Як в жорстких умовах сьогодення перевести понад 90% документів в ЕДО: досвід компанії Нокіа в Україні

Електронний документообіг вирішує більшість проблем дистанційної співпраці, з якими компанії стикнулися ще коли співробітники мусили сидіти вдома через карантин, а бізнес намагався вижити і працювати далі. Як компанії Nokia Україна станом на початок повномасштабного вторгнення вдалося перевести в електронний документообіг понад 90% документів, а згодом видати КЕПи усім співробітникам?

Костянтин Сірін

фахівець з фінансового контролю

Результати впровадження ЕДО

100% документообігу з підрядниками в електронному вигляді

вцілому в ЕДО >90% зовнішніх і внутрішніх документів компанії

у серпні 2023 видали хмарні ключі «Вчасно.КЕП» усім співробітникам

«Копняк» від карантину до переходу на ЕДО

Історія впровадження ЕДО в Nokia розпочалася восени 2019 року. Ми вже знали про досвід електронного документообігу в інших компаніях, але внутрішні погодження затягувалися через брак досвіду в цій сфері.

Величезного «копняка» компанії дав карантин на початку 2020-го, коли ми зрозуміли, що без дистанційної роботи працювати буде вкрай складно, тому процеси погодження і впровадження електронного документообігу стали першочерговими.

Читайте також: Як оптимізувати бізнес-процеси завдяки цифровим сервісам? Досвід компанії Lifecell

Швидкий початок: провели інструктаж — і за роботу онлайн

Процес вровадження ЕДО в Нокіа був вимушено швидким – щоб не зупиняти налагоджені роками бізнес-процеси, необхідно було максимально швидко перевести документообіг в електронну форму.

Тож внутрішнього спротиву зміни не мали, навпаки був запит на якнайшвидше вирішення технічних і організаційних питань. В результаті за перші кілька місяців повного карантину вдалося перевести 100% документообігу з підрядниками в електронний вигляд. Далі на черзі були й інші постачальники товарів і послуг: хочеш від нас виручку – працюй через ЕДО.

Складністю стало те, що різні контрагенти використовують різні платформи ЕДО.

Якщо постачальникам і підрядникам ми здебільшого могли підказати, який сервіс електронного документообігу використовувати, то із замовниками все було складніше – тут радше вони диктували нам вибір платформи ЕДО. В результаті за рік роботи ми вимушені були одночасно користувалися чотирма платформами електронного документообігу і зараз намагаємося поступово зменшити їхню кількість.

Усі можливості сервісу «Вчасно»

На момент повномасштабного вторгнення вже понад 90% зовнішніх і внутрішніх документів Nokia Україна підписувалися в електронному вигляді. Тому процеси не зупинилися навіть коли велика частина і наших співробітників і співробітників контрагентів опинилася в евакуації.

Ситуація, коли всі працюють дистанційно, змусила нас використовувати весь потенціал сервісу «Вчасно», а не тільки зовнішні документи.

Дуже зручними можливостями платформи «Вчасно» для нас стали:

1

Внутрішні документи

тут підписуються накази керівництва, довіреності, бухгалтерські довідки, службові повідомлення і т.д.; крім того, у сервісі ми створюємо архів документів, підписаних на папері, щоб до них мали віддалений доступ усі, кому потрібно, а не тільки ті, в кого вони лежать на столі.
2

Сценарії

оскільки з різними контрагентами працюють різні співробітники, автоматичні сценарії дозволяють скеровувати документи одразу до правильної відповідальної особи.
3

Ярлики

дозволяють структурувати як самі документи, так і доступ до них.
4

Внутрішнє погодження

документ іде на підпис керівництва з видимою позначкою про погодження відповідальною особою.
5

Додаткові параметри та коментарі

дуже важливий і зручний функціонал для комунікації з контрагентами та бухгалтерами щодо документу: надання додаткових пояснень, коментарів тощо.
6

«Вчасно.КЕП» для всіх

у серпні 2023-го видали хмарні ключі «Вчасно.КЕП» усім співробітникам Nokia Україна

Ми хотіли запровадити заяви на відпустку в електронному вигляді, але це мало синергетичний ефект для ряду інших процесів:

стала можливою повноцінна інвентаризація основних засобів у «Вчасно» (до цього інвентаризаційні описи лише погоджувалися співробітниками);
журнали про проходження інструктажу з охорони праці стали підписуватися в електронному вигляді у «Вчасно»;
на черзі ряд інших внутрішніх процесів, які можуть бути переведені в електронний вигляд завдяки наявності у співробітника електронного підпису, виданого компанією.

Читайте також: Оформлення цифрового підпису: все, що потрібно знати, щоб отримати КЕП

Переваги та результати цифровізації Nokia

Стійкість та стабільність

Під час війни ЕДО підсилює стійкість бізнес-процесів разом із поштовою та банківською системами країни. Платформи електронного документообігу забезпечили витривалість бізнесу в країні під час надзвичайних подій, що тривають вже роками.

ЕДО став важливим фактором виживання економіки, який дійсно спрацював, і це варто усвідомити. Ніхто не загубився і не зупинився. Всі знають, що документи можна підписати навіть з телефона і працювати далі.

Турбота про екологію та економія ресурсів

ЕДО має й вагомий екологічний аспект. До нас перестали приїжджати підрядники і співробітники можуть не їхати в офіс Нокіа, а підписувати все дистанційно.

Отже, ЕДО розвантажує київські вулиці від непотрібного трафіку – економить матеріальні і людські ресурси, які витрачалися на фізичне транспортування і підписання паперів:

😊 спалюється менше пального – більше чистого повітря;
😊 менше машин на вулицях і людей в метро – менше заторів і більше вільного часу;
😊 треба менше паперу — більше дерев залишиться в лісі, і буде менше відходів.

По суті, цифровізація і ЕДО — це вже не опція на майбутнє, а реальний фактор та маркер якості та прозорості бізнесу.

Сьогодні ЕДО для нас — як повітря. Це навіть не те, що ми щось економимо, ми без цього вже не функціонуємо.

Дізнайтесь більше про «Вчасно»

Замовте консультацію! Дізнайтесь, як швидко впровадити електронний документообіг у вашій компанії, скоротити витрати та час команди на опрацювання паперів.

Отримати консультацію

Було корисно? Поділіться статтею