початку впровадження воєнного стану?
В липні 2022 року до ст. 3 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» була додана частина друга. В ній зазначено:
«У період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником».
Така норма закону дає можливість компаніям використовувати будь-які способи електронної комунікації — не лише сервіси ЕДО, а й електронну пошту, месенджери тощо. Обов’язковою умовою при цьому є взаємна згода роботодавця і працівника, зафіксована в письмовій формі.
В жовтні 2022 року було внесено ряд змін до Порядку № 1886/5. Розглянемо ті з них, які стосуються електронного кадрового документообігу.
| Було | Стало |
| 4. Установи зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій, електронній.
Створення документів з кадрових питань (особового складу) в електронній формі погоджується з відповідною державною архівною установою, архівним відділом міської ради |
4. Установи зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій, електронній.
Створення в установах документів тимчасового зберігання (до 10 років включно) не є обов’язковим. Паперовою формою електронного документа є його засвідчена паперова копія, створення якої визначається інструкцією з діловодства установи. Проходження в діловодстві установи одного і того ж документа в електронній та паперовій формі не допускається. |
Нове формулювання виключило вимогу погоджувати електронні кадрові документи з архівною установою. Це зняло обмеження для кадрового електронного документообігу і дало нові можливості для його практичного використання в компаніях.
Також Міністерство юстиції змінило вимоги до створення паперового примірника електронного документа:
| Було | >Стало |
6. Створення паперового примірника електронного документа
|
Глава 6. Створення засвідченої паперової копії електронного документа
|
За новими нормами створення документів тимчасового зберігання до 10 років у паперовій формі не є обов’язковим. Це дало можливість створювати заяви про відпустки, графіки відпусток та інші види кадрових документів виключно в електронній формі.
Зазначений пункт визначає також, що паперовою формою електронного документа є його засвідчена паперова копія, створена з урахуванням інструкції з діловодства установи. Під зберіганням у двох формах (паперовій та електронній) слід розуміти не створення двох ідентичних документів, а роздрукування вже наявного електронного документу з його подальшим засвідченням. Проходження в діловодстві установи одного і того ж документа в електронній та паперовій формі не допускається. А отже, немає потреби дублювати кадрові документи.
Тож, як бачимо, зміни в законодавстві надають широкі можливості для впровадження електронного кадрового документообігу в бізнесі. Як це зробити на практиці — розглянемо далі.
З чого почати кадровий ЕДО в компанії?
Перед тим, як перейти на електронний формат кадрових документів, потрібно створити внутрішні інструкції та положення по підприємству. В них слід описати процеси, пов’язані з електронними документами.
Міністерство економіки України в коментарі від 19.07.2022 р. рекомендує сторонам письмово зафіксувати домовленість про використання електронного кадрового документообігу. У письмовій згоді слід подати посилання на сервіс ЕДО, який планує використовувати компанія, вказати адресу чи номер телефону співробітника, що буде використовуватися для офіційного інформування з кадрових питань або інші способи електронної комунікації.
Судова практика також підтверджує необхідність попередньої згоди сторін про впровадження електронного кадрового документообігу. Зокрема, це зазначено в постанові Верховного суду № 686/21222/16-ц від 03.12.2018 року.
Якщо компанія вирішила використовувати для кадрового документообігу сервіс ЕДО, наступним кроком для неї буде вибір сервісу і реєстрація в ньому співробітників.
Що буде після завершення воєнного стану?
Норми Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» мають обмеження в часі. Після завершення воєнного стану слід очікувати на те, що кадровий документообіг за допомогою електронної пошти, месенджерів та інших альтернативних способів втратить юридичну силу.
Слід очікувати, що використання сервісів ЕДО при цьому залишиться легітимним. Про це свідчить, зокрема, ст. 8 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг». У ній ідеться про те, що юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.
Протягом останніх років держава сприяє цифровізації бізнесу і створює для цього відповідні умови на законодавчому рівні. Тож і надалі очікуємо державної підтримки електронного кадрового документообігу.
Замовте розгорнуту відеопрезентацію сервісу
Залиште контакт і отримайте докладну відеопрезентацію сервісу! Дізнаєтесь, як завдяки електронному документообігу можна спростити та прискорити обмін документами у вашій компанії
