Результати впровадження ЕДО
Про початок впровадження ЕДО
Veteran Hub був заснований у 2018 році і спочатку весь кадровий документообіг в компанії вівся виключно в паперовій формі.
Ще за кілька років до повномасштабного вторгнення у нас накопичилося чимало папок паперових документів, адже деякі мають термін зберігання 75 років.
Після 24 лютого 2022 року потреба електронного документообігу стала нагальною, коли ми почали працювати дистанційно для Київського офісу.
Саме в цей період ми вирішили повністю перейти на електронний документообіг.
У майбутньому плануємо повністю відмовитися від паперу і перевести всі документи в електронний формат.
З якими труднощами зіткнулися при впровадженні ЕДО?
Загалом великих труднощів під час впровадження електронного документообігу не виникало. Проте, будь-які зміни чи нововведення сприймаються з певним супротивом і сумнівами — як це буде працювати?
Щоб нашим співробітникам було легше розібратися у новому процесі документообігу, ми розробили детальні інструкції та пояснили як із цим працювати.
Так колеги з легкістю адаптувалися і для всіх ЕДО став значним полегшенням. З’явилася можливість працювати не лише дистанційно, а й більш ефективно.
Наші контрагенти також користуються «Вчасно», тому з цим проблем не виникло.
Майже всім співробітникам фонду ми оформили кваліфікаційні електронні підписи (КЕПи). Донори також позитивно оцінили впровадження електронного документообігу, оскільки це значно спростило звітність фонду. Замість друкованих звітів — електронні, що дозволяє економити багато часу.
Щоб команда позитивно сприйняла будь-яке технологічне рішення, потрібно акцентувати увагу на цінностях та перевагах, які покращать їхні робочі процеси.
Які вигоди отримав фонд після впровадження електронного документообігу?
З переходом на електронний документообіг Veteran Hub отримав суттєві полегшення в роботі.
Швидша допомога. В ЕДО можна швидко підписати всі необхідні для оформлення донацій документи і не чекати поки паперові оригінали роздрукують та доставлять.
Дистанційна робота. Обмінюватися і підписувати документи можна з будь-якої точки світу в будь-який час.
Простіші перевірки. Всі дані для перевірок стало легше і швидше подавати в електронному вигляді.
Безпечне зберігання даних. Навіть в умовах постійних обстрілів ми спокійні та впевнені, що всі документи будуть збережені.
Економія часу. Тепер наші співробітники і партнери економлять чимало робочого часу. Якщо раніше керівниця організації витрачала щотижня кілька годин лише на підписання паперових документів, то зараз це відбувається у кілька кліків.
Підтримка військових є надзвичайно важливим процесом для суспільства. Тому цю сферу необхідно активно цифровізувати і підвищувати ефективність залучених людей.
Дізнайтесь більше про «Вчасно»
Замовте консультацію! Дізнайтесь, як швидко впровадити електронний документообіг у вашій компанії, скоротити витрати та час команди на опрацювання паперів.
