Результати впровадження ЕДО
Шлях до переходу на електронні документи
Сучасні тренди не виникають на пустому місці. Електронний документообіг полегшує робоче життя, зменшує напругу, покращує загальну атмосферу в компанії. Наприклад, у вас дедлайни, ви в офісі, а ваш керівник десь взагалі у відрядженні чи на зустрічах і ЕДО дуже виручає. Особливо, коли не один підписант, а декілька, і знаходяться вони у різних містах чи взагалі країнах.
Тому ми вважаємо, що електронні документи — це вже не просто щось зручне і бажане, а це є життєвою необхідністю бізнесу. І навряд чи знайдеться якийсь працівник, який відмовився б від зекономлених пари годин на день на роботі з електронними документами.
Шлях впровадження електронних документів команда Red Bull Україна почала з 2020 року. В той час ми отримували документи у сервісі «Вчасно» тільки як контрагенти. У листопаді 2021 року ми з колегою відвідали форум «Бізнес без паперу», який нас надихнув остаточно на впровадження ЕДО в нашій компанії. І вже у грудні, проаналізувавши ринок послуг електронного документообігу, керівництво прийняло рішення почати підписувати договори онлайн у «Вчасно».
Багато хто може подумати, що ЕДО — це фінансово затратно. Проте ми починали з тарифу Старт, який на той час коштував приблизно 130 гривень на місяць. З часом кількість електронних документів та залучених осіб у компанії виросла та з’явилася необхідність перейти на тарифний план Професійний.
Сьогодні у системі «Вчасно» працює 14 осіб в компанії. Це всі керівники відділів та майже вся фінансова структура: фінансовий контролер, головний бухгалтер, фінансовий директор та інші. А також відповідальні особи з кожного відділу, які саме будують ланки, розповсюджують, контролюють, а потім вже ці документи зберігають та подають на підпис.
Типи документів, переведених в електронний вигляд
-
1Зовнішні — це ті, що ми підписуємо з контрагентами: договори, додаткові угоди, акти виконаних робіт наданих послуг, акти звірки, видаткові накладні, рахунки, аркіпери, кошториси, калькуляції.
-
2Та внутрішні документи — ті, які ми підписуємо для внутрішніх потреб компанії, не відправляючи їх назовні. Це облікові політики, накази, заяви.
Звісно, не можна сказати, що вже всі документи переведені. В нас ще планується перехід деяких актів переміщення чи актів списання, актів приймання-передачі основних засобів. Обхідні листи та деякі внутрішні документи. Проте вже твердо можемо сказати, що це завершальний етап впровадження ЕДО.
Авансові звіти, ми зараз всі приносимо в паперовій формі. Тут ми ще не допрацювали, тому що маємо справу зі стандартизованою формою. Авансовий звіт включає велику кількість складових: накази, розпорядження, завдання, звіт про виконання робіт, представницькі витрати тощо. Зараз це все у нас в таблиці Excel, але у майбутньому ми теж плануємо перевести в електронну форму.
Дізнайтесь більше про «Вчасно»
Замовте консультацію!
Дізнайтесь, як впровадити електронний документообіг у вашій компанії та як завдяки електронному документообігу спростити роботу з документами.
Залучення контрагентів у ЕДО
На сьогодні близько 75% наших контрагентів користуються електронними документами. Але, на жаль, не всі ще розуміють користь, яку би могли отримати від ЕДО. Ми мотивуємо всіх партнерів швидкістю підписання — чим швидше підпишемо договір, тим скоріше отримаємо рахунки, підпишемо акти виконаних робіт та правомірно здійснимо оплату на основі цих підписаних документів. Можна сказати, що ми ведемо просвітницьку та навчальну діяльність по ЕДО.
Частина контрагентів часом відмовляється, проте трапляються й такі, що спочатку відмовившись, потім роздумують, і через деякий час все ж таки присилають документи через «Вчасно». Повірте, навіть радісно за таких людей, що вони відчули, як це класно — використовувати електронний документообіг.
У кожній компанії своя ситуація. Своя місія, свої цінності, свої завдання. Але в кожній компанії є бухгалтерський облік, який надзвичайно важливо вести правильно: це і фінансово-статистична звітність, і робота з контрагентами, створення актів звірки з кредиторами, дебіторами, нарахування виплати зарплати, розрахунок та сплата податків та інша бухгалтерська рутина. З ЕДО вірогідність помилки в документах мінімізується.
Погодження та підписання документів за 30 хв.
Час на погодження та підписання залежить від кількості погоджуючих та підписантів. В середньому — це 30 хв, якщо всі учасники швидко погодили документ. Затримки виникають тільки по причині багатозадачності та великої кількості зустрічей підписантів.
У нашій команді послідовний варіант погодження і підписання. Тому що кожен наступний погоджувач має бути впевнений, що попередньо перевірений відповідний блок інформації.
Стосовно підписантів — у нас два підписанта в компанії: фінансовий директор і генеральний директор. Вони підписують договори та додаткові угоди. Що стосується актів — це в компетенції керівників відділів. Вже на початку лютого цього року, ми оформили кваліфікаційні електронні підписи «Вчасно.КЕП» для керівників відділів.
Через початок повномасштабної війни всі тренінги і зустрічі були скасовані. Колеги без всіляких навчань самостійно розібралися як завантажувати в систему документи, як погоджувати і будувати ланку погоджувачів, як підписувати КЕП-ом чи ЄЦП. Як приймати документи від контрагента, як перевірити статус підписання чи погодження та як зберігати документи, щоб надалі їх використовувати у господарській діяльності.
Це свідчить про те, що система «Вчасно» інтуїтивно зрозуміла. Майже як звичайна електронна пошта, тільки з додатковими функціями, де можна позначити суму, статус та відповідальну особу.
Час для змін
Війна вплинула на всі бізнес-процеси нашої компанії. Потрібно було швидко підлаштовуватися під нові реалії. Змінився процес логістики, змінилися продажі, маркетинг. Наприклад, працівники спортивного відділу організували громадську організацію з гуманітарної допомоги, хоча в планах на 2022 рік було безліч бізнес-івентів по всій Україні, проектів із тисячами учасників та сотнями тисячами глядачів.
ЕДО в умовах війни допомагає оперативно реагувати на ініціативи та завдання керівництва. Підписувати договори, отримувати документи, здійснювати оплати. ЕДО виручає у цей час як ніколи, адже нам вдається вести правомірну господарську діяльність на основі електронних документів.
Своїм досвідом роботи з сервісом «Вчасно» поділилася заступниця головного бухгалтера компанії «Ред Булл Україна» Ольга Москаленко.
Дивіться інтерв’ю повністю:
