Електронні кадрові документи: як законно оформлювати в 2025 році

Цифровізація кадрового документообігу — тренд останніх років. Однак і досі багатьох HR-фахівців турбує питання, чи законний електронний документообіг у роботі з кадрами?

Українське законодавство дозволяє оформлювати кадрові документи в електронній формі, але з дотриманням певних вимог. У цій статті ми розглянемо чинні норми щодо електронного кадрового документообігу в Україні у 2025 році.

Кадрові документи в електронному вигляді: що говорить законодавство в 2025 році?

Законність електронних документів підтверджена такими нормативно-правовими актами:

• Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»;
• Закон України «Про електронні довірчі послуги»;
• стаття 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»;
• статті 29, 60-2 Кодексу законів про працю України.

Зміни в законодавстві, спричинені воєнним станом, розширили можливості для електронного кадрового документообігу, дозволивши цифровізацію таких процесів.

👩‍💻 Ознайомлення працівників із кадровими документами

Частина 2 статті 3 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» дозволяє компаніям використовувати будь-які способи електронної комунікації — не лише сервіси ЕДО, а й електронну пошту, месенджери тощо.

Це дає змогу кадровикам ознайомлювати віддалених працівників із внутрішніми документами при прийнятті на роботу, переведенні, звільненні тощо. Обов’язковою умовою є взаємна згода роботодавця і працівника, зафіксована в письмовій формі.

🗂️ Зберігання кадрових документів

У жовтні 2022 року було змінено Порядок № 1886/5, що дозволило зберігати кадрові документи в електронній формі. Нові положення передбачають, що:

• Електронні документи тепер не потрібно погоджувати з архівними установами. Це спрощує бюрократичні процедури між компанією і державними установами.
• Документи тимчасового зберігання до 10 років не обов’язково створювати в паперовій формі. Заяви про відпустки, графіки відпусток та інші кадрові документи можна створювати в електронній формі без дублювання на папері.
• Документи тривалого і постійного зберігання не вимагають паперових оригіналів. За потреби їх достатньо роздрукувати з цифрового сервісу, в якому вони зберігаються.

Порядок № 1886/5 визначає, що паперовою формою електронного документа є його засвідчена паперова копія, створена з урахуванням інструкції з діловодства в компанії.

Зміни в законодавстві надають широкі можливості для впровадження електронного кадрового документообігу в бізнесі. Розглянемо, як це реалізувати на практиці.

Як компаніям вести кадровий документообіг онлайн

Перехід на електронний кадровий документообіг складається з таких кроків.

Крок 1. Розробка внутрішніх інструкцій. Перш ніж перейти на електронний формат кадрових документів, необхідно розробити внутрішні інструкції та положення на підприємстві, які описуватимуть процеси, пов’язані з електронними документами.

Крок 2. Письмова домовленість із працівниками. Міністерство економіки України у коментарі від 19.07.2022 р. рекомендує сторонам письмово зафіксувати домовленість про використання електронного кадрового документообігу.

У письмовій згоді слід вказати сервіс ЕДО, який планує використовувати компанія, адресу чи номер телефону співробітника для офіційного інформування з кадрових питань або інші способи електронної комунікації.

Судова практика також підтверджує необхідність попередньої згоди сторін про впровадження електронного кадрового документообігу (наприклад, постанова Верховного суду № 686/21222/16-ц від 03.12.2018 року).

Крок 3. Вибір провайдера. Якщо компанія вирішила використовувати сервіс ЕДО для кадрового документообігу, наступним кроком буде його вибір та реєстрація в ньому співробітників.

Як сервіс «Вчасно.Кадри» допомагає компаніям налагодити кадрові процеси

Провайдери цифрових сервісів пропонують спеціалізовані рішення для кадрового документообігу. Наприклад, у сервісі «Вчасно.Кадри» можна повністю автоматизувати кадрові процеси: прийняття на роботу, оформлення відпусток тощо.

В сервісі є шаблони всіх необхідних документів. Працівники можуть підписувати їх у кілька кліків і налаштовувати шлях погодження документа відповідно до кадрової політики компанії.

Документи зберігаються в захищеному хмарному архіві, — так вони не губляться та не потребують окремого приміщення для зберігання. Потрібний документ можна швидко знайти для кадрової перевірки.

Сервіс «Вчасно.Кадри» допомагає компаніям у різних галузях бізнесу організувати кадрові процеси. Найбільшу користь він приносить компаніям з розгалуженою структурою та великим штатом працівників.

Наприклад, компанія «Радехівський цукор» зі штатом понад 1000 працівників із 2023 року цифровізувала кадровий облік, інтегрувавши сервіс «Вчасно» з власною CRM-системою. Це заощадило інспекторам з кадрів 80% робочого часу. За допомогою електронних підписів «Вчасно.КЕП» компанія підписала понад 1850 електронних кадрових документів.

Сервіс «Вчасно.Кадри» — оптимальне рішення для компаній, де виникають проблеми з окремими кадровими процесами. Наприклад, у фармацевтичній компанії «ЮРіЯ-ФАРМ» таким процесом було оформлення відпусток. В компанії працює понад 3000 співробітників, щомісяця відділ кадрів отримує від 300 до 500 заяв на відпустку. Кожен документ проходив довгий шлях погодження.

Українське законодавство у 2025 році чітко підтверджує законність електронних кадрових документів. Завдяки внесеним змінам, компанії мають повне право оформлювати, ознайомлювати працівників та зберігати кадрові документи в електронній формі, що значно спрощує та прискорює внутрішні HR-процеси.

Це відкриває нові можливості для цифровізації, дозволяючи підприємствам ефективніше керувати персоналом та оптимізувати свою роботу.