Результати впровадження ЕДО
Команда Accounts Payable
В 2020 році, у період карантину, було прийнято рішення переходити на ЕДО. Практично всі співробітники та контрагенти працювали віддалено. Тому ми без вагань обрали провайдера «Вчасно», який відповідав усім нашим вимогам та почали впровадження. Розпочали з тестування та деяких доопрацювань функціоналу системи саме під нашу компанію та залучення контрагентів в ЕДО.
Весь процес переходу зайняв близько 6 місяців. Перехід був плавним і наша компанія подбала про навчальні матеріали, тренінги та інструкції по роботі з документами в системі «Вчасно». Сама система дуже проста і зрозуміла у використанні. Співробітники відреагували на зміни позитивно, оскільки всі користуються цифровими технологіями.
Ефект від переведення документів в електронну форму
Щомісяця ми опрацьовуємо близько 2200 тисяч документів. Процес їх отримання та обробки став простішим та швидшим. Це економія 95% часу. Тепер не потрібно чекати на пересилання кур’єром документів — достатньо просто отримати і обробити документ в системі.
Загалом, електронні документи допомогли спростити комунікацію та підтримати бізнес-процеси компанії. Ми перевели в електронний вигляд майже всі види документів: рахунки, акти, договори, додаткові угоди, акти звірок та внутрішні документи компанії. У паперовому вигляді залишилися видаткові накладні, ТТН та всі транспортні документи, які вимагають більше ніж двох підписів компаній.
Про проект інтеграції «Вчасно» із нашою внутрішньою системою Посмарт — проект вже на стадії фінального тестування
Одним із об’ємних напрямів роботи з первинними документами є робота з нашими філіями по різним містам України. Вони, у свою чергу, працюють із великою кількістю точок продажів (Point Of Sales — POS).
А це означає, що якщо є POS, то і є багато матеріалів, які «живуть своїм життям» — переміщення, списання, прихід та інше. І кожна така дія передбачає формування первинного документу, затвердженного підписами декількох осіб.
Про впровадження ЕДО в цій області ми почали замислюватися ще під час першої хвилі Covid-2019, адже стикнулися з відділенною роботою та затримкою документів.
Тоді і розпочався процес підготовки нового проекту, адже для нас було важливо інтегрувати Вчасно з нашою внутрішньою системою та довести до автоматизації багато кроків. На сьогоднішній день ми знаходимося на фінальному кроці — тестуванні і сподіваємося, що у найближчому майбутньому завершимо цей важливий проект.
Така інновація має безліч переваг, адже це дасть можливість дистанційної обробки документів та швидкий доступ до них.
Також прогнозуємо прискорення документообігу через електронну передачу та вирішення проблем із затримкою та втратою документів. Впровадження такого процесу спростує питання архівації та зберігання, бо ми матимемо можливість використовувати хмарне середовище.
Співробітники філій різних міст надали тільки позитивні фідбеки, адже нововведення ЕДО у роботі з Point Of Sales значно зменшить час на підготовку документів, збір підписів, передачу та архівацію документів.
Фідбек від команди Procurement — з «Вчасно» вони працюють в основному під час підписання договорів та додаткових угод
Загалом — все чудово. Ми поставили б ЕДО чотири зірки з п’яти виключно від того, що немає межі досконалості і завжди є куди покращуватися.
Найбільший недолік для нас — це пошук документа. У «Вчасно» — це окрема секція вгорі. А хочеться мати пошук прямо в таблиці за найменуваннями зверху (як звичайний ексель — натиснув, випав список, поставив галочку).
Другий момент — не вистачає можливості видаляти документи. Адже не варто відкидати людський фактор та помилки. А якщо документ вже завантажено — то шляху назад немає. Він висітиме драфтом, а працівнику доводиться заливати новий документ. Звісно, є ризик видалення підписаних документів, але в такому випадку, можна залишити доступною цю опцію хоча б доти, доки документ не підписаний з обох сторін.
Дізнайтесь більше про «Вчасно»
Замовте консультацію!
Дізнайтесь, як впровадити електронний документообіг у вашій компанії та як завдяки електронному документообігу спростити роботу з документами.
