КЕП для ТОВ: що пропонують провайдери і як обрати підпис для компанії

Коли компанія обирає КЕП, перше питання зазвичай просте: «Скільки коштує ключ?». Але для ТОВ із кількома працівниками ціна одного КЕП — лише частина витрат і точно не єдиний критерій.

У компанії ключі потрібні не одному підписанту: їх оформлюють для директора, бухгалтера та інших працівників, перевидають у разі кадрових змін, блокують, коли людина залишає компанію, і оновлюють після завершення строку дії.

Тому для ТОВ важливо не лише отримати КЕП і підписати документ. Не менш важливо — як компанія керуватиме ключами всієї команди.

У цій статті порівняємо популярні рішення для ТОВ за ціною, форматом КЕП, способом оформлення та можливостями для централізованого адміністрування ключів.

Що важливо для ТОВ при виборі КЕП

Перш ніж дивитися на тарифи, варто порівняти провайдерів за кількома критеріями. Для компанії вони можуть бути не менш важливими, ніж ціна одного ключа.

• Адмін-кабінет для команди. Чи можна бачити ключі співробітників в одному місці, створювати, блокувати та перевипускати їх без окремого адміністрування кожного ключа?
• Зручність підписання. Чи можна підписувати документи у застосунку, чи для роботи потрібні файл ключа, пароль і спеціальне програмне забезпечення?
• Хмарний формат. Чи зберігається ключ у хмарному середовищі, чи працівник має працювати з файлом ключа або токеном?
• Що відбувається з ліцензією після кадрових змін. Чи потрібно купувати новий КЕП, якщо співробітник звільнився, чи компанія може перевидати ключ іншому працівнику в межах чинної ліцензії?
• Безпека і контроль. Де зберігається ключ КЕП? Як працівник підтверджує підпис? Що відбувається після втрати доступу до КЕП?

Централізоване управління КЕП: чому це важливо для компаній

Для компанії важливо перевірити, чи є корпоративний кабінет для роботи з КЕП команди. Без централізованого адміністрування виникають такі труднощі:

1. Менеджеру важко контролювати, коли у співробітників закінчується термін дії КЕП. Якщо його не поновити вчасно, це викликає паузи в роботі.
2. Після звільнення працівника виникають безпекові ризики. Без корпоративного кабінету компанія блокує ключі за процедурою надавача: заявою власника, дзвінком, візитом, а в деяких провайдерів через керівника, зазначеного в ЄДР. Поки ключ не заблоковано, ним можна підписувати документи.
3. Немає єдиної точки обліку. Бухгалтер повинен вести Excel-таблиці, щоб бачити, кому компанія видала ключі, скільки наразі активних КЕП, у кого спливає термін дії.
4. Складніша процедура видачі КЕП новим співробітникам. Коли компанія наймає одразу кількох працівників, для кожного потрібно оформлювати КЕП з нуля, а не одним запитом на команду.

Огляд ринку КЕП: хто є хто

🆓 Безкоштовні рішення: коли їх достатньо компанії

Приват24 КЕП, Дія.Підпис, КЕП від ДПС (АЦСК ІДД) дають змогу отримати КЕП без оплати за ключ або за умовами відповідного сервісу. Для компанії вони можуть бути достатніми, якщо кількість підписантів невелика і централізоване адміністрування ключів не є критичним.

• Приват24 КЕП — безкоштовний хмарний підпис для клієнтів ПриватБанку, який зручно використовувати через застосунок. Для одного-двох підписантів це може бути простим рішенням, а зі зростанням команди адміністрування ключів залишається окремим завданням.
• КЕП від ДПС (АЦСК ІДД) безкоштовний і добре інтегрований зі сценаріями роботи в електронному кабінеті платника податків. Водночас отримання ключа потребує особистого звернення до пункту реєстрації.
• Дія.Підпис орієнтований на отримання та використання підпису через застосунок «Дія». Окремого адмін-кабінету для централізованого керування КЕП співробітників немає.

Для директора чи бухгалтера, які підписують документи самостійно, таких можливостей може бути достатньо. Якщо ж підписами користуються кілька співробітників, варто оцінити, скільки часу компанія витрачатиме на окреме адміністрування кожного ключа.

👤 Платні рішення для індивідуальних підписантів

ЦСК Україна (CloudKey), Masterkey і Depositsign відрізняються за способом зберігання та використання КЕП:

• ЦСК Україна — провайдер, інтегрований із сервісом ЕДО «M.E.Doc». Для компаній, які активно використовують цей сервіс, інтеграція може бути важливим критерієм вибору.
• Depositsign — КЕП, зручний для роботи з ПРРО Checkbox.
• Masterkey — платний підпис, який можна отримати у файловому форматі (УЕП) або на захищеному носії — токені (КЕП). Якщо компанії потрібна невелика кількість підписантів і вона готова працювати з файлом ключа чи токеном, це може бути достатнім рішенням.

