Частково ми почали переходити на ЕДО ще у 2018 році. Головною передумовою стали вимоги сучасності. Адже якщо ти хочеш бути конкурентоспроможним та рухатися у ногу з часом, то перехід на електронні документи — це неминуча подія для бізнесу.
Результати впровадження ЕДО
Які документи в електронному вигляді у компанії Метінвест-СМЦ?
-
1Внутрішні документи майже всі у нас в електронному вигляді: накази, заяви, розпорядження, висновки внутрішніх комісій, протоколи, тощо.
-
2Що стосується зовнішніх — близько 50% наших контрагентів перейшли на ЕДО. Усі документи, що стосуються операцій з клієнтом: видаткові накладні, коригування, специфікації, договори — все в електронному вигляді.
Звісно, доводиться працювати у паперовій формі ще з половиною контрагентів, які не використовують ЕДО з тих чи інших причин.
Чому клієнти найчастіше відмовляються переходити на електронний документообіг?
Ми відмічаємо кілька найпоширеніших причин відмови від ЕДО:
- технічна неготовність компанії до переходу;
- внутрішній спротив працівників, який базується на застарілих стереотипах щодо документообігу;
- невеликі компанії не бачать економічної вигоди в цьому.
Про переваги ЕДО з практичного кейсу компанії Метінвест-СМЦ
Керівництво підприємства повинно приймати рішення дуже швидко, якщо воно хоче конкурувати в сучасних реаліях. Особливо, коли країна знаходиться в стані війни. Рішення повинні бути виваженими та базуватися на певних розрахунках, аналізі та порівнянні. Важливо, щоб вся ця інформація йшла з облікової системи.
Тобто, взяти дані з облікової системи, проаналізували їх, автоматично побудувати звіт чи певний аналіз та оперативно передати керівництву для подальшого прийняття рішень. Електронний документообіг, зокрема сервіс «Вчасно», сприяє своєчасному відображенню даних у обліковій системі.
Дізнайтесь більше про «Вчасно»
Замовте консультацію!
Дізнайтесь, як впровадити електронний документообіг у вашій компанії та як завдяки електронному документообігу спростити роботу з документами.
Переваги ЕДО з практики
Щоденно оновлена інформація
Сьогодні більшість підприємств посилили контроль над робочим капіталом та щодня аналізують діяльність. Нам важливо знати, яка у нас кожного дня дебіторська заборгованість, чи є прострочена заборгованість, скільки грошей зайшло, з ким ми повинні розрахуватися та який у нас залишок запасів. Як довго вони лежать, можливо, з ними щось треба робити, тощо. Також ми дивимося нетто баланс із нашими підприємствами групи. Тому щоденно оновлена й актуальна інформація в обліковій системі — питання підвищеної важливості. «Вчасно» прискорює та допомагає у цьому процесі.
Швидкий цикл фінансових операцій
Метінвест — лідер постачання металопродукції в Україні із багатою та дуже різноманітною клієнтською базою. Працюємо з різними видами оплат: відтермінування, передоплата тощо. Тому для нас важливо знизити наші потенційні ризики неповернення коштів або несвоєчасного їх повернення. Для цього ми використовуємо різні фінансові інструменти, зокрема, банківську гарантію або факторинг — щоб пришвидшити повернення коштів.
Як це відбувається? Наприклад, якщо сьогодні ми надали продукцію контрагенту та підписали в електронному вигляді документи, то в цей же день документи будуть відображені у нашій локальній системі. Далі, за необхідності, підписуємо в електронному вигляді документи у «Вчасно» і сьогодні ж продаємо заборгованість банку. В результаті кошти за відвантажений нами зранку товар ми отримуємо цього ж дня.
Провести подібну операцію в один день стало можливо тільки за допомогою електронного документообігу. Тоді як з паперовими документами це зайняло б тиждень: знайти вільний час у підписантів, витратити купу часу на пересилку документів поштою чи кур’єром. Особливо зараз, коли країна знаходиться у стані війни і підписанти можуть знаходитися в різних куточках країни або взагалі за кордоном. Тобто паперові документи подовжують цикл цієї транзакції на досить тривалий період, а іноді роблять її взагалі недоцільною та занадто затратною.
Простота проходження перевірок
Нещодавно ми проходили аудит за 2021 рік. У нас був запит по двом різним клієнтам: один із них працює з нами у сервісі «Вчасно», а інший — із паперовими документами. В результаті про першого контрагента ми надали інформацію для перевірки протягом 10 хвилин, а про другого збирали кілька днів.
Деякі працівники працюють віддалено, а паперові документи потрібно було шукати в архіві, за необхідності відсканувати і вже тоді відправляти аудитору. Це займає час, це незручно, це довго.
Також варто враховувати ризик пошкодження та втрати документів: зараз багато підприємств знаходяться близько до зони бойових дій. Тобто електронні документи — це надійніше та спокійніше для співробітників.
Нові виклики у процесах
На кінець 2021 року та 2022 рік компанія Метінвест мала амбіційні плани стосовно подальшого розвитку системи ЕДО. Ми планували інтегрувати нашу систему з платформами чи системами, які пропонують нам саме роботу в електронному вигляді. Сьогодні ми працюємо з декількома системами.
Компанія зважає на те, з якою системою працює наш клієнт, і намагається підлаштовуватися для зручності. Це дозволяє економити час менеджера та час бухгалтера на перевірку, підписувати в декілька кліків документ в одній системі та автоматично надсилати в іншу. Ми вже навіть розробили бізнес-вимоги до цього процесу, але війна внесла свої корективи, тому цей проєкт поки відтермінований.
Чому важливо залучати саме фінансовий відділ до процесу впровадження електронних документів?
Можемо з упевненістю сказати, що фінансову службу треба залучати взагалі до всіх процесів, які є на підприємстві. Навіть якщо ви не хочете залучати фінансовий відділ, він все одно так чи інакше буде залучений.
Є навіть такий професійний вислів «не знаєш в кого запитати — запитай у фінансиста». Тому що будь-який технічний чи комерційний процес потребує певного економічного аналізу, обґрунтованості та перевірки на можливі ризики. А ЕДО — це безпосередньо те, що впливає на роботу фінансової функції.
Про реальний досвід впровадження електронних документів розповів Андрій Шевцов, фінансовий директор «Метінвест-СМЦ».
Дивіться інтерв’ю повністю:
