Хто може працювати без РРО в 2025 році?

У 2025 році правила застосування реєстраторів розрахункових операцій (РРО) для підприємців залишаються актуальними, особливо на фоні змін у оформленні чеків та посиленого контролю за розрахунками.

Проте є категорії ФОП, які все ще мають право працювати без РРО. У цьому матеріалі розглянемо, хто саме у 2025 році може вести бізнес без касового апарата та у яких випадках все ж доведеться його встановити, а також які вимоги залишаються обов’язковими.

Хто може не використовувати РРО та ПРРО

ФОПи першої групи на спрощеній системі оподаткування не зобов’язані використовувати РРО. Підприємці, які належать до першої групи платників єдиного податку, звільнені від обов’язкового застосування касових апаратів. Згідно з Податковим кодексом України, їм не потрібно використовувати ні реєстратори розрахункових операцій (РРО), ні розрахункові книжки (РК).

Якщо клієнт оплачує товар або послугу переказом коштів на розрахунковий рахунок ФОП (крім переказів з картки на картку), такі транзакції не вважаються розрахунковими операціями — тому фіскалізація не потрібна. Мова йде про банківські перекази за IBAN, через касу банку, термінал самообслуговування чи системи онлайн-банкінгу.

Хто ще має право працювати без РРО:

• Підприємці, які продають продукти на розлив, зокрема молоко, квас, воду, живу рибу чи олію з цистерн, бочок чи бідонів.
• Продавці гарячих страв та напоїв у їдальнях навчальних закладів.
• Бізнеси, що реалізують проїзні квитки, транспортні документи або державні лотереї.
• Підприємці, які працюють з клієнтами без готівки на складах або оптових базах.
• Торговці друкованими виданнями — газетами, журналами, поштовими марками тощо, якщо ця продукція становить понад 50% від усього товарообігу й реалізується через кіоски, лотки або з рук.

Хто може не ставити касовий апарат, але зобов’язаний вести РК

Фізичні особи-підприємці 2–4 груп на спрощеній системі оподаткування, які займаються роздрібною торгівлею в межах сільських населених пунктів, можуть не застосовувати касовий апарат. Водночас вони повинні вести розрахункову книжку (РК). Якщо ж річний обсяг доходу на одному торговому місці перевищує 167 мінімальних заробітних плат, підприємцю вже необхідно використовувати РРО.

🔎 Коли РРО все ж потрібен у селі?

Існує кілька винятків, коли ФОП у сільській місцевості зобов’язані встановити касовий апарат:

• якщо здійснюють торгівлю в одному приміщенні або на одній території з продавцями підакцизних товарів (наприклад, алкоголю чи цигарок);
• якщо продаж товарів або послуг відбувається онлайн або дистанційно;
• якщо місцева влада — сільська рада чи об’єднана територіальна громада — ухвалила рішення про обов’язкове впровадження РРО у межах населеного пункту.

🔎 Коли можна працювати без РРО, але з РК?

У сільських населених пунктах ФОПи 1 групи можуть не встановлювати РРО, але при цьому повинні використовувати розрахункову книжку, якщо надають такі послуги:

• ремонт побутової техніки, встановлення електроніки, обслуговування радіоапаратури;
• складання меблів, ремонт квартир, прибирання приміщень;
• догляд за літніми людьми, хворими та дітьми;
• послуги фотографування, прання, приготування їжі;
• ремонт взуття, одягу, аксесуарів, текстильних і металевих виробів.

Хто має використовувати РРО та ПРРО

Фізичні особи-підприємці 2 групи єдиного податку, незалежно від сфери діяльності чи обсягу отриманого прибутку, мають використовувати РРО чи ПРРО у разі проведення розрахункових операцій. Такий обов’язок передбачено статтею 2 Закону України «Про РРО».

До розрахункових операцій належить:

• прийом готівкових коштів від покупців або клієнтів;
• оплата через платіжних посередників (наприклад, NovaPay, фінансові компанії або POS-термінали);
• безготівкові надходження, які проходять через компанії з кодами платежів 2924, 2650, 2654, — у цих випадках фіскалізація також обов’язкова.

