Результати впровадження ЕДО
Про початок податкової перевірки
Планова податкова перевірка мережі «Фора» розпочалася у березні 2021 року та охоплювала період понад трьох років діяльності компанії.
З 2019 року ми почали використовувати сервіс електронного документообігу «Вчасно.ЕДО», тож значна частина документів за той період була в електронному вигляді.
Як відбувалася податкова перевірка?
Перевірку проводив Центральний офіс великих платників податків, оскільки компанія «Фора» належить до цієї категорії. Вона тривала майже два місяці та призупинилась на невизначений термін.
На перевірку подавалися документи, пов’язані з роботою з контрагентами — зокрема щодо закупівлі послуг, будівельних та інших видів робіт. Це були договори, додаткові угоди, специфікації, акти виконаних робіт, рахунки. У випадку з будівельними роботами — подавався повний пакет, зокрема форми КБ-2 та КБ-3.
Хоча значна частина документації (особливо від постачальників товару) усе ще була в паперовому вигляді, ми чітко відчули різницю — наскільки простішою і ефективнішою є робота з електронними документами.
По-перше, це суттєва економія часу і ресурсів: замість перегляду тисяч паперових сторінок — швидкий пошук за датою, контрагентом, видом документа.
По-друге, електронні документи — це зручно. Зібрати та передати на перевірку 1 флешку значно легше, ніж десятки коробок паперових документів, особливо коли з таких документів ще необхідно робити копії. Навіть у стислі терміни ЕДО забезпечує впевненість у повноті та доступності інформації.
Надати електронні документи виявилося максимально просто і ефективно: бухгалтери сформували перелік, знайшли потрібне у «Вчасно», завантажили архіви — і все готово.
Без вантажівок, без коробок, без фломастерів і стелажів. За результатами завершеної перевірки перевірки жодних зауважень до електронних документів не виникло. Податкова не ставила під сумнів ані зміст, ані форму електронних документів.
Чи виникали труднощі?
Ні, жодних проблем не було. Ми намагаємось подавати документи так, щоб це було зручно і зрозуміло для обох сторін. Тобто надавали лише те, що дійсно має юридичну та практичну цінність.
Незручності були саме з паперовими документами. Коли перевірка була призупинена, ми вирішили не повертати їх назад до архіву. Перевірка могла поновитися в будь-який момент, тож у результаті документи роками стояли в окремому приміщенні «в очікуванні» нового запиту.
Електронні документи набагато практичніші. Вони зберігаються у впорядкованому вигляді, доступ до них можна надати за кілька кліків, і не потрібно нічого пакувати, перевозити чи знову розкладати по місцях.
Електронні документи в суді
Наш досвід подачі електронних документів до суду поки невеликий, проте позитивний: юридичний департамент окреслив вимоги до форматів — ми не підписуємо Word чи Excel, що критично важливо для суду, який має бачити електронний підпис і підтвердження його чинності.
Подавати електронні документи до суду — швидко, зручно та без зайвого клопоту. Вони містять усі необхідні реквізити та підтвердження підписання, сприймаються судами значно легше, ніж відскановані копії паперових варіантів. Сьогодні суди також активно переходять на цифрові формати й готові працювати з електронними документами, що прискорює та спрощує весь процес.
Про майбутні плани
Електронний документообіг став звичним, а паперові документи асоціюються з зайвими труднощами. Тепер я все частіше чую від колег у розмовах з контрагентами фразу: «Ми працюємо тільки через «Вчасно».
Ми перевели в ЕДО близько 75% документів компанії. Те, що залишилося в паперовому вигляді, здебільшого залежить не від нас — це документи від контрагентів, які з об’єктивних причин не можуть або не хочуть переходити на електронний формат. Наприклад, постачальники комунальних послуг, особливо в маленьких містечках, де розташовано багато наших магазинів.
У планах — переведення в ЕДО кадрового документообігу, що дозволить спростити внутрішні процеси та зменшити залежність від паперових архівів.
Також ми розглядаємо один із найскладніших напрямів — перехід у цифровий формат товарного обліку та закупівлі товару. Це завдання потребує детального опрацювання та зміни звичних процесів, але ми впевнені, що поступово й ця частина нашого бізнесу стане повністю електронною.
Поради для успішного проходження податкової перевірки
Цифровізація — це перевага. Чим більше інформації переведено в електронний вигляд, тим легше буде оперувати документами. Коли всі дані доступні в одному форматі, їх легко контролювати й організовувати, що спрощує процес перевірки. Навіть якщо не хочете надавати всю інформацію, принаймні ви самі чітко розумієте, що у вас є і де це знаходиться.
Облік в електронному вигляді. Оскільки з роками змінюються бухгалтери, офіси, обставини, важливо мати максимально цифровізований облік. Це дозволить зберігати повну інформацію без необхідності шукати паперові документи і значно полегшить підготовку до перевірки. Чим більше всього переведено в електронний вигляд, тим простіше буде пройти перевірку.
Організація робочого простору. В офісі, де ми працюємо зараз, мінімізовані місця для зберігання документів. Облік ведеться в електронному вигляді. Це дозволяє швидко знайти необхідні документи і працювати без перешкод.
Мрію, щоб бухгалтери більше не витрачали час на обробку паперів.
Дізнайтесь більше про «Вчасно»
Замовте консультацію! Дізнайтесь, як швидко впровадити електронний документообіг у вашій компанії, скоротити витрати та час команди на опрацювання паперів.
