Прибуткова накладна в постачанні товарів: для чого потрібна та як оформити

В документообігу з постачальниками торговельні мережі часто використовують прибуткову накладну. Це первинний бухгалтерський документ, який підтверджує отримання партії товару. Як правильно оформлювати прибуткові накладні — розповідаємо у статті.

Прибуткова накладна в системі первинних документів

Щоб відстежити рух товарів від постачальника до мережі, сторони оформлюють первинні документи — накладні, акти, рахунки-фактури тощо. Первинні документи фіксують усі господарські операції, що відбуваються у процесі постачання товарів, і стають підставою для податкового обліку. Необхідність оформлювати первинні документи на кожну операцію закріплена в Законі України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

В ході постачання товарів документообіг між постачальником і мережею може будуватися за двома основними схемами.

Схема з видатковою накладною

Класична схема документообігу в постачанні товарів. Постачальник, відвантажуючи товар, створює видаткову накладну. Вона підтверджує, що товар залишив склад постачальника. Після прибуття товару в магазин мережі її представник (або перевізник) підписує видаткову накладну, підтверджуючи отримання.

💡 Головний фокус у такій схемі документообігу — на факті відвантаження зі складу постачальника.

Схема з прибутковою накладною

Таку схему часто використовують великі ритейлери для оптимізації своїх процесів. У цьому випадку торговельна мережа сама створює прибуткову накладну в момент фактичного приймання товару на своєму складі. Постачальник привозить товар, співробітники мережі перевіряють його кількість, якість та відповідність замовленню, і лише після цього формують документ, що засвідчує оприбуткування товару на баланс мережі.

💡 Ключовий момент у такій схемі — факт приймання товару на складі покупця. Ця схема дозволяє мережам уникнути розбіжностей між тим, що було відвантажено, і тим, що фактично прийнято.

Вибір конкретної схеми залежить від бізнес-процесів, прийнятих у мережі, та домовленостей між сторонами. Головна відмінність полягає в тому, хто і в який момент створює первинний документ, що фіксує перехід права власності на товар. Обираючи схему документообігу, компанія вказує у внутрішньому розпорядженні по діловодству, який саме первинний документ засвідчує в цій компанії господарську операцію.

Великі мережі часто наполягають саме на схемі з прибутковою накладною, щоб мати повний контроль над процесом приймання товару. Використання прибуткових накладних дає їм такі переваги:

• Точний облік товарів, які надходять у магазин чи на склад. Фіксуючи фактичну кількість товару, мережа уникає подальших звірок і коригувань.
• Оптимізація роботи складу. Робота з прибутковою накладною дозволяє стандартизувати процес приймання для всіх постачальників. Працівники складу діють за чітким алгоритмом: приймають товар, перевіряють його, після чого оформлюють прибуткову накладну. Це пришвидшує розвантаження товарів.
• Фінансовий контроль. Мережа платить лише за той товар, який фізично отримала та внесла у свою облікову систему через прибуткову накладну. Це унеможливлює ситуації, коли оплата відбувається за документом постачальника, а потім виявляється невідповідність даних, що вимагає складних взаєморозрахунків і повернень.

Які реквізити повинна містити прибуткова накладна?

Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» не розмежовує поняття «прибуткова» та «видаткова» накладна. Обидва документи є первинними, тобто фіксують господарські операції.
На основі прибуткових накладних мережа формує податкову звітність. Однак, щоб накладна мала юридичну силу, вона повинна містити обов’язкові реквізити:

1. Назву документа.
2. Дату складання.
3. Назву підприємства, від імені якого складено документ.
4. Зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції:
   • повну назву (номенклатуру) товару;
   • одиницю виміру (штуки, кілограми, літри тощо);
   • кількість;
   • ціну за одиницю;
   • загальну суму.
5. Посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення.
6. Особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Також у прибуткових накладних вказують реквізити постачальника, номери договорів, на підставі яких здійснюється постачання, та іншу важливу інформацію, якої потребують бізнес-процеси мережі.

Зразок прибуткової накладної:

Прибуткова накладна в електронній формі

Податкове законодавство дозволяє вести первинну документацію в електронній формі за умови дотримання вимог до електронного документообігу. Це відкриває постачальникам широкі можливості використання EDI-сервісів, які автоматизують увесь процес постачання товарів.

Наприклад, у сервісі «Вчасно.EDI» можна налаштувати обмін електронними даними під будь-яку схему документообігу — з прибутковими, видатковими накладними тощо. Сервіс автоматично формує всі первинні документи, що супроводжують постачання товарів. Постачальник і мережа накладають на документи електронні підписи. Це надає документам повної юридичної сили: їх приймає податкова служба, суди та інші державні органи.

Переваги роботи з електронними прибутковими накладними

Робота з електронними прибутковими накладними в сервісі «Вчасно.EDI» дає торговельним мережам такі переваги:

1. Точність даних. Мережі зазвичай оформлюють прибуткові накладні на основі видаткових накладних постачальника. Якщо працівник мережі переносить дані з паперового документа в облікову систему, він може припускатися помилок у назвах товарів, кількості, цінах. Це призводить до розбіжностей в обліку, потреби в додаткових звірках і коригуваннях.
   👌 Із «Вчасно.EDI»: дані про поставку автоматично передаються через сервіс з облікової системи постачальника в облікову систему мережі. Це виключає можливість помилок, спричинених людським чинником.
2. Економія ресурсів. Робота з паперовими накладними потребує витрат на папір, друк, надсилання документів. Якщо накладна губиться по дорозі від складу до бухгалтерії, оприбуткування товару займає значно більше часу і несе для мережі податкові ризики.
   👌 Із «Вчасно.EDI»: компанії не витрачають кошти на папір та логістику документів. Зменшується навантаження на бухгалтерів та менеджерів, які можуть зосередитися на важливіших завданнях.
3. Контроль обігу первинних документів. В роботі з паперовими накладними важко відстежувати статус документів. Невідомо, чи отримав накладну партнер, чи вона в обробці, чи загубилась.
   👌 Із «Вчасно.EDI»: в системі завжди видно статус документа («надіслано», «прийнято», «відхилено» тощо) і статус його підписання. Це значно спрощує комунікацію з партнером і дозволяє швидко вирішувати будь-які питання.
4. Безпека зберігання документів. Паперові архіви вразливі до фізичних ризиків: пожеж, затоплень, руйнувань внаслідок воєнних дій. Якщо компанія оформлює велику кількість документів, відновити їх практично неможливо.
   👌 Із «Вчасно.EDI»: документи зберігаються в надійних дата-центрах на серверах Amazon (AWS), розташованих у Європі. Сервіс має найвищий рівень інформаційної безпеки. Регулярне резервне копіювання даних гарантує, що електронні документи не будуть втрачені за жодних обставин.

Прибуткові накладні допомагають вести точний облік під час постачання товарів. А завдяки сервісу «Вчасно.EDI» їх оформлення стає максимально зручним і ефективним. Робота з електронними накладними дозволяє ритейлерам оптимізувати свої бізнес-процеси, зменшити витрати, підвищити точність даних та забезпечити надійне зберігання документів. Перехід на електронний документообіг у «Вчасно.EDI» — це сучасне рішення для всіх, хто прагне ефективності та контролю в торгівлі.