Для невеликої кількості підписантів такі електронні підписи варто оцінювати насамперед за ціною, форматом ключа та способом підписання. Для команди з великою кількістю КЕП до цих критеріїв додається зручність адміністрування.

👥 Платні КЕП із корпоративним адмін-кабінетом

Такі КЕП відрізняються від більшості інших провайдерів насамперед наявністю інструментів для централізованого керування КЕП команди. Адміністратор може працювати зі статусами ключів: створювати та блокувати їх, призначати доступи. Також адміністратор може оформлювати КЕП для співробітників коштом компанії або делегувати права керування ключами.

Тому для компанії, яка порівнює саме корпоративні сценарії, КЕП із корпоративним кабінетом логічно розглядати окремо від індивідуальних КЕП.

Порівняння провайдерів

«Вчасно КЕП» та EDIN ID: що відрізняється для компанії

Якщо компанії потрібен не просто КЕП для окремого працівника, а централізоване керування підписами команди, вибір значно звужується. У нашому порівнянні повноцінні корпоративні інструменти для цього сценарію мають «Вчасно КЕП» та EDIN ID.

Обидва рішення дають змогу працювати з КЕП співробітників через корпоративний кабінет: створювати та блокувати ключі, керувати доступами й організовувати роботу з підписами команди. Водночас тарифні моделі цих сервісів відрізняються.

«Вчасно КЕП» — оплата за потрібну кількість ключів. Для юридичних осіб тариф «Старт» коштує 780 грн на рік за один ключ у діапазоні від 1 до 9 ключів, а «Професійний» — 600 грн на рік за ключ у діапазоні від 10 до 49. Для 50 і більше ключів діє договірна ціна. Ліцензія належить компанії, тому в разі кадрових змін КЕП можна перевипустити на іншого співробітника в межах чинної ліцензії.

EDIN ID — підписка на пакет користувачів. Найдоступніший тариф START ID коштує €4 на місяць за умови оплати за рік і розрахований на до 5 користувачів. На ньому кабінетом організації керує лише керівник, другого адміністратора можна додати з тарифу LITE ID. Наступний тариф LITE ID коштує €29 на місяць і передбачає до 200 користувачів. Тобто для невеликої команди компанія оплачує пакет, навіть якщо їй потрібно менше п’яти користувачів.

Тому для малого та середнього бізнесу варто рахувати не ціну одного КЕП, а загальну вартість потрібної кількості ключів. Важливо також враховувати валюту тарифу: «Вчасно КЕП» працює в гривні, тоді як тарифи EDIN ID встановлені в євро.

Який варіант підходить вашій компанії

Обираючи КЕП, варто проаналізувати бізнес процеси в компанії та врахувати, скільки працівників підписує документи.

• 1–3 підписанти. Найважливіше тут — зручність щоденного підписання. Варто оцінити, чи можна підписувати документ у застосунку за кілька секунд, чи щоразу потрібні файл ключа, пароль і спеціальне програмне забезпечення. Безкоштовних рішень тут може бути достатньо. Але варто одразу подумати, що відбуватиметься з ключем, коли зміниться бухгалтер або з’явиться ще один підписант.
• 4–9 підписантів. Тут на перший план виходять кадрові зміни. Ключі доводиться регулярно видавати новим працівникам, блокувати після звільнення і стежити за строками дії. Важливо, чи може компанія робити це сама в одному кабінеті, без окремого звернення до надавача щодо кожного ключа. І чи потрібно купувати новий КЕП, коли працівник іде, чи оплачену ліцензію можна передати іншому.
• 10–49 підписантів. Головне на цьому етапі — контроль і розподіл навантаження. Потрібно бачити всі ключі команди в одному місці: хто має чинний КЕП, у кого строк спливає найближчим часом, скільки ліцензій використано. Важливими стають масова видача і можливість делегувати адміністрування, щоб керування ключами не залежало від однієї людини. Порівнюючи тарифи, варто рахувати загальну вартість для вашої кількості ключів і перевіряти, чи потрібні функції доступні на обраному тарифі.
• 50+ підписантів. Для великих команд вирішальними стають масштабованість, розподіл ролей між адміністраторами, історія дій користувачів та інтеграція з обліковими системами. Тут варто порівнювати корпоративні рішення за конкретним сценарієм компанії і, за можливості, протестувати їх на реальних процесах.