Наш досвід використання електронних документів у суді
Перший позов в електронному вигляді я намагався подавати ще в березні 2017 року. Це було до появи системи «Електронний суд». Надіслав позовну заяву з електронним цифровим підписом (ЕЦП) на електронну пошту Господарського суду Львівської області. Тоді працівники апарату суду просто не розібрались, що це таке, і позовну заяву нам повернули.
Проте вже в 2018 році будь-які інші процесуальні документи в рамках відкритих проваджень, підписані ЕЦП та надіслані на адресу електронної пошти судів, приймалися до розгляду. Фактично працівник апарату друкував електронний документ, ставив на ньому загадковий штамп «Електронний документ» та додавав роздруківку протоколу перевірки ЕЦП з сайту Центрального засвідчувального органу, на той час підпорядкованого Мін’юсту. Для суду цього було цілком достатньо.
В подальшому, з початком функціонування сервісу «Електронний суд», попри окремі випадки нерозуміння з боку окремих суддів, а також проблем із запуском такого сервісу, можливість подачі електронних документів значно спростилась і на сьогодні вже є нормальною процесуальною практикою.
Незручність виникає у випадку, коли суду потрібно подати в якості доказу електронний документ, скріплений КЕП (кваліфікований електронний підпис). А можливості «Електронного суду» наразі дозволяють завантажувати додатки лише у форматі PDF, тому прикріпити підписаний КЕП документ неможливо. В той же час, з початком функціонування «Електронного суду», суди припинили приймати електронні документи, надіслані їм електронною поштою, що унеможливлює подання оригіналів електронних документів з КЕП.
Ми вирішуємо цю проблему так. Подаємо до суду електронну копію такого документа з прикладанням протоколу перевірки КЕП з сайту Центрального засвідчувального органу Міністерства цифрової трансформації. Для судів цього більш ніж достатньо для підтвердження факту підписання документу КЕП.
Тобто сьогодні жодних труднощів з використанням електронних документів у суді ми вже не бачимо. Ніхто не протестує проти документів на тій підставі, що вони електронні, а не паперові.
Чому перейшли на електронні документи
Наприкінці 2020 року ми повністю перейшли на онлайн-документообіг. У нас було бажання оптимізувати бізнес-процеси в умовах кризи, підвищити ефективність обміну документами, відслідковувати статуси підписання та полегшити повернення вже підписаних екземплярів.
-
1Спочатку проаналізували ринок онлайн-сервісів електронного документообігу: хто з контрагентів яким користується. Уклали договори з трьома найуживанішими. І потім почали масово пропонувати перехід на електронний обмін документами тим, хто ще цього не зробив. Писали про це на наших рахунках, видаткових накладних, в окремих інформаційних листах. І дотепер постійно роз'яснюємо і працівникам, і нашим контрагентам переваги відмови від паперу.
-
2В цифровий формат ми перевели договори, видаткові накладні, акти приймання-передачі виконаних робіт, а також всі процесуальні документи в рамках господарського та адміністративного судочинства.
-
3Інтегрували «Вчасно» з нашою обліковою системою 1С. Це дозволяє нам не просто відправляти, підписувати та отримувати документи, але й відслідковувати статуси підписання, повернення від контрагентів, створювати сценарії погодження — хто за ким має підписати.
Така автоматизація значно підвищує ефективність роботи з документами та заощаджує час співробітників.
Дізнайтесь більше про «Вчасно»
Замовте консультацію! Дізнайтесь, як швидко впровадити електронний документообіг у вашій компанії, скоротити витрати та час команди на опрацювання паперів.
