Впровадження еТТН в Україні істотно вплине на всі галузі бізнесу, в яких задіяні перевезення вантажів. Зараз бізнес чекає на затвердження статусу е ТТН в Законі України «Про автомобільний транспорт». Проєкт змін до закону покликаний унормувати суперечливі моменти, пов’язані з функціонуванням електронних товарно-транспортних накладних.
І хоча з продовженням воєнного стану обов’язковий перехід на електронні ТТН, імовірно, буде відтермінований, компаніям потрібен час, щоб підготуватися.
Значні зміни очікуються, зокрема, в рітейлі. Щоб зрозуміти, як електронна ТТН вплине на роботу торговельних мереж, розглянемо, як використовуються товарно-транспортні накладні в постачанні товарів.
Які документи супроводжують ланцюги постачання?
Товарно-транспортна накладна — один із первинних документів, що супроводжують ланцюги постачання. Зміст і форма таких документів визначаються Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. №88.
За Положенням №88, первинні документи — це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення. Окрім ТТН, до них можуть належати видаткові, прибуткові та інші накладні, акти виконаних робіт, прибутковий та видатковий касові ордери та інші документи.
В сучасній практиці рітейлу виокремилися кілька схем документообігу, за якими торговельні мережі здійснюють постачання товарів. Зазвичай вони ґрунтуються на прибутковій накладній, видатковій накладній або на їх поєднанні.
Якщо видаткова або прибуткова накладні засвідчують право власності на товар, то паперова або електронна ТТН підтверджують дотримання всіх норм щодо його перевезення. Іншими словами, ТТН є доказом того, що водій, перевозячи товар, здійснює це легально, за визначеним маршрутом, з дотриманням усіх норм щодо навантаження транспортного засобу тощо.
Як еТТН вписується в схеми ланцюгів постачання?
Електронна ТТН передбачає чіткий порядок підписання (вантажовідправник — водій — вантажоотримувач). Така логіка суперечить схемам з використанням прибуткової накладної, яку формує мережа в момент отримання товару.
Також за іншою логікою побудовані комбіновані схеми, в яких задіяні видаткова і прибуткова накладні. Зокрема, так організовані поставки в мережі «Prostor». У постачальника є два варіанти оформлення первинних документів: прибуткова накладна від мережі, або видаткова, яку створює постачальник і підписує мережа після звірки з прибутковою.
В таких випадках процеси оприбуткування товару і оформлення перевезення відбуваються асинхронно. Це ускладнює процес постачання товарів.
Ця проблема відсутня в схемах із використанням видаткової накладної. Постачальник формує видаткову, він же виступає й відправником вантажу. Однак у цьому випадку учасники процесу постачання стикаються з проблемою дублювання інформації в обох документах. Така ситуація склалася через те, що в Україні тривалий час не було стандартів щодо документообігу в рітейлі. І впровадження еТТН стане одним із кроків до унормування цієї галузі.
Чи змінить еТТН український рітейл?
Впровадження еТТН в Україні орієнтоване на стандарти країн Євросоюзу, де система документообігу в постачанні товарів максимально спрощена. Зараз у європейських країнах під час перевезень використовують документ е-CMR, який містить всю інформацію, необхідну для учасників процесу постачання.
Тож із впровадженням еТТН в Україні можна очікувати на появу не лише єдиного стандарту документів, а й оптимальної схеми постачання. В сучасних умовах рітейл-ринку такою нам видається схема на основі видаткової накладної.
З переходом на еТТН торговельні мережі будуть змушені скорегувати вже налагоджені процеси відповідно до нових вимог. Для цього потрібно проаналізувати всі дії, які мають бути задокументовані, маршрути всіх документів, порядок їхнього підписання, перелік відповідальних осіб, що накладають підписи, тощо.
Одним із завдань для торговельних мереж після переходу на еТТН стане переведення в електронний формат і інших документів, що супроводжують поставки. Вже сьогодні більшість мереж використовують для цього сервіси EDI. За їх допомогою можна сформувати супровідні документи до еТТН.
Навіщо потрібно впроваджувати еТТН та які труднощі можуть виникнути із впровадженням ?
Клієнти «Вчасно.EDI» розповідають про переваги переходу на електронну товарно-транспортну накладну і те, з якими труднощами при цьому можуть зіштовхнутися торговельні мережі.
Олег Чубаренко, директор юридичного департаменту мережі супермаркетів РОСТ, говорить про те, що впровадження еТТН здатне налагодити схеми постачання:
Щоб впровадити еТТН, мережі потрібно доопрацювати власну облікову систему і провести роботу з провайдером. Якщо це зробити, електронний документообіг запрацює на повну силу. Коли є ТТН від постачальника, немає проблеми сформувати видаткову накладну. Таким чином, постачальник формує еТТН, видаткову накладну і відправляє їх покупцю. Якщо налагодити таку схему документообігу «від постачальника», можна охопити 95% ринку рітейлу.
Сергій Галаса, IT-директор мережі UltraMarket, зазначає, що для того, щоб налагодити роботу з еТТН, важливо, щоб мережа перевела всю іншу документацію щодо постачання товарів в електронний формат:
ЕТТН передбачає, що всі супровідні документи вже автоматизовані. Інакше звірка еТТН з паперовими документами займе невиправдано багато часу.
Юлія Красільнікова, директорка з розвитку мереж компанії УА ТОВ «Євромікс», вбачає можливі труднощі в коригуванні даних в електронних документах:
Важливо, як ринок буде реагувати на необхідність коригування документів, зокрема, накладних. Як це буде відображатися в еТТН? Важливо правильно налагодити роботу з актами коригування до еТТН, щоб в електронних документах відображалися правильні дані.
Отже, слід очікувати, що впровадження e ttn позитивно вплине на український рітейл — зокрема, приведе до єдиного стандарту процеси постачання і документацію, що її супроводжує. Тож торговельним мережам варто підготуватися до нововведення вже зараз, щоб перехід на електронні ТТН був безболісним.
«Вчасно.ТТН» пропонує зручне рішення для всіх учасників перевезень у рітейл-галузі.
