Результати впровадження ЕДО
Причини переходу на ЕДО
Ми працюємо в сегменті хлібопекарського та кондитерського виробництва, тому як виробнича та дистрибуційна компанія мали потребу в оптимізації документообігу й покращенні бізнес-процесів. Щороку ми створюємо та підписуємо понад 60 тис. документів без урахування податкових накладних, а життєвий цикл більшості з них триває 11 днів.
При цьому до переходу на ЕДО документообіг компанії обходився майже в 3 млн грн на рік (врахували витрати часу співробітників, послуги з доставки документів, вартість канцтоварів тощо).
Вибір провайдера
Перед тим, як вибрати провайдера, ми сформували список із 5 основних вимог.
-
1БюджетВартість послуги повинна бути доступною, оскільки витрачати сотні тисяч гривень на систему електронного документообігу для нас є недоцільним.
-
2МобільністьМає бути можливість погоджувати та підписувати документи з мобільних девайсів.
-
3УніверсальністьРішення має об'єднувати зовнішній і внутрішній документообіги.
-
4ПідтримкаНаявність постійної підтримки та гнучкість провайдера для впровадження оновлень та покращення системи.
-
5БезпекаДля нас як міжнародної компанії в Україні, дуже важливим є питання безпеки. Отже, необхідно було не лише обрати зручне рішення, але й затвердити його з ІТ-фахівцями материнської компанії.
"Вчасно" — саме той провайдер, який і затвердження від ІТ-фахівців отримав, і решту наших вимог задовольнив.
Етапи переходу на ЕДО
Ми хотіли не лише позбутися паперових документів, але й поліпшити взаємодію між різними підрозділами всередині компанії. Тож спочатку сформували проєктну команду і заручилися підтримкою топ-менеджмента та генерального директора.
Потім вивчили можливості системи та прописали графік документообігу. Цей процес є нескінченним, ми постійно розвиваємося, удосконалюємо наші внутрішні процеси, і рух документів постійно змінюється. Тому для нас важливо, щоб система, яку ми обрали, теж була гнучкою і дозволяла при зміні процесу зручно й швидко адаптувати документообіг. Чого ми й досягли завдяки “Вчасно”. Важливо було прописати не тільки графік документообігу, але й чітку взаємодію підрозділів при моніторингу та менеджменті кваліфікованих електронних підписів (КЕП). Адже потрібно завжди слідкувати за валідністю ключів, заздалегідь продовжувати їх дію та деактивовувати при звільненні людей. Цей момент ми також включили в план дій і ефективно його впроваджуємо.
Наостанок, провели навчання ключових користувачів і всіх охочих колег. Навчальний процес розділили на декілька фаз: від простого до складного.
А заключним етапом був старт поступового введення електронного документообігу в систему. Ми почали з переведення внутрішнього документообігу і частини зовнішнього, що стосується продажів та взаємодії з клієнтами. А вже на другому етапі почали переводити на ЕДО постачальників та кадровий документообіг.
Який результат ми отримали
Результат нас приголомшив. Життєвий цикл документа з 11 днів скоротився до 3. Нам вдалося скоротити витрати на документообіг на 2,5 млн гривень.
І зараз він складає лише півмільйона гривень.
Завдяки “Вчасно” ми також змогли запустити факторинг без регресу із дебіторами (зростання продажів на 11%), а також – реверсивний факторинг із постачальниками (збільшення відтермінування на 60+%).
Дізнайтесь більше про «Вчасно»
Розповімо, як спростити та прискорити обмін документами у вашій компанії — замовте демонстрацію сервісу "Вчасно"!