Однак є винятки, коли ФОП 2 групи може працювати без РРО або ПРРО:

• якщо йдеться про дистанційні послуги (курси, консультації), які оплачуються онлайн без особистого контакту з клієнтом;
• при переказах коштів на рахунок через Укрпошту;
• коли клієнт сплачує напряму на IBAN рахунок підприємця (тобто банківський переказ з рахунку на рахунок).

Фізичні особи-підприємці 3 групи єдиного податку зобов’язані застосовувати РРО або ПРРО у таких випадках:

• при наданні товарів чи послуг особисто — наприклад, масажні чи косметичні послуги, роздрібна торгівля;
• коли оплата проводиться готівкою або через платіжний термінал;
• у разі ведення онлайн-продажів (інтернет-торгівлі).

У випадку дистанційного надання послуг із безготівковою оплатою (наприклад, онлайн-курси чи вебінари), фіскалізація не обов’язкова. Також не потрібен РРО, якщо підприємець отримує оплату через платформи пошуку роботи, наприклад, фриланс-біржі.

Але якщо підприємець працює в офлайн-форматі, наприклад, надає масаж або стрижки, та приймає оплату готівкою або карткою — фіскальний чек видавати потрібно.

Підприємці, які обрали 4 групу оподаткування, звільнені від обов’язку використовувати РРО/ПРРО, якщо в їхній діяльності немає розрахункових операцій. Якщо оплату приймають виключно безготівково — через банківські перекази — касовий апарат не потрібен.

Однак, якщо оплата надходить у готівковій формі або за допомогою банківських карток, використання РРО стає необхідністю.

ФОПи, які працюють на загальній системі оподаткування, повинні використовувати РРО або ПРРО у всіх випадках, коли мають справу з розрахунковими операціями. Закон не передбачає жодних винятків для цієї категорії підприємців.

Який РРО або ПРРО вибрати?

Законодавчих відмінностей у використанні немає: підприємець може самостійно вибрати той формат, який найкраще відповідає його бізнес-процесам.

Для магазинів: одяг, взуття, продукти, косметика, аптеки, кіоски

У роздрібній торгівлі головну роль відіграє кількість чеків і темп обслуговування. Якщо у вас багато клієнтів і великі черги — варто обирати класичний РРО або фіскальний реєстратор у зв’язці з POS-системою. Для невеликих магазинів, де є комп’ютер або ноутбук, — чудово підійде програмний РРО.

Все залежить від того, чи використовуєте ви автоматизований облік та яке обладнання вже є у вашій торговельній точці.

Для сфери послуг: салони краси, спортзали, СТО, стоматології, турагенції

Ці бізнеси зазвичай мають помірний обсяг продажів і не потребують великої кількості фіскальних чеків. Якщо ваш бізнес мобільний або компактний, зручно використовувати портативну касу — компактне рішення, яке поєднує всі необхідні функції.

А якщо вже використовуєте комп’ютер або планшет — програмний РРО у браузері стане бюджетним і практичним варіантом без потреби купувати додаткове обладнання.

Для закладів харчування: кафе, кав’ярні, ресторани, готелі

Для невеликих кав’ярень або закусочних, які раніше вели облік вручну, достатньо класичного касового апарата — пробиваєте чек і видаєте його клієнту.

Для ресторанів і кафе з великим меню та автоматизованим обліком краще інтегрувати РРО або пРРО в існуючу систему. Це дозволить ефективно контролювати продажі, скоротити помилки персоналу й пришвидшити обслуговування.

Для доставки, кур’єрів і виїзної торгівлі

Закон вимагає видавати чек під час прийому оплати — навіть якщо це оплата через термінал або готівкою. Тому для кур’єрів, торгових представників і мобільних точок продажу найкращим вибором є портативні РРО або мобільні програмні рішення. Вони легкі, компактні та дозволяють швидко видати чек «у полі» без стаціонарного обладнання.