Оформлення цифрового підпису: все, що потрібно знати, щоб отримати КЕП

З переходом компаній на електронний документообіг кваліфіковані електронні підписи (КЕП) використовує все більше працівників. Як отримати КЕП і почати працювати з електронними документами — розглянемо у статті.

Для чого потрібен КЕП?

Законодавство України дозволяє використовувати КЕП як фізичним особам, так і працівникам компаній. Відповідно, розрізняють електронні підписи фізичних осіб (в тому числі — ФОПів) та юридичних осіб. Кожен із них застосовується для окремих потреб.

КЕП фізичної особи дає можливість отримувати державні послуги. Зокрема, за його допомогою можна авторизуватися на порталі iGov.ua, щоб:

  • подати заяву для отримання закордонного паспорта або паспорта громадянина України (для іноземців);
  • зареєструвати ФОП;
  • подавати податкову звітність ФОП;
  • підключати ПРРО і видавати чеки;
  • подати заяву на реєстрацію шлюбу;
  • оформити онлайн свідоцтво про народження або смерть;
  • зареєструватися за місцем проживання;
  • отримати онлайн довідку про склад сім’ї;
  • подати петицію або звернення до посадової особи;
  • зареєструвати авторське право на об’єкт інтелектуальної власності та ін.

За допомогою посадового КЕП юридичної особи працівники підписують документи в ході обміну з бізнес-партнерами. КЕП застосовується в компаніях досить широко — це залежить від рівня впровадження електронного документообігу. Зокрема, електронні підписи використовують в таких напрямах роботи:

  • кадровий документообіг — для підписання заяв про прийняття на роботу, переведення, звільнення, оформлення відпусток і лікарняних тощо.
  • внутрішній документообіг у компанії — за допомогою КЕП керівник підписує накази та інструкції, а працівники підтверджують, що ознайомились із ними;
  • зовнішній документообіг — для погодження і підписання договорів, додаткових угод, первинних та інших юридично значущих документів.

Крім цього, за допомогою КЕП підприємці подають електронні документи в державні органи контролю: Державну податкову службу, Пенсійний фонд України, Державну казначейську службу України та ін.

«Вчасно.КЕП» надає безкоштовні електронні підписи для фізичних осіб, у тому числі й для ФОПів. Електронний підпис належить до екосистеми «Вчасно», його зручно використовувати для підписання документів у сервісі електронного документообігу «Вчасно», платформі обміну е-документами в рітейлі «Вчасно.EDI», онлайн ПРРО «Вчасно.Каса»

Де можна отримати КЕП?

Отримати ключ КЕП можна у кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг (КНЕДП). Повний перелік таких є на сайті Міністерства цифрової трансформації.

Провайдери надають КЕП для різних потреб. Наприклад, «Дія» і «Приват 24» проводять реєстрацію електронних ключів для фізичних осіб безкоштовно. Окремі банки оформляють КЕП лише для юридичних осіб. Тож, перш ніж замовити КЕП, дізнайтесь на сайті провайдера, де можна застосувати електронний підпис, або замовте у нього консультацію.

«Вчасно.КЕП» надає безкоштовні електронні підписи для фізичних осіб, у тому числі й для ФОПів. Електронний підпис належить до екосистеми «Вчасно», його зручно використовувати для підписання документів у сервісі електронного документообігу «Вчасно», платформі обміну е-документами в рітейлі «Вчасно.EDI», онлайн ПРРО «Вчасно.Каса».

Як отримати електронний підпис?

Процедура отримання КЕП для фізичних і юридичних осіб має відмінності. Розглянемо найважливіші з них.

Перелік документів. Фізична особа повинна пройти ідентифікацію на основі діючого сертифікату КНЕДП (наприклад, «Дія» або «Приват24»). Щоб отримати КЕП для юридичної особи, потрібно надати свідоцтво про реєстрацію, статутні та інші документи, що підтверджують повноваження осіб, які будуть користуватися електронними підписами.

Оплата послуг. Для фізичних осіб провайдери надають КЕП як безкоштовно, так і на платній основі. Для юридичних осіб вартість КЕП залежить від кількості осіб, котрі його використовують.

Конкретні умови оформлення КЕП можуть відрізнятися залежно від провайдера. Розглянемо, як отримати електронний цифровий підпис «Вчасно.КЕП»:

  1. Зареєструйтесь у сервісі «Вчасно» за посиланням.
  2. Натисніть «Отримати КЕП» в особистому кабінеті.
  3. Відскануйте QR-код Дія-підписом або підпишіть будь-яким іншим, наприклад, підписом Приватбанку.
  4. Підтвердіть свій телефон.
  5. Придумайте PIN-код для свого «Вчасно.КЕП».

Після оплати рахунку ви можете використовувати «Вчасно.КЕП» для того, щоб підписувати електронні документи і засвідчувати власну особу. Зверніть увагу, що термін дії сертифіката становить 1 або 2 роки. Користувач вказує термін у заявці на отримання КЕП. Після його завершення сертифікат потрібно оновити.

Отримайте свій «Вчасно.КЕП»!

Замовляйте захищені хмарні електронні ключі від кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг «Вчасно Сервіс»

Поширені питання

Як перевірити електронний підпис?

Перевірити КЕП можна на сайті Центрального засвідчувального органу Міністерства цифрової трансформації України. Завантажте файл, підписаний електронним підписом, і натисніть кнопку «Перевірити». Перевірка сертифікату КЕП підтверджує цілісність даних у ньому. Користувач отримує метадані КЕП: дату і час накладення підпису на документ, ПІБ підписанта тощо.

Як виглядає електронний підпис?

КЕП — це набір електронних даних, що складається з файлу документа, ключа підпису і позначки часу. Разом з підписаним документом КЕП утворює архів або окремий файл, що треба зберігати і перевіряти разом із документом. Зазвичай ключ підпису має розширення: .dat, .zs2, .sk, .jks, .pk8, .pfx.

Скільки коштує електронний цифровий підпис?

Вартість КЕП у кожного провайдера індивідуальна. Наприклад, із тарифами «Вчасно.КЕП» можна ознайомитись за посиланням.