GLN — що це і навіщо потрібно постачальникам торговельних мереж

Компанії, які починають працювати в сервісах EDI, повинні отримати у провайдера спеціальний номер — GLN. Що він означає і для чого потрібен постачальникам — розповімо у статті.

Що таке GLN-код

GLN (Global Location Number) або Глобальний номер розташування — це міжнародний код, який використовують в електронній комерції та в системах електронного обміну даними. За допомогою GLN можна точно визначити місце розташування компаній, їхніх підрозділів, магазинів, складів тощо.

Номер GLN складається з 13 цифр:

• код країни — складається з двох або трьох цифр. Наприклад, код України — 482;
• код об’єкта в межах підприємства — разом з кодом країни складає 12 цифр;
• контрольна цифра.

Код GLN унікальний для кожного підприємства. В окремих країнах є й внутрішні системи кодування, однак система GLN — універсальний спосіб ідентифікації. Її використовують у міжнародній торгівлі, зокрема і в EDI-обміні даними.

Система EDI використовує стандартні електронні повідомлення. На основі даних, що містяться в них, за допомогою спеціальних сервісів можна формувати електронні первинні документи, що супроводжують постачання товарів.

В системі EDI всі електронні повідомлення стандартизовані, тому сервіси EDI обробляють і надсилають їх автоматично, без втручання людини. Щоб у системі могли працювати всі підприємства, для кожного з них потрібне унікальне позначення. В ідентифікації торгових компаній і об’єктів, що їм належать, система EDI спирається на стандарт GLN.

Для чого потрібен GLN

Якщо в ланцюгах постачання компанії обмінюються паперовими документами, в кожному з них потрібно вказувати реквізити продавця, покупця, перевізника або інших учасників процесу постачання. В таких випадках учасники часто припускаються помилок або вказують неактуальну інформацію. Це ускладнює документообіг, потребує додаткових коштів і часу на виправлення. Використання GLN у EDI та ERP усуває такі помилки, оскільки система автоматично звіряє дані.

Компанії, які не використовують GLN, можуть стикатися з плутаниною у замовленнях, невідповідностями в документах, затримками в доставці. Через помилки в логістиці вони можуть отримувати штрафи. Використання GLN — стандарт у роботі великих мереж. Якщо постачальник його не дотримується, мережа може відмовитися від співпраці з ним.

В EDI-обміні достатньо вказати номер GLN, щоб ідентифікувати учасника процесу постачання. З кода можна отримати всю інформацію про компанію. Зокрема, визначити:

• назву юридичної особи;
• тип об’єкта (офіс компанії, виробниче підприємство, склад тощо);
• його місцезнаходження.

Якщо компанія має розгалужену структуру, і окремі її об’єкти розташовані в різних регіонах, кожен із них повинен отримати окремий GLN. Це дозволить уникнути плутанини у процесі постачання. Наприклад, за номером GLN компанії-замовника відправник може точно визначити, на який саме склад потрібно відвантажити товар.

Додаткові GLN-номери потрібні і компаніям, які ведуть діяльність за різними напрямами (ритейлом, логістикою тощо). Такі компанії отримують окремі коди для бухгалтерії, складу, магазину та інших об’єктів. Завдяки цьому бізнес-партнери точно знають, у який підрозділ надсилати електронні повідомлення. Також окремі GLN-коди потрібні компаніям, у яких за кожним напрямом діяльності працює окрема юридична особа.

GLN і штрих-коди товарів

GLN дає можливість відстежувати переміщення товарів у ланцюгу постачання (наприклад, від постачальника на склад торговельної мережі) або між об’єктами, що належать одній компанії (наприклад, зі складу в магазин). Якщо компанія інтегрує сервіс EDI з системою управління товарними запасами, завдяки даним GLN працівники можуть відстежувати наявність товарів на складах і в магазинах.

Щоб інформацію з GLN можна було зчитати, номери шифруються штрих-кодами або мітками EPC/RFID. Це дозволяє автоматично визначати призначення і місце зберігання палет, їх походження, а отже — ефективніше відвантажувати приймати товар.

Як отримати GLN

В Україні номери GLN присвоює асоціація «GS1 Україна». Щоб отримати код, компанія повинна:

1. Приєднатися до асоціації «GS1 Україна».
2. Отримати основний GLN-код для юридичної особи.
3. За потреби — замовити додаткові GLN для структурних підрозділів.

Отримати GLN можна і у провайдера EDI. Зокрема, у «Вчасно.EDI» для цього потрібно:

1. Звернутися до менеджера.
2. Згенерувати код GLN або додати існуючий номер у систему.

Інформація про нових учасників автоматично вноситься в електронний каталог асоціації. Вона стає доступною для всіх партнерів, які вже мають GLN.

Як перевірити GLN

GLN-номер постачальника можна перевірити на сайті асоціації «GS1 Україна».

Якщо компанія-постачальник хоче співпрацювати з торговельною мережею в сервісі «Вчасно. EDI», для приєднання їй потрібно вказати серед інших даних власний GLN. Знайти свій код можна в особистому кабінеті «Вчасно.EDI». Для цього потрібно:

обрати в меню ліворуч розділ «Налаштування»;

перейти у вкладку «Загальне».

Серед основних даних цієї вкладки буде вказаний код GLN.

В сервісі «Вчасно.EDI» ви можете отримати GLN-код, щоб зручно обмінюватись даними з торговельними партнерами. Замовте консультацію на сайті «Вчасно.EDI».