Як вивільнити 80% робочого часу бухгалтера завдяки ШІ-розпізнаванню даних у документах: досвід «Української молочної компанії»

«Українська молочна компанія» — прогресивне агропромислове підприємство, яке спеціалізується на виробництві високоякісного молока. До структури компанії входить три філії в Київській та Чернігівській областях.

Розгалужена структура і велика кількість бізнес-партнерів ускладнювали документообіг у компанії. Найбільше навантаження при цьому лягало на бухгалтерію. Великі обсяги закупівель (обладнання для ферм, запчастин до сільськогосподарської техніки тощо) приводили до того, що бухгалтери змушені були оформлювати велику кількість первинних документів — зокрема, рахунків.

Щоб ефективніше працювати з рахунками, бухгалтери «Української молочної компанії» використовують можливості ШІ-розпізнавання в сервісі «Вчасно.ЕДО».

Юлія Бартильова

менеджерка з продажів «Вчасно.ЕДО»

Ключові результати та переваги

ШІ-розпізнавання Використання розпізнавання даних значно підвищило ефективність роботи:

Час на опрацювання рахунків, отриманих у «Вчасно» від зовнішніх клієнтів скоротився на 80%.
Зменшилась кількість помилок, які виникали під час ручного заповнення квитанцій.
Вся процедура — від отримання рахунку у «Вчасно.ЕДО» до формування платіжної квитанції в обліковій системі — займає до 3 хвилин.

Використовуючи розпізнавання даних у «Вчасно.ЕДО», бухгалтери заощаджують до 80% часу в щоденній роботі з рахунками від зовнішніх клієнтів. Робочі завдання, які раніше потребували 5 днів роботи, тепер займають 2. Автоматизація роботи з рахунками дозволяє бухгалтерам сконцентруватися на важливих завданнях, а не на рутині.

Оптимізація роботи з рахунками через ШІ-розпізнавання

Щоб оптимізувати процес роботи з рахунками, бухгалтери «Української молочної компанії» почали використовувати можливості ШІ-розпізнавання даних, доступні в сервісі «Вчасно.ЕДО».

Типовий сценарій роботи з рахунками в УМК виглядає так:

1

Клієнт надсилає рахунок у «Вчасно.ЕДО».
2

Юрист компанії перевіряє наявність договору з клієнтом.
3

Генеральний директор погоджує оплату за рахунком.
4

Бухгалтер оплачує рахунок, формує квитанцію та заносить дані про оплату в реєстр.

ШІ-розпізнавання Для прискорення останнього етапу бухгалтер використовує розпізнавання даних у документах, дотримуючись такого алгоритму:

Натискає кнопку «Розпізнати дані» в сервісі «Вчасно.ЕДО».
Система підсвічує розпізнані поля.
Бухгалтер перевіряє та, за потреби, коригує дані.
Підтверджує результат.
Передає дані в облікову систему через налаштований АРІ.

Подальші плани щодо застосування розпізнавання даних

«Українська молочна компанія» має на меті розширити використання розпізнавання даних на інші типи документів, зокрема на видаткові накладні та акти виконаних робіт. Завдяки цьому компанія планує оптимізувати роботу бухгалтерії з первинними документами.

Зі свого боку, сервіс «Вчасно.ЕДО» дає широкі можливості для роботи з актами і накладними. Раніше співробітник вручну відкривав кожен первинний документ (рахунок, акт, накладну) і переписував дані в облікову систему.

Зараз у «Вчасно.ЕДО» це відбувається автоматично:

Документ потрапляє в систему.
Дані з документа розпізнаються автоматично.
Розпізнані дані передаються в облікову систему через налаштований API або вивантажуються в файл.

Співробітнику не потрібно нічого переносити вручну — достатньо лише перевірити і підтвердити коректність даних.

Автоматизація забезпечує економію часу, зменшення кількості помилок та прискорення робочих процесів. Це дозволяє звільнити команду від рутинної роботи з документами та повернути їм час на важливі задачі.

Дізнайтесь більше про «Вчасно»

Замовте консультацію! Дізнайтесь, як швидко впровадити електронний документообіг у вашій компанії, скоротити витрати та час команди на опрацювання паперів.

Отримати консультацію

Було корисно? Поділіться статтею