Хмарний електронний підпис — кому потрібен і як працює

Український бізнес використовує електронні підписи вже понад 20 років. З розвитком електронного документообігу вони стають більш надійними і зручними у використанні. Сьогодні найбільш поширені хмарні електронні підписи. В чому їхня особливість і яку користь вони приносять бізнесу — розповімо у статті.

Які бувають електронні підписи?

В 2003 році держава запровадила закони, які уможливили електронний документообіг в Україні. Юридичну силу електронним документам надавав електронний цифровий підпис (ЕЦП). Особистий ключ ЕЦП мав вигляд файлу, записаного на диск або USB-флешку.

Електронні цифрові підписи мали низький рівень захисту, що створювало ризики для їх власників. Сторонні особи могли скопіювати ключ ЕЦП і підписувати ним електронні документи. Тому держава вдосконалила стандарти щодо захисту електронних підписів. Чинний сьогодні Закон України «Про електронну ідентифікацію і електронні довірчі послуги» визначає такі їхні види:

КЕП (кваліфікований електронний підпис) — створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису;

УЕП (удосконалений електронний підпис) — створюється з використанням кваліфікованого сертифіката електронного підпису, виданого кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг та не містить відомостей про те, що особистий ключ зберігається в засобі кваліфікованого електронного підпису.

КЕП має вищий, ніж в УЕП, рівень захисту інформації. Він використовується лише з того пристрою, на який він сформований. На відміну від УЕП, його не можна копіювати, надсилати електронною поштою або в інший спосіб.

За формою зберігання ключа розрізняють такі види електронних підписів:

• файловий — ключ, який зберігається на USB-флешці, диску або іншому носії;
• апаратний — ключ на захищеному USB-носії — токені;
• mobile ID — ключ на SIM-карті мобільного телефона;
• хмарний — ключ, який зберігається у хмарному сховищі.

Кожен з видів КЕП має свої особливості. Головний недолік файлових КЕП — низький рівень захисту. Апаратні КЕП потребують спеціального програмного забезпечення. Їх можна використовувати лише на комп’ютерах або ноутбуках з USB-роз’ємами. Mobile ID наразі майже не використовується. Тож серед усіх цифрових підписів найбільш поширені хмарні КЕП.

Що таке хмарний КЕП?

Хмарний КЕП — це кваліфікований електронний підпис, ключ якого зберігається на сервері провайдера в мережевому криптомодулі. Він захищений від будь-якого стороннього доступу. Його не можна втратити або пошкодити.

Користувач отримує доступ до хмарного електронного підпису в мобільному застосунку. Підписати електронний документ можна з будь-якого пристрою, під’єднаного до мережі інтернет. Для додаткового захисту ключа користувач проходить двофакторну аутентифікацію кожного разу, коли відкриває застосунок.

Кому потрібен хмарний підпис?

Хмарні цифрові підписи застосовують, коли потрібно підписати електронний документ або ідентифікувати особу онлайн. Провайдери надають КЕП фізичним особам і працівникам компаній.

Фізичні особи за допомогою КЕП отримують державні послуги. Зокрема, авторизуються на порталі iGov.ua, щоб:

• подати заяву для оформлення закордонного паспорта;
• зареєструвати ФОП;
• подати заяву на реєстрацію шлюбу;
• зареєструватися за місцем проживання;
• оформити онлайн свідоцтво про народження або смерть;
• подати електронну петицію;
• зареєструвати авторське право на об’єкт інтелектуальної власності тощо.

Працівники компаній підписують КЕПом електронні документи. Цифровий підпис посадової особи засвідчує, що особа уповноважена підписувати документи від імені компанії.

Залежно від масштабів електронного документообігу, КЕПом підписують внутрішні документи в компанії (кадрові документи, накази, інструктажі тощо) або договори з партнерами чи інші зовнішні документи.

Хмарні КЕП — найзручніше рішення для окремих видів бізнесу, зокрема, логістики, вантажних перевезень тощо. Наприклад, із впровадженням електронних ТТН водії, комірники та інші працівники, відповідальні за логістичні процеси, підписують документи на вантажі в дорозі, на складі тощо. В таких умовах працівник зручно підписує електронні документи в мобільному застосунку.

Переваги хмарного підпису для бізнесу

На відміну від КЕП для фізичних осіб (таких як хмарний КЕП SmartID Приватбанк, Дія.Підпис тощо), хмарні цифрові підписи від інших провайдерів (наприклад, «Вчасно.КЕП») створені спеціально для того, щоб вирішувати завдання бізнесу.

Більшість зовнішніх документів зі сторони компанії підписує лише керівник. У «Вчасно.КЕП» він може підписувати документи масово, у кілька кліків. Якщо в компанії великий обсяг електронного документообігу, це економить керівнику багато часу.

Для великих компаній зручною є можливість адміністрування ключів КЕП. Замовляючи ключі для співробітників, менеджер компанії керує правами доступу до електронних підписів — створює заявки на КЕП для нових працівників і блокує підписи співробітників, які перейшли на іншу посаду або звільнилися.

Хмарний підпис «Вчасно.КЕП» сумісний з іншими сервісами «Вчасно» — «Вчасно.ЕДО», «Вчасно.EDI», «Вчасно.Каса», «Вчасно.ТТН». Тому його зручно застосовувати в різних галузях бізнесу. Також він інтегрується через АРІ і з будь-якими обліковими системами. Завдяки цьому користувач може підписувати документи у зручному для себе інтерфейсі.

Як отримати хмарний підпис?

Отримати хмарний КЕП можна у кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг (КНЕДП). Перелік провайдерів є на сайті Міністерства цифрової трансформації.

Після того, як клієнт обрав провайдера, він особисто з’являється в офіс і надає документи на отримання електронного підпису. «Вчасно» також дає можливість отримати хмарний цифровий підпис онлайн. Для цього потрібно створити заявку на отримання КЕП і підтвердити особу за допомогою «Дія.Підпису» або КЕПу фізичної особи від будь-якого провайдера.

Термін дії цифрового підпису «Вчасно.КЕП» — 1 або 2 роки. Після цього його потрібно оновити.

Фізичні особи, в тому числі й ФОПи, можуть отримати «Вчасно.КЕП» безкоштовно. Його зручно використовувати разом з іншими сервісами екосистеми «Вчасно» для різних потреб малого бізнесу. Зокрема, підписувати електронні документи в сервісі «Вчасно.ЕДО», засвідчувати електронні чеки в ПРРО «Вчасно.Каса», працювати з постачальниками товарів у сервісі «Вчасно.EDI», підписувати електронні товарно-транспортні накладні у «Вчасно.ТТН» та ін.

«Вчасно.КЕП» зручний і для документообігу з державними органами контролю (Державною податковою службою, Пенсійним фондом України, Загальнодержавним порталом державних закупівель тощо). Його можна використовувати для роботи з Taxer та багатьма іншими сервісами для бізнесу.